Gaji adalah hal sensitif. Tapi justru karena itulah, ia tidak bisa diperlakukan seadanya. Di ruang rapat eksekutif, struktur gaji bukan sekadar tabel angka tapi peta keadilan, strategi keberlanjutan, dan cermin profesionalisme sebuah organisasi. Tidak ada yang lebih strategis daripada keputusan soal bagaimana orang dibayar, berapa nilainya, dan atas dasar apa.
Banyak perusahaan lupa, gaji bukan cuma urusan finansial, tapi juga psikologis dan bahkan politis. Begitu satu jabatan merasa dibayar terlalu rendah dibanding jabatan serupa, krisis kepercayaan bisa menyebar seperti api. Maka, memahami struktur gaji secara sistematis bukan lagi opsi. Ia adalah keharusan.
Baca Juga: Pengertian Dan Jenis Evaluasi Jabatan Karyawan
Apa Itu Struktur Gaji?
Struktur gaji adalah sistem yang mengatur skema kompensasi finansial berdasarkan bobot jabatan, tanggung jawab, dan kompetensi yang dibutuhkan. Ia menciptakan keteraturan dan transparansi dalam menentukan berapa kompensasi yang pantas diberikan pada setiap posisi.
Struktur ini biasanya dibangun dengan pendekatan job grading atau evaluasi jabatan, yang menghasilkan pengelompokan posisi ke dalam beberapa tingkatan. Masing-masing tingkatan memiliki rentang gaji minimum hingga maksimum yang jelas. Tujuannya bukan semata “membayar”, tetapi membangun kerangka keadilan internal dan daya saing eksternal dalam pasar tenaga kerja.
Komponen Utama dalam Struktur Gaji
Struktur gaji tidak bisa dibangun secara sembarangan. Ia terdiri dari beberapa komponen yang harus diidentifikasi dan dikelola secara sistematis agar mampu mencerminkan nilai pekerjaan, kebutuhan organisasi, serta daya saing di pasar tenaga kerja.
Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan komponen dasar dari struktur pengupahan. Ini adalah bayaran tetap yang diberikan kepada karyawan berdasarkan nilai posisi atau jabatan yang diembannya. Penetapan gaji pokok dilakukan melalui evaluasi jabatan dan menjadi fondasi dari keseluruhan kompensasi.
Gaji pokok menunjukkan nilai dari suatu peran tanpa dipengaruhi oleh kinerja, insentif, atau tunjangan tambahan. Karena itu, ia memainkan peran penting dalam membangun keadilan internal dan memberikan kepastian kepada karyawan terkait nilai pekerjaannya.
Tunjangan Tetap
Tunjangan tetap adalah kompensasi tambahan yang diberikan secara rutin setiap periode penggajian dan tidak tergantung pada hasil kerja. Contoh tunjangan tetap antara lain tunjangan jabatan, tunjangan transportasi, tunjangan keluarga, atau tunjangan makan.
Komponen ini umumnya ditetapkan berdasarkan peran, lokasi kerja, atau status keluarga. Dalam struktur gaji yang profesional, tunjangan tetap dihitung terpisah dari gaji pokok namun tetap diperhitungkan dalam total pendapatan tetap karyawan.
Tunjangan Tidak Tetap
Berbeda dari tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap hanya dibayarkan dalam kondisi tertentu. Ia tergantung pada hasil kerja, target individu, performa tim, atau kondisi operasional. Contoh komponen ini meliputi insentif penjualan, bonus tahunan, komisi, atau uang lembur.
Tunjangan ini berfungsi sebagai motivator kinerja. Oleh karena itu, ia harus dikelola secara terukur, adil, dan berbasis pencapaian yang objektif. Meski bersifat fluktuatif, transparansi dalam perhitungan tunjangan tidak tetap tetap menjadi keharusan.
Potongan
Komponen potongan adalah elemen yang mengurangi total gaji karyawan. Potongan bisa bersifat wajib seperti iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan pajak penghasilan. Bisa juga bersifat sukarela seperti cicilan koperasi, pinjaman karyawan, atau sumbangan sosial.
Perusahaan perlu menjelaskan dengan detail seluruh jenis potongan kepada karyawan, termasuk besaran dan dasar hukumnya. Transparansi dan akurasi pada komponen ini menjadi penting agar tidak menimbulkan keluhan atau kesalahan administratif.
Baca Juga: Penjelasan Job Grading & Contohnya Tiap Level Jabatan
Tahapan Menyusun Struktur Gaji yang Profesional
Menyusun struktur gaji tidak bisa dilakukan hanya dengan membandingkan angka pasar. Proses ini membutuhkan pendekatan sistematis dan metodologi yang objektif agar hasilnya dapat diterima oleh seluruh pihak dan dapat dijalankan dalam jangka panjang.
Evaluasi Jabatan (Job Evaluation)
Langkah pertama adalah melakukan evaluasi jabatan. Ini merupakan proses untuk menilai nilai relatif sebuah jabatan dibandingkan jabatan lain dalam organisasi. Metode evaluasi yang sering digunakan antara lain ranking, classification, point factor, dan Hay method.
Hasil dari evaluasi ini akan memberikan job value, yang kemudian dikelompokkan dalam bentuk job grade yakni kelas atau level jabatan berdasarkan kompleksitas, tanggung jawab, serta dampaknya terhadap organisasi.
Penentuan Grade dan Struktur Tingkatan
Setelah evaluasi jabatan dilakukan, perusahaan mulai menyusun struktur tingkatan atau grading. Grade ini biasanya dibuat dalam bentuk level numerik (misalnya Grade 1 sampai Grade 10) atau berbasis klasifikasi jabatan seperti junior, senior, supervisor, manajer, dan direktur.
Setiap grade mencerminkan tingkatan tanggung jawab dan keahlian. Penyusunan grade harus konsisten dan adil, karena menjadi dasar dari struktur gaji secara keseluruhan.
Pembuatan Salary Range
Tahap berikutnya adalah menentukan salary range untuk masing-masing grade. Rentang ini biasanya terdiri dari tiga titik: minimum, midpoint, dan maksimum. Salary range berfungsi memberikan fleksibilitas dalam pengupahan berdasarkan pengalaman, masa kerja, atau performa.
Penentuan angka dilakukan dengan mengacu pada data internal (struktur gaji saat ini) dan data eksternal (benchmarking pasar). Rentang ini memastikan bahwa perusahaan tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi dalam membayar posisi tertentu.
Penyusunan Salary Matrix
Salary matrix adalah gabungan antara job grade dan level kompetensi atau masa kerja. Matrix ini memungkinkan perusahaan menyusun jalur pertumbuhan gaji secara terstruktur dan progresif.
Dengan matrix, perusahaan bisa menetapkan bahwa seseorang dengan masa kerja 3 tahun di Grade 5 akan mendapatkan gaji tertentu, dan akan meningkat secara terukur jika performanya memenuhi standar. Ini memperkuat sistem merit dan mendukung perencanaan karier karyawan.
Penetapan Kebijakan Kenaikan Gaji
Langkah terakhir adalah merumuskan kebijakan kenaikan gaji. Apakah akan mengikuti inflasi tahunan, berdasarkan penilaian kinerja, atau campuran keduanya? Semua harus dituangkan secara eksplisit dalam kebijakan HR.
Perusahaan juga perlu menentukan siklus evaluasi—apakah kenaikan dilakukan setiap tahun, per semester, atau berdasarkan evaluasi proyek. Selain itu, perlu dijelaskan juga batas atas dari kenaikan agar tidak terjadi lonjakan biaya tenaga kerja yang tidak terkontrol.
Cara Membuat Struktur Gaji
Membuat struktur gaji membutuhkan pendekatan sistematis, berbasis data, dan mempertimbangkan keseimbangan antara kepentingan internal dan eksternal. Prosesnya tidak hanya berhenti pada penentuan angka, tetapi juga menyusun sistem pengelompokan dan kebijakan yang dapat diterapkan secara konsisten.
1. Lakukan Evaluasi Jabatan
Langkah pertama adalah melakukan evaluasi terhadap seluruh jabatan yang ada di perusahaan. Evaluasi ini bertujuan untuk mengukur bobot setiap jabatan berdasarkan tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, pengaruh terhadap perusahaan, serta keterampilan yang dibutuhkan.
Metode populer seperti point factor akan memberikan skor pada tiap jabatan, sedangkan Hay method membagi analisis ke dalam tiga faktor besar: know-how, problem solving, dan accountability. Hasil evaluasi ini akan menjadi dasar pembentukan level atau grade.
2. Kelompokkan Jabatan Berdasarkan Grade
Setelah bobot pekerjaan diketahui, kelompokkan jabatan-jabatan dengan skor yang mirip ke dalam grade tertentu. Masing-masing grade nantinya akan memiliki salary range yang berbeda. Contoh: Grade 1 untuk posisi administrasi umum, Grade 5 untuk supervisor, Grade 8 untuk manajer senior.
Struktur grade ini membantu menciptakan keteraturan dan mempermudah pengelolaan kenaikan gaji dan promosi.
3. Lakukan Benchmarking ke Pasar
Benchmarking adalah proses membandingkan gaji internal dengan standar pasar tenaga kerja. Anda bisa menggunakan data dari survei gaji tahunan, laporan industri, atau vendor profesional yang menyediakan data kompensasi.
Hasil benchmarking menjadi acuan untuk menentukan batas bawah dan atas salary range di setiap grade, sehingga gaji tetap kompetitif di industri.
4. Susun Salary Range per Grade
Buat kisaran gaji (minimum, midpoint, maksimum) untuk setiap grade. Idealnya, kisaran antara minimum dan maksimum berada di angka 30–50% agar ada ruang bagi kenaikan berdasarkan masa kerja dan kinerja.
Contoh: Grade 5 – Minimum Rp7 juta, Midpoint Rp9 juta, Maksimum Rp11 juta. Gaji karyawan baru bisa mulai dari batas bawah, dan akan naik menuju midpoint hingga ke batas maksimum secara bertahap.
5. Tentukan Aturan Kenaikan dan Insentif
Atur kebijakan kenaikan gaji berdasarkan kriteria tertentu, misalnya: evaluasi kinerja, masa kerja, kenaikan jabatan, atau inflasi tahunan. Selain itu, tentukan pula kebijakan bonus, tunjangan, dan insentif agar selaras dengan prinsip meritokrasi.
Cara Menghitung Skala Gaji
Skala gaji merupakan penentuan kisaran gaji (salary range) di setiap tingkatan jabatan atau job grade. Perhitungannya harus konsisten dan proporsional terhadap nilai jabatan.
1. Tentukan Midpoint
Midpoint adalah titik tengah dari salary range yang menjadi patokan nilai ideal gaji pada suatu grade. Midpoint biasanya didapat dari hasil rata-rata gaji di pasar untuk posisi sejenis.
Contoh:
Jika gaji rata-rata pasar untuk seorang supervisor adalah Rp9.000.000, maka Rp9 juta adalah midpoint untuk Grade 5.
2. Hitung Minimum dan Maksimum
Minimum dan maksimum dihitung berdasarkan persentase tertentu dari midpoint. Rentang persentase tergantung pada strategi perusahaan. Misalnya:
- Minimum = Midpoint – 20%
- Maksimum = Midpoint + 20%
Contoh:
- Midpoint: Rp9 juta
- Minimum: Rp9 juta – (20% x Rp9 juta) = Rp7.200.000
- Maksimum: Rp9 juta + (20% x Rp9 juta) = Rp10.800.000
Dengan demikian, salary range untuk Grade 5 adalah Rp7.200.000 – Rp10.800.000.
3. Hitung Range Spread
Range spread adalah selisih antara batas maksimum dan minimum sebagai persentase dari minimum. Rumusnya:
Spread (%) = ((Max – Min) / Min) x 100
Menggunakan contoh di atas:
Spread = ((10.800.000 – 7.200.000) / 7.200.000) x 100 = 50%
Range spread yang umum digunakan:
- 30–40% untuk level staff
- 40–60% untuk supervisor/manager
- 60–100% untuk level eksekutif
Contoh Struktur Gaji
Berikut adalah simulasi sederhana struktur gaji berbasis grade dan level jabatan:
| Grade | Jabatan | Gaji Minimum | Midpoint | Gaji Maksimum |
|---|---|---|---|---|
| G1 | Office Assistant | Rp3.000.000 | Rp3.500.000 | Rp4.000.000 |
| G2 | Admin | Rp4.000.000 | Rp4.800.000 | Rp5.600.000 |
| G3 | Staff Operasional | Rp5.000.000 | Rp6.000.000 | Rp7.000.000 |
| G4 | Senior Staff | Rp6.500.000 | Rp7.500.000 | Rp8.500.000 |
| G5 | Supervisor | Rp7.200.000 | Rp9.000.000 | Rp10.800.000 |
| G6 | Assistant Manager | Rp10.000.000 | Rp12.000.000 | Rp14.000.000 |
| G7 | Manager | Rp13.000.000 | Rp15.000.000 | Rp17.000.000 |
| G8 | Senior Manager | Rp16.000.000 | Rp19.000.000 | Rp22.000.000 |
| G9 | General Manager | Rp20.000.000 | Rp24.000.000 | Rp28.000.000 |
| G10 | Director | Rp30.000.000 | Rp36.000.000 | Rp42.000.000 |
Struktur di atas dapat disesuaikan dengan sektor industri, lokasi, dan kemampuan finansial perusahaan. Grade juga bisa dibedakan berdasarkan unit kerja (produksi vs administratif), atau dibuat lebih detail bila organisasi memiliki banyak level posisi.
Banyak perusahaan merasa telah membayar gaji “layak”, tapi tetap kesulitan mempertahankan karyawan terbaiknya. Apa yang salah?
Sumber masalahnya bisa jadi bukan pada jumlah gaji, tapi pada strukturnya. Tanpa kerangka sistematis, penggajian berubah jadi arena tarik ulur kepentingan.
Dengan struktur gaji yang jelas, Anda bisa membangun sistem kompensasi yang adil, transparan, dan strategis. Ini bukan hanya soal HR, tapi soal keberlangsungan bisnis.
Evaluasi ulang struktur gaji Anda hari ini. Susun ulang grading, buat rentang gaji yang sesuai pasar, dan bangun sistem yang mendorong kinerja sekaligus menjaga keadilan. Jika Anda butuh bantuan menyusun template, framework evaluasi jabatan, atau salary matrix siap bantu.
