Evaluasi jabatan. Kedengarannya administratif. Kaku. Seperti pekerjaan HR yang hanya memindai tabel Excel, membandingkan satu jabatan dengan lainnya, dan kemudian memberi label: ini lebih tinggi, itu lebih rendah.
Tapi, siapa pun yang pernah terlibat langsung dalam proses evaluasi jabatan tahu bahwa ini bukan soal angka semata. Ini tentang keadilan. Tentang menjaga rasa. Tentang menata organisasi agar tidak pincang sebelah. Dan lebih dalam lagi, ini tentang menyusun pondasi yang kokoh untuk seluruh sistem SDM di perusahaan.
Baca Juga: Pengertian & Jenis Kompetensi Jabatan Beserta Contohnya
Pengertian Evaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan lainnya di dalam organisasi. Nilai itu bukan berdasarkan siapa yang menduduki jabatan, bukan pula dari lamanya bekerja. Tapi dari kontribusi jabatan itu sendiri: kompleksitas tugasnya, tanggung jawabnya, dampaknya terhadap tujuan organisasi, hingga kondisi kerja yang menyertainya.
Ini bukan tentang orang. Ini tentang posisi.
Dan itu penting dipahami sejak awal. Karena sering kali organisasi terjebak menilai jabatan berdasarkan siapa yang menjalankannya. Padahal yang perlu diukur adalah peran yang dibutuhkan, bukan performa orangnya.
Tujuan Evaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan bukanlah kegiatan yang dilakukan sekadar untuk memenuhi checklist di audit ISO atau laporan HR tahunan. Ada alasan strategis di baliknya. Bahkan sangat strategis.
1. Menyusun Struktur Gaji yang Adil
Organisasi perlu memiliki struktur gaji yang mencerminkan keadilan internal (internal equity). Bayangkan dua orang dengan tanggung jawab yang jauh berbeda tapi menerima gaji yang hampir sama. Kecil kemungkinan yang satu akan bertahan lama. Sebaliknya, jika dua jabatan dengan tingkat kesulitan dan risiko yang sepadan, tapi beda jauh dari sisi kompensasi, maka retaknya organisasi tinggal menunggu waktu.
Evaluasi jabatan memberi dasar untuk menyusun grading jabatan level atau kelas jabatan yang kemudian menjadi basis untuk menentukan gaji pokok, tunjangan, bahkan insentif.
2. Menjadi Dasar Sistem SDM yang Lain
Tidak hanya soal gaji. Evaluasi jabatan bisa menjadi pondasi sistem SDM yang lebih luas: dari penilaian kinerja, pelatihan, pengembangan karier, sampai suksesi. Dengan tahu nilai dan bobot setiap jabatan, kita bisa menentukan jalur promosi yang logis, menyusun pelatihan berbasis kebutuhan jabatan, hingga membuat kamus kompetensi yang sesuai.
Satu kata: strategis.
3. Mendukung Transparansi dan Akuntabilitas
Saat perusahaan melakukan restrukturisasi, atau ada kebutuhan untuk mengkomunikasikan kebijakan SDM, evaluasi jabatan bisa menjadi alat bantu komunikasi. Karena prosesnya sistematis dan objektif, maka keputusan HR bisa lebih diterima oleh karyawan. Tidak lagi pakai perasaan. Tidak lagi pakai pendekatan “anak buah si A pasti lebih tinggi”.
Metode Evaluasi Jabatan
Nah, di sinilah seni dan sains bertemu. Evaluasi jabatan bukan sekadar urusan checklist. Ia adalah perpaduan antara analisis data, intuisi manajerial, dan kejelian memahami organisasi. Ada berbagai metode yang bisa digunakan, dan tiap metode membawa filosofi yang berbeda.
1. Metode Ranking
Metode ini yang paling sederhana. Jabatan-jabatan diurutkan dari yang paling penting sampai yang paling ringan. Tidak perlu skoring, tidak perlu formula. Tapi kelemahannya: terlalu subjektif, sulit digunakan di organisasi besar.
2. Metode Klasifikasi (Grading)
Metode ini mengelompokkan jabatan ke dalam kelas atau kategori. Misalnya: Operator – Teknisi – Supervisor – Manager – GM. Setiap kelas memiliki deskripsi umum. Jabatan yang punya karakteristik mirip dimasukkan dalam kelas yang sama.
Metode ini cocok untuk organisasi yang ingin struktur sederhana. Tapi risiko utamanya adalah over-generalization. Bisa jadi dua jabatan berbeda dikelompokkan dalam kelas yang sama padahal kompleksitasnya tidak seimbang.
3. Metode Point Factor
Nah, ini favorit banyak HR profesional. Karena paling sistematis dan dianggap paling objektif. Setiap jabatan dinilai berdasarkan sejumlah faktor yang sudah ditentukan sebelumnya: pengetahuan, keterampilan, tanggung jawab, kondisi kerja, dan lain-lain. Setiap faktor diberi bobot dan skoring. Total skor menentukan nilai jabatan.
Hasilnya bisa diurutkan, dibuat grafik, bahkan bisa dianalisis lebih lanjut untuk kebutuhan struktur gaji dan grading.
Tapi… metode ini makan waktu. Butuh pelatihan. Butuh pemahaman mendalam tentang organisasi. Dan sering kali HR perlu bantuan konsultan agar hasilnya tidak bias.
4. Metode Hay System
Hay adalah versi yang lebih “mewah” dari point factor. Diciptakan oleh Edward N. Hay, metode ini menilai jabatan berdasarkan tiga faktor utama: Know-how, Problem Solving, dan Accountability. Tiap faktor diuraikan dengan detail dan diberi nilai sesuai guideline internasional.
Hay banyak digunakan oleh perusahaan multinasional, karena memberikan standardisasi yang tinggi dan bisa digunakan lintas negara. Tapi karena lisensinya eksklusif, metode ini lebih cocok untuk organisasi besar.
Baca Juga: Penjelasan Peta Jabatan Lengkap Beserta Arti & Contoh
Proses Evaluasi Jabatan
Kita sudah bicara tujuan dan metode. Tapi bagaimana prosesnya? Ini bagian yang sering bikin HR ngos-ngosan tapi juga sekaligus menyenangkan kalau dilakukan dengan benar.
1. Identifikasi Jabatan
Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua jabatan yang akan dievaluasi. Biasanya disertai dengan dokumen penting: deskripsi jabatan, struktur organisasi, dan informasi relevan lainnya. Tanpa data yang lengkap, evaluasi akan jadi tambal sulam.
2. Penetapan Faktor Evaluasi
Setiap metode evaluasi punya faktor berbeda. Tapi intinya adalah: tentukan aspek apa yang penting untuk organisasi. Apakah tanggung jawab terhadap tim lebih penting daripada keterampilan teknis? Apakah kondisi kerja lapangan dinilai lebih tinggi?
Inilah saatnya HR duduk bareng pimpinan unit. Diskusi bisa panjang. Tapi sangat penting untuk mendapatkan buy-in.
3. Penilaian dan Pemberian Skor
Tahap ini biasanya dilakukan oleh tim evaluasi yang terdiri dari perwakilan HR, user, dan kadang manajemen. Mereka akan memberi nilai untuk setiap faktor berdasarkan bukti dan dokumen yang ada.
Harus objektif. Harus konsisten. Dan harus ada ruang untuk diskusi.
4. Validasi Hasil
Setelah skoring, hasilnya tidak langsung final. Perlu dikaji ulang, apakah sudah sesuai dengan realitas di lapangan. Apakah ada jabatan yang terlewat. Atau ada anomali: jabatan ringan tapi nilainya tinggi. Di sinilah manajemen perlu terlibat.
5. Dokumentasi dan Sosialisasi
Hasil evaluasi bukan hanya untuk HR. Tapi untuk seluruh organisasi. Maka, penting untuk mendokumentasikan prosesnya, menyusun hasilnya secara transparan, dan kemudian menyosialisasikan ke unit-unit kerja.
Tujuannya bukan sekadar komunikasi, tapi juga membangun kepercayaan.
Evaluasi Jabatan Penata Layanan Operasional
Di banyak organisasi, terutama lembaga pemerintahan dan BUMN, jabatan “Penata Layanan Operasional” sering kali muncul sebagai bagian penting dari fungsi pendukung. Jabatan ini berada di tengah antara kegiatan administratif dan pengelolaan operasional harian. Tapi sayangnya, karena posisinya yang tidak terlalu terlihat di panggung strategis, evaluasi jabatannya sering kali dilakukan seadanya. Padahal, kontribusinya bisa sangat signifikan.
Penata layanan operasional biasanya bertanggung jawab atas kelancaran proses kerja di unitnya: memastikan pelayanan berlangsung sesuai SOP, mengatur jadwal operasional, mendukung kebutuhan logistik, dan sering kali menjadi penghubung antara bagian teknis dan administratif. Mereka bukan pengambil keputusan strategis, tapi mereka memastikan keputusan bisa dilaksanakan dengan lancar.
Dalam evaluasi jabatan, peran seperti ini perlu dilihat dari sudut dampak (impact), ruang lingkup kerja (scope), dan kompleksitas koordinasi (coordination complexity). Misalnya, jika seorang penata layanan operasional mengelola 5 cabang, mengatur 10 staf, dan menjadi penanggung jawab SLA layanan di bawah tekanan waktu, maka nilai jabatannya jelas lebih tinggi dibanding yang bekerja di unit tunggal dengan beban kerja lebih sederhana.
Namun demikian, karena istilah “penata layanan operasional” bisa berbeda fungsi di tiap institusi, maka penting untuk tidak mengandalkan nama jabatannya saja. Evaluator perlu mendalami job description-nya secara aktual: apa yang benar-benar dilakukan, kepada siapa ia bertanggung jawab, siapa yang ia koordinasikan, dan apa risikonya jika perannya tidak ada.
Kesalahan umum dalam evaluasi jabatan ini adalah terlalu cepat mengklasifikasikannya sebagai jabatan administratif biasa. Padahal, jika diamati secara menyeluruh, jabatan ini sering jadi tulang punggung layanan. Maka, memberikan nilai yang proporsional pada jabatan ini bisa menjadi bentuk penghargaan sekaligus motivasi yang sangat relevan untuk mendorong kinerja operasional.
Evaluasi Jabatan Fungsional
Nah, ini bagian yang sering bikin HR harus berhenti sejenak, menghela napas, lalu membuka kembali regulasi dan permendagri atau permenpan yang kadang tidak user-friendly. Jabatan fungsional baik umum maupun keahlian memiliki karakteristik unik yang berbeda dengan jabatan struktural atau administratif biasa. Maka cara mengevaluasinya pun tidak bisa disamakan begitu saja.
Jabatan fungsional biasanya berdiri sendiri, tidak punya anak buah, dan tidak selalu berada dalam garis komando formal. Tapi mereka punya domain of expertise yang dalam dan kontribusi khusus yang kadang hanya bisa dilakukan oleh orang dalam fungsi itu sendiri. Contohnya: auditor, perencana, analis SDM, penyuluh, bahkan pranata komputer.
Evaluasi jabatan fungsional harus memperhatikan beberapa aspek utama: kedalaman keahlian, standar kompetensi profesi, ruang lingkup analisis atau pengaruh, dan tingkat pengambilan keputusan teknis. Fungsional madya tentu tidak bisa dinilai sama dengan fungsional pertama. Selain itu, regulasi dari pemerintah biasanya sudah menentukan jenjang jabatan fungsional melalui angka kredit dan level jabatan (misal: Ahli Pertama, Ahli Muda, Ahli Madya, dan Ahli Utama).
Namun, tidak cukup hanya berpegang pada regulasi. Organisasi juga perlu menilai kontribusi jabatan tersebut dalam konteks strategis internal. Misalnya, seorang analis kebijakan yang merumuskan rekomendasi untuk direksi tentu punya pengaruh strategis lebih besar dibanding analis lain yang hanya membuat laporan berkala. Atau seorang penyuluh yang langsung turun ke lapangan dan membina 100 mitra binaan aktif jelas berbeda level tanggung jawabnya dengan yang hanya menangani dokumentasi kegiatan.
Evaluasi jabatan fungsional juga harus mempertimbangkan interdisciplinary complexity, yaitu seberapa jauh jabatan tersebut harus bekerja lintas bidang, berkoordinasi dengan jabatan struktural, dan mengambil keputusan berdasarkan kajian multidimensi. Misalnya, seorang fungsional perencana harus paham anggaran, paham SDM, paham data, dan kadang harus bernegosiasi dengan pihak luar.
Satu tantangan besar dalam mengevaluasi jabatan fungsional adalah minimnya deskripsi jabatan yang detail. Karena jabatan fungsional bersifat individu-spesifik dan sangat tergantung pada unit kerja, maka perlu dilakukan job analysis yang lebih mendalam, termasuk wawancara dan observasi langsung. Jangan hanya berpatokan pada Peraturan Menteri.
Jika evaluasi jabatan fungsional dilakukan dengan benar, hasilnya bisa membantu dalam menyusun skema tunjangan, jalur pengembangan karier, hingga perhitungan beban kerja. Dan ini menjadi penting, terutama karena banyak fungsional merasa “tersisih” dari arus utama organisasi. Evaluasi yang objektif bisa menjadi jembatan keadilan yang mereka butuhkan.
Tantangan Evaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan bukan proses yang bebas dari tantangan. Di lapangan, ada saja hambatan yang muncul. Dan sebagian besar bukan teknis, tapi politis dan emosional.
1. Resistensi dari Pimpinan
Kadang, atasan merasa bahwa jabatan bawahannya harus masuk di level tinggi. Demi gengsi. Atau demi menaikkan gaji. Evaluasi jadi ajang tarik menarik kepentingan. Di sinilah integritas HR diuji. Apakah tetap pada prinsip objektivitas, atau ikut arus.
2. Ketiadaan Deskripsi Jabatan
Banyak organisasi yang belum punya job description yang lengkap dan akurat. Ini seperti menilai rumah tanpa tahu denahnya. Akibatnya, penilaian bisa jadi asal-asalan.
3. Ketidaktahuan Karyawan
Evaluasi jabatan kadang disalahpahami sebagai evaluasi individu. Banyak karyawan yang khawatir akan “turun jabatan” atau “turun gaji”. Padahal ini soal struktur, bukan performa.
Inilah kenapa proses komunikasi dan edukasi sangat penting.
Evaluasi Jabatan di Masa Kini
Dalam era digital, evaluasi jabatan makin dituntut untuk adaptif. Banyak jabatan baru muncul yang tak bisa diukur dengan cara lama: data analyst, product owner, UX designer. Jabatan-jabatan ini tidak punya padanan dalam klasifikasi jabatan konvensional. HR perlu terus update, membaca tren, dan memahami kebutuhan kompetensi di masa depan.
Di sisi lain, teknologi justru bisa membantu. Ada software evaluasi jabatan. Ada database grading internasional. Ada algoritma AI yang bisa membantu prediksi nilai jabatan.
Tapi… ujung-ujungnya tetap soal manusia. Soal bagaimana HR memahami dinamika organisasi, menjaga keadilan, dan menyusun struktur yang sehat. Karena sehebat apapun alat, ia tak bisa menggantikan kebijaksanaan.
Apakah perusahaan Anda pernah menghadapi masalah ketimpangan gaji antar jabatan? Atau merasa promosi jabatan karyawan terasa asal tunjuk, tanpa dasar yang objektif?
Evaluasi jabatan adalah fondasi penting untuk membangun sistem SDM yang adil, transparan, dan strategis. Dengan memahami nilai relatif dari tiap jabatan, Anda bisa menyusun struktur organisasi yang lebih efisien dan sistem penggajian yang tidak lagi bikin iri hati.
Magnet Solusi Integra hadir untuk membantu perusahaan Anda menjalankan proses evaluasi jabatan secara profesional, sistematis, dan objektif. Kami menggunakan metode terbaik yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, termasuk tools digital dan pendekatan partisipatif bersama pimpinan unit.
Hubungi konsultan Magnet Solusi Integra sekarang juga untuk sesi konsultasi gratis. Mari kita tata ulang struktur jabatan Anda agar lebih sehat, adil, dan siap menghadapi tantangan bisnis masa depan.
