Di sebuah perusahaan teknologi yang sedang berkembang pesat, manajer pemasaran baru saja mengajukan permintaan untuk merekrut seorang spesialis digital campaign. Alasan mereka sederhana namun mendesak: tim saat ini kewalahan mengelola kampanye yang terus bertambah. Namun, di balik urgensi itu, perusahaan tidak bisa serta-merta membuka lowongan. Ada proses yang lebih mendalam yang harus dilalui mulai dari justifikasi kebutuhan, kalkulasi anggaran, hingga persetujuan dari departemen HR. Proses ini bukan hanya formalitas, melainkan mekanisme penting untuk memastikan setiap perekrutan sejalan dengan strategi bisnis. Dan di sinilah job requisition memainkan perannya.

Fenomena ini sebenarnya dialami oleh banyak organisasi. Terkadang, urgensi kebutuhan membuat manajer lini ingin langsung “memasang iklan lowongan di portal kerja” tanpa proses administratif yang matang. Namun, di sisi lain, perusahaan yang mengabaikan job requisition berisiko membuka lowongan tanpa arah yang jelas, memicu pemborosan anggaran, bahkan mengganggu strategi tenaga kerja jangka panjang. Maka, memahami job requisition bukan sekadar memahami sebuah dokumen, melainkan menguasai salah satu fondasi manajemen SDM yang paling strategis.

Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Pengertian, Tujuan, & Jenis

Apa Itu Job Requisition?

Job requisition adalah permintaan resmi yang diajukan oleh manajer atau departemen tertentu kepada divisi HR untuk membuka posisi baru atau mengisi posisi yang kosong. Dokumen ini bukan sekadar formulir, melainkan instrumen formal yang menggabungkan kebutuhan operasional, justifikasi strategis, dan alokasi anggaran dalam satu kesatuan. Fungsinya adalah memastikan setiap proses rekrutmen memiliki legitimasi, relevansi, dan kesesuaian dengan rencana tenaga kerja perusahaan.

Di dalam job requisition, biasanya tercantum informasi mendasar seperti jabatan yang dibutuhkan, alasan permintaan, uraian tugas utama, kualifikasi yang diharapkan, kisaran gaji, serta status posisi apakah permanen atau kontrak. Selain itu, dokumen ini memuat persetujuan berjenjang dari pihak manajerial hingga HR, yang menjadi tanda bahwa perekrutan tersebut telah melewati evaluasi menyeluruh. Dengan demikian, job requisition tidak hanya berperan sebagai pintu masuk proses rekrutmen, tetapi juga sebagai penghubung antara strategi bisnis dan strategi SDM.

Pandangan Ahli tentang Job Requisition

Para pakar manajemen sumber daya manusia sepakat bahwa job requisition adalah salah satu elemen yang menentukan kualitas rekrutmen, baik dari sisi kesesuaian kandidat maupun efisiensi proses. Dave Ulrich, profesor manajemen yang banyak menulis tentang human capital, menekankan bahwa setiap permintaan perekrutan harus dikaitkan dengan strategi bisnis yang lebih luas. Menurutnya, perusahaan yang mampu menyelaraskan job requisition dengan arah bisnis akan mendapatkan tim yang bukan hanya memenuhi kebutuhan teknis, tetapi juga berkontribusi terhadap tujuan jangka panjang organisasi. Ulrich menyebut job requisition sebagai “filter strategis” yang memastikan hanya perekrutan yang benar-benar relevan yang mendapatkan persetujuan.

Di sisi lain, John Sullivan, pakar rekrutmen dan konsultan HR internasional, melihat job requisition sebagai kesempatan untuk melakukan perencanaan tenaga kerja yang proaktif. Menurut Sullivan, terlalu banyak organisasi yang memperlakukan job requisition sekadar sebagai dokumen administratif yang harus dilalui. Padahal, jika dikelola dengan tepat, ia menjadi titik awal untuk mengidentifikasi peluang pengembangan internal, memetakan ketersediaan bakat di pasar, bahkan merancang jalur karier bagi kandidat yang akan direkrut. Dengan kata lain, job requisition dapat menjadi jembatan antara kebutuhan saat ini dan potensi pengembangan jangka panjang.

Pandangan lokal juga memberikan perspektif menarik. Beberapa konsultan HR di Indonesia, seperti yang tergabung dalam Forum Human Capital Indonesia, menekankan pentingnya transparansi dalam proses job requisition. Mereka menilai bahwa formulir permintaan rekrutmen yang jelas dan terbuka akan meminimalkan kesalahpahaman antara manajer lini dan divisi HR. Lebih dari itu, transparansi ini dapat meningkatkan kepercayaan internal karena seluruh pihak yang terlibat memahami alasan dan urgensi di balik setiap perekrutan.

Secara keseluruhan, pandangan para ahli menegaskan bahwa job requisition bukan sekadar prosedur administratif yang kaku. Ia adalah instrumen strategis yang jika dikelola dengan benar, akan memperkuat keterhubungan antara strategi bisnis, perencanaan tenaga kerja, dan hasil akhir rekrutmen. Perusahaan yang menyadari hal ini akan menjadikan job requisition sebagai bagian integral dari manajemen SDM mereka, bukan hanya sebagai persyaratan administratif belaka.

Proses Job Requisition dalam Rekrutmen

Proses job requisition adalah tulang punggung awal dari seluruh perjalanan rekrutmen. Ia berfungsi sebagai pintu gerbang resmi sebelum perusahaan mencari kandidat baru. Tanpa proses yang jelas, perekrutan mudah melenceng dari kebutuhan strategis dan justru membebani anggaran. Karena itu, tahapan job requisition harus diatur sedemikian rupa agar mampu mengidentifikasi kebutuhan riil, memvalidasi urgensi, dan memastikan ada alokasi sumber daya yang tepat.

Identifikasi Kebutuhan

Segalanya dimulai dari pengamatan manajer atau pimpinan unit terhadap kondisi kerja timnya. Apakah beban kerja meningkat signifikan? Apakah ada posisi yang kosong akibat karyawan keluar? Atau justru ada proyek baru yang memerlukan keterampilan yang belum dimiliki tim saat ini? Tahap identifikasi kebutuhan ini menjadi fondasi yang menentukan arah perekrutan. Kesalahan di tahap ini bisa berakibat pada rekrutmen yang tidak relevan dengan kebutuhan bisnis.

Penyusunan Job Requisition Form

Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menuangkannya ke dalam job requisition form. Di sini, setiap detail harus jelas: jabatan, uraian tugas, kualifikasi minimal, estimasi gaji, hingga alasan justifikasi perekrutan. Dokumen ini menjadi media komunikasi formal antara manajer pengaju dan divisi HR. Semakin lengkap informasinya, semakin mudah HR menilai kelayakan permintaan tersebut.

Proses Persetujuan

Job requisition form kemudian melalui jalur persetujuan. Umumnya, manajer pengaju mengirimkannya ke atasan langsung atau pimpinan unit, lalu diteruskan ke divisi HR. Pada tahap ini, HR menilai kesesuaian posisi dengan struktur organisasi, ketersediaan anggaran, serta dampaknya terhadap rencana tenaga kerja. Hanya jika semua pihak menyetujui, proses rekrutmen bisa dilanjutkan ke tahap berikutnya.

Publikasi dan Pelacakan

Jika sudah disetujui, HR memberi tanda formal seperti job requisition number. Nomor ini memungkinkan proses perekrutan dilacak dari awal hingga akhir. Setelah itu, lowongan dipublikasikan, baik di portal kerja internal maupun eksternal, lalu dimulailah tahap pencarian dan seleksi kandidat.

Dokumen Penting: Job Requisition Form

Salah satu elemen sentral dalam proses ini adalah job requisition form. Dokumen ini menjadi media resmi untuk menyampaikan permintaan rekrutmen. Formatnya bisa bervariasi, namun biasanya memuat elemen-elemen seperti informasi posisi yang dibutuhkan, unit atau departemen pengaju, alasan atau justifikasi kebutuhan, deskripsi singkat pekerjaan, persyaratan kualifikasi, estimasi gaji, dan status posisi.

Perusahaan modern biasanya menyediakan job requisition form template agar proses pengajuan lebih seragam. Template ini membantu manajer mengisi data dengan lengkap dan memastikan tidak ada informasi penting yang terlewat. Bahkan, di era digital, banyak perusahaan telah mengintegrasikan formulir ini ke dalam sistem Human Resource Information System (HRIS) sehingga proses pengajuan dan persetujuan bisa dilakukan secara daring, menghemat waktu, dan meminimalkan risiko kehilangan dokumen.

Baca Juga: Perencanaan Tenaga Kerja (Manpower Planning) Dalam HR  

Memahami Job Requisition Number dan Fungsi Pelacakannya

Setiap permintaan rekrutmen yang lolos persetujuan akan menerima job requisition number. Angka ini bukan sekadar kode administratif, tetapi identitas unik yang memisahkan satu permintaan rekrutmen dari yang lain. Bagi HR yang menangani puluhan bahkan ratusan lowongan setiap bulan, sistem penomoran ini adalah penyelamat.

Fungsi Administratif

Secara administratif, job requisition number memudahkan proses pengarsipan dan pencarian dokumen. Ketika HR ingin meninjau status perekrutan tertentu, mereka cukup mencari berdasarkan nomor tersebut. Ini menghindari kebingungan jika ada jabatan dengan nama yang mirip atau bahkan identik.

Fungsi Pelaporan

Dalam pelaporan, job requisition number menjadi parameter yang membantu HR mengukur performa rekrutmen. Dari nomor ini, HR dapat melihat berapa lama proses pengisian posisi berlangsung, apakah sesuai target waktu (time-to-fill), dan seberapa sering posisi yang sama kembali diajukan.

Fungsi Analisis Strategis

Lebih jauh lagi, data historis job requisition number dapat diolah untuk mengidentifikasi tren perekrutan. Misalnya, apakah divisi penjualan cenderung mengajukan job requisition di awal tahun karena ekspansi pasar? Atau apakah departemen teknis mengalami tingkat turnover tinggi sehingga membutuhkan pengisian posisi berulang? Analisis ini dapat membantu manajemen merancang strategi SDM yang lebih proaktif.

Contoh Nyata Job Requisition Dalam Dunia HR

Bayangkan sebuah perusahaan ritel yang baru saja memutuskan untuk membuka sepuluh toko baru di berbagai kota. Divisi operasional tentu memerlukan tambahan kepala toko, supervisor, dan staf penjualan. Untuk itu, setiap manajer wilayah akan mengisi job requisition form dengan informasi rinci, mulai dari jumlah posisi, lokasi, hingga alasan strategis di balik permintaan tersebut. Salah satu job requisition example yang mungkin muncul adalah untuk posisi “Supervisor Toko – Area Bandung” dengan justifikasi “Pembukaan cabang baru pada kuartal berikutnya, memerlukan pengawasan operasional harian dan pelatihan staf baru.”

Dengan job requisition yang terstruktur seperti ini, HR dapat segera menindaklanjuti, mempublikasikan lowongan yang sesuai, dan mengatur proses seleksi yang relevan. Semua berjalan efisien karena kebutuhan sudah teridentifikasi dengan jelas sejak awal.

Pentingnya Job Requisitions dalam Strategi SDM

Job requisitions memiliki makna strategis yang jauh melampaui peran administratifnya. Dalam konteks manajemen SDM modern, dokumen ini berfungsi sebagai mekanisme kontrol yang memastikan perekrutan sejalan dengan strategi perusahaan.

Menjaga Keselarasan dengan Rencana Tenaga Kerja

Dengan job requisition, setiap pembukaan posisi baru melalui pertimbangan yang matang. Ini memastikan jumlah dan kompetensi tenaga kerja tetap sesuai dengan rencana tenaga kerja (workforce planning) perusahaan, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

Mengendalikan Anggaran Perekrutan

Perekrutan tanpa kontrol dapat dengan cepat menguras anggaran. Job requisition memberi ruang bagi HR dan manajemen untuk menilai urgensi posisi dan dampaknya terhadap biaya. Hanya posisi yang benar-benar penting yang akan diberi lampu hijau.

Memenuhi Kewajiban Kepatuhan

Di banyak industri, terutama yang diawasi ketat, setiap perekrutan harus terdokumentasi dengan alasan yang jelas. Job requisition menjadi bukti formal yang dapat ditunjukkan dalam audit internal maupun eksternal, sebagai bentuk akuntabilitas perusahaan.

Mengoptimalkan Proses dengan Job Requisition

Meskipun banyak perusahaan sudah memiliki proses job requisition, tidak semua berhasil mengelolanya dengan efektif. Optimalisasi diperlukan agar proses ini tidak menjadi hambatan, melainkan akselerator rekrutmen.

Penggunaan Job Requisition Template

Dengan menggunakan job requisition template yang baku, manajer pengaju dapat memastikan semua informasi penting tercantum sejak awal. Template ini juga membantu HR memproses permintaan dengan lebih cepat karena formatnya konsisten.

Integrasi dengan Sistem HR Digital

Mengintegrasikan proses job requisition ke dalam sistem HRIS mempercepat alur persetujuan. Permintaan bisa diajukan secara daring, dilacak statusnya secara real-time, dan diarsipkan otomatis. Hal ini mengurangi waktu tunggu dan risiko kehilangan dokumen.

Pemanfaatan Data untuk Perencanaan

Setiap job requisition yang terekam digital menyumbang data berharga bagi perencanaan tenaga kerja. HR dapat menggunakannya untuk memprediksi kebutuhan SDM di masa depan, mengidentifikasi tren turnover, dan menyusun strategi perekrutan yang lebih tepat sasaran.

Dalam dunia bisnis yang bergerak cepat, perekrutan yang tepat waktu dan tepat sasaran menjadi salah satu kunci daya saing perusahaan. Namun, proses ini tidak akan berjalan optimal tanpa fondasi administratif yang kokoh seperti job requisition.

Dengan memahami dan mengelola proses ini secara profesional, perusahaan tidak hanya memastikan efisiensi operasional, tetapi juga membangun budaya kerja yang terukur dan strategis. Jika perusahaan Anda ingin mengoptimalkan manajemen rekrutmen, mulai dari penyusunan job requisition form hingga penerapan job requisition template yang terintegrasi, Magnet Solusi Integra siap menjadi mitra strategis Anda. Bersama Magnet Solusi Integra, setiap langkah rekrutmen akan menjadi lebih terstruktur, transparan, dan selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang Anda.