Pernah merasa sudah duduk berjam-jam di depan laptop, tapi pekerjaan tak kunjung selesai?
Atau justru heran kenapa ada yang bisa menyelesaikan tugas lebih cepat padahal jam kerjanya sama?
Masalahnya bukan di jumlah jam kerja, tapi bagaimana waktu itu dipakai.
Kalau pengukuran waktu kerja masih sebatas menghitung durasi tanpa melihat efektivitasnya, wajar kalau hasilnya kurang maksimal.
Makanya, sekarang banyak yang mulai beralih ke cara yang lebih cerdas, seperti time tracking berbasis hasil dan analisis beban kerja.
Dengan cara ini, perusahaan bisa tahu apa yang bikin pekerjaan melambat dan mencari solusi supaya semuanya lebih efisien.
Hasilnya?
Kerja jadi lebih lancar, produktivitas naik, dan yang paling penting, hidup tetap seimbang!
Baca Juga: Kamus Kompetensi: Jabatan, Teknis, & Manajerial!
Pengukuran Waktu Kerja
Di banyak kantor, terutama yang masih memegang tradisi lama, waktu kerja itu ya dihitung dari jam berangkat sampai jam pulang.
Masuk jam 8, pulang jam 5.
Atasan senang kalau lihat anak buahnya sudah datang sebelum jam 8, lalu baru keluar kantor saat matahari sudah condong ke barat.
Dianggap rajin.
Dianggap loyal.
Tapi, apakah itu benar-benar ukuran yang tepat? Apakah waktu kerja memang sesederhana itu?
Zaman sudah jauh berubah.
Kantor-kantor sekarang sudah seperti miniatur dunia baru.
Ada yang kantornya cuma lewat layar.
Ada yang kerjanya di coffee shop, ada juga yang tak punya meja tetap.
Orang bisa kerja dari mana saja, kapan saja.
Dan lucunya, dalam situasi seperti ini justru pengukuran waktu kerja makin penting, bukan makin hilang.
Bukan soal jam berapa datang, tapi tentang bagaimana waktu yang tersedia dipakai dengan benar.
Hakikat Pengukuran Waktu Kerja
Sebelum kita bahas fungsi atau metode, mari kita luruskan dulu: sebenarnya apa sih hakikat dari pengukuran waktu kerja?
Hakikatnya sederhana tapi dalam.
Pengukuran waktu kerja itu bukan soal menghitung waktu demi waktu, menit demi menit, lalu sekedar ditotal di akhir bulan jadi angka absensi.
Jauh lebih penting dari itu, pengukuran waktu kerja adalah cara organisasi memahami seberapa efektif tenaga, pikiran, dan waktu yang dihabiskan karyawan untuk menghasilkan sesuatu yang bernilai.
Maka dari itu, sejak dulu ilmu pengukuran waktu kerja atau work measurement itu sudah dipakai di berbagai bidang.
Di pabrik, di kantor, di proyek konstruksi, sampai di dunia digital sekalipun.
Prinsipnya sama: waktu yang dipakai harus sebanding dengan hasil yang keluar.
Orang bisa duduk di meja 10 jam, tapi kalau hanya 3 jam yang produktif, sisanya kosong, ya tetap saja mubazir.
Dalam versi modern, hakikat waktu kerja bukan hanya “berapa jam”, tapi juga “bagaimana” waktu itu dipakai.
Apakah waktunya padat karya, padat pikiran, atau malah hanya padat basa-basi?
Baca Juga: Job Analysis: Definisi, Contoh, & Templatenya!
Hakikat Pengukuran Waktu Kerja
Waktu kerja, pada dasarnya, adalah waktu yang dipakai seseorang untuk bekerja.
Tapi pertanyaan berikutnya: bekerja itu apa?
Apakah hanya saat mengetik?
Saat memegang alat?
Saat rapat?
Atau termasuk saat memikirkan pekerjaan sambil menyetir?
Kalau kita keras kepala hanya mau menghitung jam fisik, kita akan terjebak.
Banyak pekerjaan hari ini tidak bisa diukur seperti orang memutar baut di pabrik.
Memutar baut gampang: hitung saja berapa putaran dalam satu jam.
Tapi kalau pekerjaan yang isinya ide, konsep, atau bahkan hanya memikirkan sesuatu yang belum tentu langsung jadi? Bagaimana mengukurnya?
Maka hakikat pengukuran waktu kerja hari ini bukan soal jam.
Tapi soal bagaimana waktu itu diisi.
Digunakan untuk apa. Ada hasilnya atau tidak.
Fungsi Pengukuran Waktu Kerja
Lalu buat apa diukur? Apakah supaya bos bisa tahu siapa yang malas?
Tidak sepenuhnya begitu.
Memang, pengukuran waktu kerja bisa memberi gambaran siapa yang produktif, siapa yang tidak. Tapi tujuan utamanya bukan untuk cari-cari kesalahan.
Fungsi pertama, untuk merencanakan pekerjaan.
Jangan sampai jumlah orang tidak seimbang dengan beban kerja.
Terlalu banyak orang, pekerjaan jadi tipis-tipis.
Terlalu sedikit orang, orang bisa tumbang sebelum akhir tahun. Kalau waktunya diukur, beban kerjanya bisa dihitung.
Fungsi kedua, agar kita tahu apakah proses kerja selama ini sudah efektif.
Jangan-jangan terlalu banyak waktu hilang karena sistem yang ribet.
Atau karena rapat yang kebanyakan, tapi hasilnya nol.
Fungsi ketiga, untuk menjaga stamina orang.
Pengukuran waktu kerja bisa membantu manajemen melihat apakah karyawan sudah kelebihan beban.
Jangan sampai orang tampak rajin, tapi sesungguhnya hanya kelelahan.
Hasil akhirnya bisa bahaya: burnout.
Dan yang paling penting, pengukuran waktu kerja juga bisa menjaga keadilan.
Siapa yang kerja baik dan efisien, jangan disamakan dengan yang hanya sibuk terlihat sibuk.
Tujuan Pengukuran Waktu Kerja
Tujuannya sederhana tapi besar.
Agar waktu yang ada tidak terbuang sia-sia.
Supaya setiap jam yang terpakai punya arti.
Baik bagi perusahaan, maupun bagi karyawan.
Pengukuran ini juga penting agar orang tidak hanya rajin dalam ukuran fisik, tapi juga dalam ukuran hasil.
Bahwa pekerjaan itu selesai.
Bahwa kualitasnya baik.
Bahwa waktu yang dipakai untuk bekerja itu memang benar-benar bekerja.
Dan satu hal yang sering dilupakan: tujuan pengukuran waktu kerja juga untuk melindungi orang dari dirinya sendiri.
Banyak orang yang, karena terlalu rajin, akhirnya lupa bahwa tubuh juga butuh istirahat.
Dengan diukur, waktu kerja bisa lebih terjaga.
Baca Juga: Analisis Beban Kerja: Indikator, Kuesioner, & Tujuan!
Metode Pengukuran Waktu Kerja
1. Time Study
Metode ini paling tua.
Paling klasik.
Dipakai sejak zaman revolusi industri.
Caranya?
Ya dihitung saja, detik demi detik.
Setiap gerakan dicatat.
Berapa detik mengangkat alat, berapa detik memasang, berapa detik menyusun.
Metode ini cocok sekali untuk pekerjaan yang bisa diamati langsung, seperti di pabrik.
Di dunia yang serba mesin, satu detik bisa menjadi emas.
Tapi ya itu, metode ini kurang cocok kalau dipaksakan di kantor-kantor yang pekerjaannya bukan memutar baut atau mengemas barang.
2. Work Sampling
Nah, ini lebih santai, tapi tetap ilmiah.
Work sampling itu seperti kita memotret kegiatan orang secara acak, pada beberapa waktu yang berbeda.
Dari potongan-potongan itu, kita bisa tahu kira-kira berapa persen waktu yang benar-benar dipakai bekerja.
Berapa persen yang hilang karena hal lain.
Cocok dipakai kalau pekerjaan tidak bisa diamati terus-menerus. Karena di kantor, mana mungkin setiap detik diawasi? Bisa-bisa semua orang malah tegang.
3. Activity Log
Ini metode yang lebih manusiawi.
Orang diminta mencatat sendiri kegiatan hariannya.
Apa yang dikerjakan, berapa lama, hasilnya apa.
Ada yang rapi mencatat di buku kerja, ada juga yang pakai aplikasi.
Tapi ya, metode ini juga punya kelemahan.
Kadang, orang bisa saja lupa mencatat.
Atau malah mencatat apa yang ingin dilihat bos, bukan apa yang benar-benar terjadi.
Tapi kalau dijalankan dengan jujur, ini sangat membantu.
4. Time Tracking Software
Zaman sudah berubah.
Banyak perusahaan sekarang pakai aplikasi yang secara otomatis mencatat aktivitas karyawan.
Mau buka email, kelihatan.
Mau bikin dokumen, terekam.
Mau ngedit presentasi, ada jejaknya.
Sekilas memang praktis.
Tapi kalau tidak hati-hati, bisa menimbulkan rasa diawasi yang berlebihan.
Bisa-bisa orang merasa dikuntit terus. Padahal niatnya cuma mau tahu pemanfaatan waktu.
5. Outcome-Based Measurement
Ini yang paling kekinian.
Dan sebenarnya paling masuk akal.
Tidak peduli orang mau kerja jam berapa, dari mana, pakai baju apa.
Yang penting: hasilnya ada, targetnya tercapai, kualitasnya baik, dan orangnya tetap sehat.
Banyak perusahaan modern mulai memakai ini, terutama yang sudah hybrid atau full remote.
Karena toh, yang dicari bukan lamanya duduk di kursi, tapi hasil kerjanya.
Pengukuran Waktu Kerja Langsung dan Tidak Langsung
Kalau bicara soal waktu kerja, tidak semua bisa kita ukur dengan cara yang sama.
Ada yang bisa dihitung langsung di tempat.
Ada pula yang hanya bisa kita amati dari hasil atau catatan yang tersisa.
Karena itu, para ahli sejak dulu membagi pengukuran waktu kerja menjadi dua jenis: langsung dan tidak langsung.
1. Pengukuran Waktu Kerja Langsung
Pengukuran langsung, sebagaimana namanya, memang dilakukan secara langsung. Biasanya ini terjadi di tempat-tempat yang proses kerjanya jelas terlihat.
Misalnya di pabrik, di bengkel, atau di proyek konstruksi.
Seorang pengamat akan hadir, mencatat detik demi detik waktu yang dipakai pekerja saat melakukan tugasnya.
Mereka akan mengamati, mulai dari saat pekerja mengambil alat, menggunakan alat itu, hingga menyelesaikan tugasnya.
Semua direkam dengan cermat.
Karena memang tujuannya untuk mengetahui berapa lama waktu yang benar-benar dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan itu.
Metode ini sangat membantu bagi pekerjaan yang bersifat rutin, berulang, dan bisa dilihat dengan mata kepala sendiri.
Karena data yang dikumpulkan akan sangat akurat, tanpa perlu menduga-duga. Namun memang, tidak semua pekerjaan cocok dengan pendekatan ini.
2. Pengukuran Waktu Kerja Tidak Langsung
Lain halnya dengan pengukuran yang tidak langsung.
Metode ini biasanya dipilih ketika pekerjaan sulit diukur secara nyata di lapangan.
Bukan karena pekerjanya sembunyi-sembunyi, tapi memang proses kerjanya lebih banyak berupa koordinasi, pemikiran, atau kreativitas.
Coba bayangkan seorang desainer yang sedang merancang tampilan aplikasi.
Apakah kita bisa menghitung persis berapa menit waktu berpikirnya?
Atau seorang analis yang sedang menyusun strategi bisnis. Tentu sulit jika hanya mengandalkan stopwatch.
Itulah sebabnya, pengukuran tidak langsung menggunakan pendekatan yang berbeda.
Bisa lewat pengambilan sampel waktu, catatan pekerjaan, laporan kegiatan, atau bahkan melalui hasil pekerjaan yang telah selesai.
Dari situ, waktu kerja dihitung berdasarkan pola atau rata-rata yang terbentuk.
Metode ini lebih sering digunakan di kantor-kantor, organisasi jasa, atau di pekerjaan yang melibatkan pemikiran dan ide.
Karena memang, tidak semua pekerjaan bisa direkam langsung prosesnya seperti di pabrik.
Menentukan Pilihan: Langsung atau Tidak Langsung?
Lalu, mana yang lebih baik?
Sebenarnya, tidak ada yang paling baik atau paling buruk.
Semuanya kembali pada kebutuhan.
Kalau pekerjaan itu bisa diamati langsung, seperti pekerjaan di lantai produksi, maka pengukuran langsung adalah pilihan yang bijak.
Tetapi jika pekerjaannya lebih banyak menggunakan otak, analisa, atau kreativitas, maka pengukuran tidak langsung akan lebih masuk akal.
Bahkan, di banyak perusahaan, keduanya sering dipadukan.
Bagian produksi diukur langsung.
Bagian perencanaan, keuangan, atau pengembangan produk diukur secara tidak langsung.
Yang penting bukan hanya datanya, tetapi pemahamannya.
Bahwa di balik angka-angka itu ada manusia, yang bekerja, yang berpikir, dan yang tetap perlu dijaga semangat serta kesejahteraannya.
Sejauh apapun teori pengukuran waktu kerja berkembang, satu hal yang tetap jadi kunci: akal sehat.
Jangan hanya melihat angka.
Jangan hanya melihat grafik.
Karena kalau terlalu kaku, hanya sibuk menghitung waktu kerja, kita lupa melihat orang di balik angka-angka itu.
Kita lupa bahwa mereka manusia.
Yang punya semangat. Yang punya batas. Yang punya hidup di luar kantor.
Maka, ukur waktu kerja.
Tapi jangan lupa mengukur juga apakah orang-orang itu bahagia, sehat, dan merasa hidupnya punya makna.
Karena perusahaan yang hebat bukan hanya yang produktivitasnya tinggi, tapi yang orang-orangnya juga pulang dengan senyum.
Mengukur waktu kerja saja tidak cukup jika tidak diiringi dengan analisis beban kerja atau workload analysis.
Dengan metode ini, perusahaan bisa melihat apakah tugas yang diberikan sudah seimbang dengan kapasitas karyawan atau justru ada yang kelebihan beban sementara yang lain kurang optimal.
Workload analysis juga membantu mengidentifikasi tugas-tugas yang sebenarnya bisa diotomatisasi atau didelegasikan, sehingga waktu kerja benar-benar digunakan untuk hal yang produktif.
Hasilnya?
Pekerjaan jadi lebih terstruktur, tim lebih efisien, dan tidak ada lagi tenaga yang terbuang sia-sia hanya karena distribusi kerja yang kurang tepat.👇
