Meeting Efektif
By Dra. I Novianingtyastuti ,M.M., Psi
- Mengidentifikasikan tujuannya. Jangan melakukan meeting hanya karena kebiasaan harus ada meeting tiap hari tertentu, namun kurang disertai dengan kejelasan tujuan diadakannya meeting tersebut. Hal ini membuat meeting menjadi tidak efektif.
- Identifikasikan keputusan/ tindakan yang akan diambil sebagai keputusan meeting. Oleh karena itu masing-masing peserta harus mempersiapkan pemecahan sesuai dengan agenda meeting.
- Kembangkan agenda meeting. Dalam hal ini sebagai pengundang maka anda harus minta pada orang-orang yang tepat untuk mempersiapkan data-data yang diperlukan untuk membahas keputusan dalam meeting. Lakukan hal itu secara tertulis dalam undangan yang anda buat.
- Persiapkan sarana visual pendukung yang berguna bagi kelancaran meeting, seperti OHP, transparansi, ruangan meeting, dll.
- Mulailah meeting dengan tepat waktu, meskipun belum lengkap seluruhnya yang hadir. Secara psikologis hal ini akan membuat orang lain berpikir bahwa ini adalah meeting efektif yang penting dan tidak boleh membuang waktu.
- Bacakan secara jelas tujuan meeting dan aturan yang harus ditaati selama meeting.
- Menugaskan seseorang untuk membuat notulen meeting yang meliputi usulan, masalah, solusi, dan tindakan yang akan diambil.
- Pastikan diskusi yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan topik yang telah diagendakan.
- Arahkan meeting untuk mencapai keputusan dan tindakan. Jika ada agenda yang tersembunyi atau hal-hal personal yang mencoba dikemukakan, maka selalu ingatkan pada agenda meeting.
- Kelolalah waktu secara bermanfaat. Oleh karenanya dalam agenda yang telah dipersiapkan sebaiknya anda mencantumkan waktu yang jelas untuk membahas masing-masing agenda.
- Kelolalah konflik yang muncul dengan baik. Hal ini penting dilakukan karena pada dasarnya “kunci mengadakan rapat yang sukses adalah dengan terus meningkatkan setiap rapat dengan kritik dan evaluasi yang konstan.”
-
Kontrol jalannya meeting agar tidak menyimpang dari agenda yang dijadwalkan.
- Kembangkan rencana tindakan yang akan diambil dan buatlah tugas pada masing-masing orang untuk melakukan follow-up dilapangan sesuai dengan bidangnya dan tetapkan waktu pelaksanaannya di lapangan. Dengan demikian para partisipan dilibatkan untuk secara langsung untuk kesuksesan hasil meeting.
- Akhiri meeting tepat pada waktunya dan buatlah janji untuk melakukan follow-up hasil tindakan yang harus diambil.
- Pimpinan meeting harus melakukan kontrol pelaksanaan agenda meeting di lapangan, sehingga meeting yang telah dilakukan dapat membuahkan hasil optimal.
