Dulu, mencari karyawan baru itu seperti berburu di hutan lebat. Resume numpuk di meja, dibaca satu-satu, ditandai pakai stabilo, lalu dilanjutkan dengan telepon sana-sini untuk mengatur jadwal wawancara.
Proses itu makan waktu, makan tenaga, dan kadang… makan hati juga.
Apalagi kalau ternyata yang datang ke ruang wawancara tak sesuai harapan.
Tapi dunia berubah. Teknologi datang dan membawa kabar baik untuk divisi HR di seluruh dunia.
Salah satu kabar paling menggembirakan itu bernama Applicant Tracking System, atau sering disingkat ATS. Ini bukan sekadar software.
Ini seperti teman baru bagi HR. Teman yang sabar, sistematis, dan tak pernah lelah menyaring puluhan hingga ribuan pelamar kerja dengan presisi yang luar biasa.
Baca Juga: Apa Teknik Rekrutmen Berbasis Kompetensi?
Apa Itu Applicant Tracking System?
Bayangkan sebuah sistem yang bisa menyaring CV secara otomatis, mencari kata kunci tertentu, memetakan pengalaman kerja kandidat, dan bahkan memberi peringkat siapa yang paling cocok untuk posisi tertentu.
Semua itu bisa dilakukan ATS. Applicant Tracking System adalah software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola seluruh proses rekrutmen, dari awal hingga akhir.
Fungsi utamanya memang menyaring pelamar.
Tapi kalau ditelisik lebih dalam, ATS lebih dari sekadar filter. Ia mencatat semua data kandidat, menyimpan riwayat komunikasi, menjadwalkan wawancara, bahkan bisa dikoneksikan dengan email dan kalender rekruter.
Bagi perusahaan besar, ATS itu ibarat jantungnya proses rekrutmen. Tanpa ATS, mereka bisa kelimpungan. Bagi perusahaan menengah dan kecil? Sama pentingnya.
Karena rekrutmen yang rapi dan efisien adalah fondasi dari pertumbuhan yang sehat.
Sejarah Singkat ATS
Kalau kita mundur ke tahun 1990-an, saat dunia internet mulai menggeliat, perusahaan-perusahaan mulai kebanjiran lamaran via email.
Waktu itu, belum ada teknologi pintar untuk mengelola semua itu. Tapi kebutuhan terus tumbuh.
Akhirnya, muncullah versi pertama ATS masih sangat sederhana, lebih mirip database dengan fungsi pencarian kata kunci.
Namun, seiring berkembangnya artificial intelligence dan machine learning, ATS pun ikut berevolusi.
Sekarang, ATS bisa membaca CV dengan berbagai format, memahami konteks, bahkan melakukan parsing data dengan akurasi yang tinggi.
Cara Kerja ATS
Kalau kita bicara teknisnya, ATS bekerja seperti mesin pencari.
Ia memindai setiap resume yang masuk, lalu mencocokkannya dengan kata kunci yang ditentukan oleh HRD.
Misalnya, kalau sebuah posisi membutuhkan pengalaman di bidang administrasi, maka ATS akan memprioritaskan CV yang mencantumkan kata-kata seperti “pengarsipan dokumen,” “koordinasi jadwal,” “pengelolaan data,” atau “pembuatan laporan rutin.”
Jadi bukan hanya soal jabatan, tapi juga aktivitas atau keterampilan yang secara nyata dibutuhkan untuk posisi tersebut.
Tak berhenti di sana, ATS juga punya kemampuan lain seperti menghapus pelamar yang tidak memenuhi kriteria minimum, memberi skor pada tiap kandidat berdasarkan relevansi data, menyimpan informasi untuk proses rekrutmen di masa mendatang, serta melacak progres kandidat dari tahap awal hingga akhir mulai dari status “applied”, “screening”, “interview”, hingga “hired” atau “rejected”.
Bahkan, banyak ATS yang sudah mampu mengotomatisasi email balasan, pengingat wawancara, dan terhubung langsung dengan tools seperti kalender atau platform interview online.
Lebih canggih lagi, banyak sistem ATS modern yang sudah dilengkapi analitik. HR bisa mendapatkan gambaran tentang berapa rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengisi satu posisi, channel mana yang paling efektif untuk menarik kandidat, hingga mengetahui titik mana yang paling sering membuat kandidat berhenti melanjutkan proses.
Mengapa ATS Begitu Penting?
Mari kita jujur. Dunia kerja sekarang penuh dengan dinamika yang tak terduga. Lowongan satu dibuka, pelamar bisa ratusan.
Kalau semua harus dibaca satu per satu, bisa habis waktu seminggu hanya untuk screening.
Belum lagi ada risiko bias manusiawi, seperti terlalu fokus pada nama universitas atau terlalu cepat menilai dari tampilan CV.
ATS hadir bukan untuk menggantikan HRD, tapi untuk membantu HRD bekerja lebih strategis. Dengan bantuan ATS, kecepatan rekrutmen meningkat drastis karena proses screening bisa dilakukan dalam hitungan menit saja.
Akurasi pencocokan pun membaik karena sistem bisa mendeteksi kesesuaian antara pengalaman kerja dan skill dengan posisi yang ditawarkan.
Transparansi dalam proses rekrutmen juga lebih terjaga karena semua data terekam dan bisa ditinjau kapan saja.
Dan yang tak kalah penting, kandidat tidak lagi “hilang” di tengah jalan karena setiap lamaran tersimpan rapi dan bisa ditindaklanjuti.
Bagi pelamar, ATS bisa menjadi sahabat atau justru tantangan.
Sahabat jika CV mereka terstruktur rapi dan mengandung kata kunci yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan.
Tapi bisa jadi tantangan jika CV-nya terlalu kreatif secara visual, namun miskin informasi penting yang bisa dipindai mesin.
Baca Juga: Wawancara Terstruktur: Definisi, Contoh, & Perbedaannya!
Jenis-Jenis ATS
Tidak semua ATS itu sama. Masing-masing punya pendekatan, fitur, dan kedalaman sistem yang berbeda. Beberapa hanya fokus menyaring lamaran, sementara yang lain bisa sampai membantu proses wawancara dan onboarding.
Agar lebih mudah memahami, mari kita lihat pembagiannya berdasarkan karakteristik dan kecanggihan sistemnya.
1. ATS Dasar (Basic ATS)
Jenis ini biasanya digunakan oleh perusahaan kecil atau startup yang baru memulai membangun proses rekrutmen.
Fungsinya masih sederhana hanya untuk menyimpan, menyaring, dan mengelola data pelamar secara manual namun terorganisir.
CV bisa diunggah, diberi catatan, dan diklasifikasikan berdasarkan posisi yang dilamar.
ATS jenis ini belum banyak fitur otomatisasi, tapi sudah jauh lebih baik daripada sekadar menyimpan lamaran di folder komputer atau email.
2. ATS Berbasis Cloud
ATS jenis ini berjalan secara online dan datanya tersimpan di cloud. Artinya, tim rekrutmen bisa mengakses sistem ini kapan saja dan dari mana saja, selama terhubung internet.
Ini memudahkan koordinasi, terutama kalau HR-nya tersebar di berbagai lokasi.
Keuntungan lainnya, perusahaan tidak perlu repot mengelola server atau instalasi software karena semuanya sudah ditangani penyedia layanan.
ATS cloud ini juga lebih fleksibel dalam hal integrasi dengan email, kalender, bahkan platform video call.
3. ATS dengan Fitur Otomatisasi
Naik kelas sedikit, ada ATS yang sudah dibekali kemampuan otomatisasi. Mulai dari penyaringan awal, pengiriman email notifikasi ke kandidat, sampai penjadwalan wawancara yang langsung sinkron dengan kalender.
Sistem seperti ini bisa menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manual. Misalnya, ketika kandidat lolos tahap awal, sistem otomatis mengirim email undangan wawancara tanpa harus HR mengirim satu-satu.
4. ATS Terintegrasi dengan Sistem HR Lain
Jenis ini bukan cuma ATS, tapi bagian dari ekosistem HRIS (Human Resource Information System). Artinya, ia terhubung dengan sistem kehadiran, sistem payroll, sistem kinerja, dan sebagainya. Ketika kandidat diterima, datanya langsung mengalir ke sistem onboarding. Ini sangat membantu perusahaan besar atau yang sedang berkembang pesat, karena semua proses administratif bisa disambungkan tanpa perlu entri data berulang.
5. ATS Berbasis AI dan Machine Learning
Ini adalah generasi terbaru. ATS jenis ini tidak hanya menyaring berdasarkan kata kunci, tapi juga belajar dari pola.
Misalnya, jika beberapa kandidat dengan latar belakang tertentu terbukti sukses di posisi tertentu, maka sistem akan mulai memprioritaskan kandidat dengan profil serupa.
Bahkan, ada ATS yang bisa memprediksi peluang kesuksesan kandidat berdasarkan data historis.
Bagi perusahaan yang sangat data-driven, ini seperti harta karun.
6. ATS Lokal vs Global
Satu lagi perbedaan penting: asal penyedia. ATS lokal biasanya lebih terjangkau dan lebih paham dengan konteks serta regulasi ketenagakerjaan di Indonesia.
Contohnya seperti Talenta, Urbanhire, atau Ekrut. Sementara ATS global seperti Greenhouse, Workable, Lever, atau SmartRecruiters menawarkan fitur lebih luas dan sudah digunakan di banyak negara. Pilihan antara lokal dan global biasanya tergantung kebutuhan dan skala perusahaan.
Software Applicant Tracking Software
1. Recruitee
Recruitee adalah ATS ringan yang mudah diakses dan digunakan, terutama oleh tim HR yang kecil.
Meskipun tergolong basic, Recruitee sudah menyediakan fitur seperti kolaborasi antar tim rekrutmen, manajemen pipeline kandidat, dan integrasi dengan email serta kalender.
Desainnya bersih dan intuitif, menjadikannya pilihan favorit untuk perusahaan rintisan di berbagai negara.
2. JobScore
JobScore juga berada di kelas ATS dasar, dengan pendekatan yang fokus pada efisiensi. Ia menyediakan template job posting, pelacakan kandidat, serta pelaporan sederhana.
JobScore cocok untuk perusahaan yang ingin mulai tertib dalam proses perekrutan tanpa harus langsung investasi di sistem yang kompleks.
Kelebihannya adalah setup yang cepat dan support yang responsif, terutama untuk tim kecil.
3. Manatal
Manatal termasuk ATS berbasis cloud yang simpel tapi modern. Ia memiliki tampilan user-friendly dan fitur dasar seperti pengelolaan database kandidat, pencarian berbasis kata kunci, dan pelacakan pipeline rekrutmen.
Meskipun sederhana, Manatal sudah dilengkapi kemampuan parsing resume dan AI suggestion ringan, yang membuatnya sedikit lebih unggul dibanding ATS dasar lain.
4. Urbanhire
Untuk pasar Indonesia, Urbanhire menjadi pilihan ATS lokal yang masuk kategori basic.
Fiturnya cukup lengkap untuk kelasnya mulai dari posting lowongan, mengelola CV, hingga menyaring kandidat berdasarkan kriteria tertentu.
Karena dikembangkan dengan konteks lokal, Urbanhire juga memudahkan perusahaan dalam menggunakan Bahasa Indonesia, mengikuti struktur CV khas Indonesia, dan terhubung langsung dengan portal kerja lokal.
Baca Juga: Ketahui Teknik Rekrutmen Berbasis Kompetensi & Contohnya!
Resume ATS
Di dunia rekrutmen modern, CV bukan lagi cuma dibaca manusia. Ia dibaca lebih dulu oleh mesin.
Kalau dulu kita membuat resume untuk memikat hati HRD, sekarang kita juga harus memikirkan bagaimana caranya membuat mesin tertarik duluan.
Mesin itu bernama ATS. Dan di sinilah konsep “Resume ATS-friendly” jadi penting.
Resume ATS adalah jenis CV yang dirancang agar bisa dibaca, dipahami, dan disaring dengan benar oleh sistem applicant tracking.
Sebab, tak semua format CV cocok untuk dibaca mesin. Kalau desainnya terlalu artistik, terlalu banyak gambar, tabel, atau font aneh-aneh, bisa-bisa ATS gagal membaca isi CV-mu.
Dan kalau isinya tak terbaca, ya otomatis tak akan pernah sampai ke tangan HRD, walaupun kamu sebenarnya kandidat yang potensial.
Resume ATS biasanya sangat sederhana. Formatnya bersih, rata kiri, pakai font standar seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman.
Tidak ada kolom dua, tidak ada ikon kecil-kecil, apalagi diagram. ATS bekerja dengan membaca teks baris per baris, jadi struktur harus logis: bagian pendidikan, pengalaman kerja, skill, dan informasi kontak harus jelas dan urut.
Selain itu, kata kunci sangat penting. ATS mencari kecocokan antara CV kamu dan job description.
Misalnya kalau lowongannya mencari “staf administrasi”, dan kamu menulis “pengalaman sebagai sekretaris” tanpa menyebut kata “administrasi”, bisa jadi ATS menganggap kamu tidak relevan. P
adahal pekerjaanmu mungkin sangat cocok tapi karena tidak pakai keyword yang tepat, kamu bisa tersisih.
Ada juga hal-hal teknis yang sering terlupakan. Misalnya, menyimpan CV dalam format PDF atau DOCX yang benar.
Ada PDF yang isinya hasil scan gambar itu tidak bisa dibaca ATS. Gunakan PDF yang dibuat dari teks, bukan dari hasil foto. Beberapa ATS juga lebih senang file DOCX karena lebih mudah dipindai.
Dan satu lagi yang sering disepelekan: nama file. Jangan kirim CV dengan nama file “CV terbaru bener fix fix banget 2024.pdf”.
ATS membaca nama file juga, dan bisa menyimpan data kamu dengan referensi itu.
Gunakan format profesional seperti “CV_NamaLengkap_Posisi.pdf” agar mudah ditelusuri jika suatu saat data kamu dicari ulang.
Resume ATS bukan berarti kamu harus mengorbankan estetika sepenuhnya. Kamu masih bisa tampilkan sisi profesional, asal tetap patuh pada aturan main mesin. Ibaratnya, kamu sedang menulis surat lamaran bukan hanya untuk manusia, tapi juga untuk robot.
Dan kalau kamu bisa menaklukkan robotnya duluan, barulah kamu punya peluang untuk memikat hati manusianya.
Magnet Solusi Integra hadir untuk membantu perusahaan Anda dalam menemukan kandidat terbaik melalui layanan jasa rekrutmen yang profesional dan efisien.
Kami memahami bahwa proses mencari karyawan yang tepat bisa memakan waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit itulah mengapa tim kami siap menjadi mitra strategis Anda dalam membangun tim yang solid dan berkinerja tinggi.
Mulai dari pencarian kandidat, penyaringan, hingga rekomendasi akhir, semua dilakukan dengan pendekatan berbasis data dan pemahaman mendalam terhadap kebutuhan bisnis Anda.
Jika Anda sedang membutuhkan dukungan dalam rekrutmen SDM, kami siap membantu.
Klik di sini untuk booking meeting gratis bersama tim kami dan konsultasikan kebutuhan Anda hari ini.
