Mengenal Knowledge Management (KM)

Authors : M. IQBAL FAJAR (Senior Consultant , Knoco Indonesia)

“Knowledge management is not only about benefits for the organization, it is also nurtures your knowledge and professionalism for your better employability.” – KNOCO Indonesia

Definisi Pengetahuan

Secara tradisi, pada sistem pendidikan kita dan di hampir semua organisasi, pengetahuan dipandang sebagai milik perorangan. Dengan memiliki pengetahuan, seseorang secara otomatis dapat memiliki status tertentu, tergantung pada tingkat pengetahuan yang dimiliki. Pengetahuan membuat seseorang mampu mengambil keputusan, melakukan tindakan, dan/atau berbagi pengalaman.

Pada piramida berikut, kita dapat melihat bagaimana evolusi dari ‘Data’ menjadi ‘Information’, ‘Knowledge’ dan akhirnya ‘Wisdom’. ‘Data’ dikenal berupa nama, ukuran, angka, dan/atau bentuk lainnya yang berdiri sendiri dan mempunyai makna yang sangat terbatas. Namun jika data tersebut dikumpulkan, diolah, dan dianalisa akan menghasilkan sesuatu yang disebut ‘Information’ (Informasi).

Gambar 1: Hubungan Data, Informasi, Pengetahuan dan Wisdom

Sebagai ilustrasi, dalam sebuah aktivitas pekerjaan, kita dapat dengan mudah menemukan data dan informasi ini, terutama pada pekerjaan yang telah selesai. Data yang ada jika diolah dan dikaitkan dengan indikator penilaian pekerjaan (misalnya waktu, hasil pekerjaan, tingkat penyerapan anggaran dan sebagainya) akan berubah menjadi informasi yang dapat digunakan sebagai dasar suatu aksi atau keputusan pada pekerjaan berikutnya.

Pada tingkatan yang lebih tinggi, aksi atau keputusan yang berupa tindakan inilah yang disebut pengetahuan atau ‘Knowledge’. Jadi pengetahuan adalah informasi yang digunakan dalam bentuk tindakan/perbuatan atau lebih dikenal sebagai ‘Information in Action’.

Dengan kata lain, sebenarnya ilmu pengetahuan yang kita peroleh selama masa pendidikan lebih tepat disebut sebagai informasi, kecuali jika kita sudah menggunakannya di tempat kerja. Informasi yang digunakan akan memberikan pengalaman yang membangun pengetahuan pada individu yang melakukannya. Informasi yang banyak diperoleh dari berbagai macam pekerjaan akan memberikan banyak manfaat jika digunakan untuk memperoleh pengetahuan yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas penyelesaian pekerjaan selanjutnya. Jelaslah bahwa dasar dari pengetahuan adalah informasi yang berbasis dari pengalaman (heuristik).

Lebih jauh lagi jika pengetahuan tersebut sering dan terus digunakan, dikembangkan dari waktu ke waktu, dan teruji melalui berbagai pekerjaan akan memberikan tingkatan tertinggi seperti ditunjukkan pada Gambar 1. Tingkatan ini disebut ‘Wisdom’. Inilah tingkatan yang harus dicapai oleh siapapun dan menjadi alasan mengapa karyawan berpengalaman selalu dicari untuk memimpin unit organisasi. ‘Wisdom’ yang mereka miliki sangat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu atau lebih cepat, biaya yang efisien sesuai anggaran, dan kualitas yang sesuai standar yang diharapkan.

Terkait dengan knowledge, para ahli membaginya ke dalam dua kategori, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Dalam pengertian yang sederhana, tacit knowledge adalah semua pengetahuan dan wisdom yang dimiliki seseorang dan belum didokumentasikan. Pengetahuan tacit masih berada di dalam kepala pemiliknya. Seseorang yang mempunyai pengetahuan tacit yang penting dan banyak, secara alamiah akan menjadi orang yang dicari dan diperlukan untuk menjadi narasumber.

Pengetahuan dan wisdom yang dimiliki seseorang diperlukan untuk menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Dengan demikian dapat dipahami bahwa pengetahuan tacit adalah aset bagi seseorang, yang berisiko hilang bersamaan dengan menghilangnya orang yang memiliki pengetahuan ini. Misalnya sedang cuti, pindah kerja, berhenti dari pekerjaan, meninggal, dan sebagainya. Hal seperti ini sering dan banyak terjadi di berbagai organisasi.

Explicit knowledge atau pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan tacit yang sudah dituangkan dalam bentuk yang dapat digunakan oleh orang lain tanpa kehadiran pemilik pengetahuan tacit tersebut. Pengetahuan eksplisit dapat ditemukan dalam bentuk dokumen, rekaman, database, video, dan ‘media sharing’/berbagi lainnya. Pengetahuan yang sudah didokumentasikan inilah yang harus dikelola dengan baik agar tacit knowledge yang kritikal dapat menyebar dengan baik di lingkungan organisasi. Dengan begitu, keterbatasan atau ketergantungan organisasi pada tacit knowledge dapat dikurangi.

Pengetahuan tacit dapat berkembang jika pengetahuan eksplisit juga ikut dikembangkan. Sayangnya hal ini bertentangan dengan konsep berfikir ‘Knowledge is power’. Dengan menyimpan pengetahuan untuk diri sendiri, seseorang merasa aman dengan perannya dan merasa akan selalu diperlukan. Pada kenyataannya, individu yang menyimpan pengetahuannya hanya sebagai pengetahuan tacit lama-kelamaan pengetahuannya tersebut akan semakin tertinggal dan menjadi kadaluwarsa. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mencegah hal ini adalah dengan berbagi pengetahuan. Ketika berbagi pengetahuan, si pemilik pengetahuan akan banyak menerima pertanyaan, klarifikasi, dan pandangan baru yang membuat pengetahuan tacit-nya semakin teruji.

Pada era pengetahuan saat ini, pengetahuan tacit yang berkembang adalah yang selalu dibagikan ke individu lain untuk membuatnya semakin teruji dan berkembang. Namun kenyataannya tidak semudah itu. Banyak tantangan yang harus diatasi, terutama dari sisi individu yang memiliki pengetahuan dan wisdom tersebut.

Terdapat sebuah analogi yang menarik untuk menjelaskan hubungan antara pengetahuan tacit dan eksplisit ini. Hal ini terjadi pada para pendaki gunung. Bagi yang sudah pernah mendaki gunung pasti menyetujui bahwa perjalanan menuruni gunung jauh lebih cepat dibandingkan saat naik. Namun cepat ini tidak berarti mudah, tingkat kesulitannya dirasakan lebih tinggi dibandingkan naik gunung.

Bentuk piramida pada Gambar 1 merepresentasikan kebutuhan waktu yang cukup lama bagi seseorang untuk mempunyai pengetahuan dan wisdom yang memiliki nilai kritikal, seperti naik gunung. Hal sebaliknya terjadi pada pengetahuan eksplisit. Berbagi pengetahuan dan wisdom serta menjadikannya sebagai informasi bagi orang lain dapat dilakukan dengan cepat. Namun kenyataannya sulit alias tidak mudah, seperti halnya saat turun gunung. Kesulitan muncul terutama jika konsep berfikir bahwa ‘Knowledge is power’ masih melekat pada individu pemilik pengetahuan tersebut. Hal inilah yang menjadi tantangan dalam penerapan KM di organisasi manapun.

Ada satu fakta yang menarik terkait pengetahuan tacit dan eksplisit. Penelitian menyebutkan bahwa explicit knowledge maksimal hanya dapat merangkum 30% dari tacit knowledge. 70% sisanya masih belum terdokumentasikan alias masih berada di kepala individu dalam bentuk pengalaman, wisdom, best practice, lesson learnt, dan sebagainya. Dapat dibayangkan bagaimana jika pemilik pengetahuan tacit ini tidak ada di kantor ketika dibutuhkan, misalnya karena sakit, cuti, resign, atau bahkan pensiun. Organisasi akan kehilangan peluang pengetahuan kritikal yang sangat berharga (knowledge lost).

Definisi Knowledge Management (KM)

Knowledge Management (KM) muncul salah satunya adalah akibat adanya kebutuhan untuk mencegah ketergantungan pengetahuan pada individu secara terbatas. Fokus utama dalam kegiatan pengelolaan pengetahuan atau KM adalah bagaimana mengalirkan pengetahuan (flowing the knowledge) sehingga dapat memberikan nilai tambah untuk organisasi. KM bukan sebuah aktivitas ‘pasif’ yang hanya memenuhi database perusahaan dengan berbagai macam dokumen (repository).

Knowledge Management merupakan penciptaan nilai tambah yang dapat digunakan oleh lembaga atau instansi apapun. Semua organisasi menggunakan dan membutuhkan pengetahuan. Untuk organisasi bisnis, Penerapan KM harus selaras dengan kebutuhan bisnis. KM menjadi salah satu tools yang bermanfaat dalam mendukung pencapaian target bisnis. Untuk organisasi sektor publik, KM harus dapat mendukung peningkatan produktivitas, efektivitas gugus kendali mutu, percepatan pengambilan keputusan, serta berbagi pengalaman dan best practice antar karyawan dan instansi.

Knowledge Management juga memperkenalkan istilah bagi para karyawan yang menerapkannya dengan sebutan Knowledge Worker (Karyawan Berpengetahuan), yang didefinisikan sebagai karyawan yang menggunakan atau memanfaatkan pengetahuan dalam melakukan pekerjaannya. Sejarah telah membuktikan, peralihan era dari manual worker menjadi industrial worker mampu meningkatkan produktivitas yang sangat tinggi. Dan peralihan di era pengetahuan, dari industrial worker menjadi knowledge worker terbukti telah meningkatkan produktivitas menuju tingkatan yang lebih signifikan lagi.

Jika di masa lalu dibutuhkan waktu hingga beberapa generasi untuk membangun sebuah perusahaan berkembang hingga menjadi besar secara finansial, maka Facebook, Google, dan beberapa perusahaan sejenis yang lahir di sekitar akhir tahun 1990 hingga tahun 2000-an, mampu melakukannya hanya dalam hitungan tahun. Dalam konteks sektor publik, kita disuguhkan pada kenyataan negara kecil tanpa sumberdaya alam seperti Singapura mampu mengungguli negara lain dalam hal perekonomian. Inilah kekuatan para knowledge workers!

Manfaat Knowledge Management

Sangat jelas bahwa tidak mungkin menyampingkan eksistensi pengetahuan untuk semua aktivitas organisasi, baik itu organisasi profit maupun non profit. Tanpa pengetahuan, kita tidak akan dapat menjalankan fungsi organisasi. Karena itu, untuk semua aktivitas yang dilakukan, langkah paling awal adalah penguasaan terhadap pengetahuan penting dari aktivitas tersebut. Semua aktivitas KM yang dibangun harus selaras dengan prioritas yang ingin dicapai oleh organisasi.

KM bukan sebuah aktivitas yang berdiri sendiri, melainkan harus menyatu atau terintegrasi dengan aktivitas organisasi lainnya. Hal ini penting untuk memberikan dampak kumulatif dari semua aktivitas yang ada di organisasi. Jika tidak, maka KM hanya bersifat simbolik dan sekadar ada.

Penerapan Knowledge Management secara terintegrasi akan memberikan banyak manfaat, antara lain:

Meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya, yaitu pengetahuan dan pengalaman yang ada;
Memanfaatkan aset intelektual untuk mencapai kinerja organisasi yang lebih baik untuk mempercepat peningkatan produktivitas bagi peningkatan kinerja organisasi;
Meningkatkan organizational learning, tidak hanya learning organization;
Mempercepat proses pembelajaran, mempersingkat learning curve;
Mencegah terjadinya pengulangan kesalahan atau kegagalan kinerja;
Mencegah “reinventing the wheel”, sesuatu yang pernah dilakukan di organisasi disebarkan secara sistematis agar diketahui oleh individu, unit, atau lokasi lain di organisasi agar tidak memulai dari nol saat melakukan pekerjaan yang sama;
Mengefektifkan biaya pelatihan dan pembelajaran;
Memastikan proses pembelajaran ditanamkan dalam proses bisnis;
Memastikan teknologi berfungsi sebagai enabler untuk terjadinya proses knowledge flow;
Memastikan critical knowledge terjaga dan berkembang di organisasi;
Memudahkan dalam mengidentifikasi SME (Subject Matter Expert) atau Karyawan Ahli;
Membangun budaya pembelajaran di lingkungan organisasi yang bermanfaat meningkatkan daya saing dan survivalability organisasi;
Membangun jaringan pengetahuan di lingkungan organisasi;
Dan manfaat lainnya.

Knowledge Management dan Tujuan Organisasi

Kesalahan utama yang terjadi ketika akan menerapkan KM di banyak organisasi adalah pemahaman tentang KM dan tujuan organisasi. Umumnya, organisasi yang akan atau sudah menerapkan KM menganggap inisiatif KM adalah bagian terpisah dari tujuan organisasi. Disinilah kesalahan bermula. Sejatinya, KM bukanlah bagian yang terpisah dari tujuan atau strategi organisasi. Justru sebaliknya, KM adalah bagian terpenting dari strategi organisasi. Secara lebih jelas, hubungan tersebut dijelaskan pada gambar berikut:

Gambar 2: Hubungan KM dengan Strategi Organisasi

Dari gambar di atas akan semakin jelas kemana arahan KM selanjutnya. Berawal dari pencapaian organisasi saat ini (current organization achievement) yang dapat dicapai karena memiliki pengetahuan dalam melakukan proses kerja yang berhubungan dengan kinerja (current competencies). Jika organisasi ingin meningkatkan pencapaiannya dengan menyusun target baru (improved organization achievement), maka ada kesenjangan (gap) yang muncul. Ini disebut strategy gap. Ketika ada target pencapaian baru, maka pasti ada kebutuhan pengetahuan baru (competencies required by organization) yang harus dimiliki untuk melakukan aktivitas baru. Dari sinilah muncul kesenjangan (gap) antara pengetahuan yang sudah ada dengan kebutuhan pengetahuan baru. Ini yang kita sebut sebagai knowledge gap.

Inilah kerangka berpikir yang menjadi dasar dari KM. Pengetahuan (knowledge) harus sesuai dengan kebutuhan organisasi dan pengembangan pengetahuan pun harus sesuai dengan strategi pengembangan organisasi. Dengan pola pikir ini, KM akan memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Knowledge Management di Sektor Swasta

Knowledge Management berkembang di sektor swasta secara lebih pesat dan konsisten. Seperti dijelaskan di Bab Pendahuluan, KM berkembang karena adanya faktor resiko yang harus diperhatikan dan dimitigasi secara serius. Jika diperhatikan, nampak jelas bahwa KM diterapkan secara serius di perusahaan-perusahaan yang bermodal besar dan beresiko tinggi. KM di swasta pada umumnya fokus pada proses belajar dari pengalaman internal dan eksternal yang dilakukan secara konsisten. Tujuannya adalah agar tidak terjadi pengulangan kesalahan yang sama atau melakukan “reinventing the wheel”. Dalam tahapan selanjutnya, KM berperan mendukung proses inovasi dengan terus memperbaiki kinerja dan menciptakan hal yang baru dan penyempurnaan proses.

Pendekatan KM yang dilakukan juga berkembang dan terus diperbaiki dari waktu ke waktu. Kesalahan penerapan dijadikan pembelajaran dan keberhasilan dijadikan sebagai best practice. Konsep penerapan KM yang ada saat ini merupakan hasil pembelajaran sejak KM pertama kali dikenal di lingkungan bisnis. Evolusinya bermula dari fokus kepada kualitas (quality), yang berlanjut pada peningkatan produktifitas (productivity), dan saat ini mengarah pada produktifitas pengetahuan (knowledge productivity).

Banyak sekali contoh saat ini bisnis yang berkembang dengan berbasis pengetahuan. Di Indonesia dikenal perusahaan seperti Kaskus, Gojek, dan lain sebagainya. Jika ditelisik secara lebih jauh jelas sekali bahwa perusahan-perusahaan tersebut dengan cerdik memanfaatkan informasi dan pengetahuan tentang potensi-potensi pasar. Keberhasilan semua usaha di sektor swasta di era pengetahuaan saat ini jelas sekali karena kemampuan memanfaatkan informasi dan pengetahuan lebih cepat dari kompetitor.

Salah satu contoh penerapan KM yang paling terkenal di Indonesia adalah Unilever Indonesia. Sebagai salah satu ritel dan produsen food and beverages terbesar, Unilever Indonesia memanfaatkan KM secara aktif untuk meningkatkan kinerjanya. Salah satu aplikasinya ialah pembuatan panduan dan troubleshooting peralatan oleh karyawan di salah satu pabrik yang dibagikan ke pabrik lainnya. Di sisi marketing, Unilever secara aktif mendukung karyawannya dalam komunitas-komunitas praktisi yang aktif berdiskusi tentang keberhasilan dan kegagalan strategi penjualannya. Tidak heran, upaya aktif tersebut menjadi salah satu penopang keberhasilannya.

Knowledge Managemen sendiri secara serius dibagikan dan dihargai di sector swasta. Salah satu award yang terkenal di bidang KM ialah Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) Award. Penghargaan ini dimulai oleh Teleos, salah satu konsultan KM dan strategi yang mengadakan studi pada perusahaan-perusahaan yang dianggap berhasil dalam penerapan KM. Kini MAKE Awards secara konsisten dilakukan secara global. Beberapa perusahaan Indonesia yang tercatat pernah menjadi pemenang MAKE Awards tingkat global dan Asia adalah Unilever Indonesia, Pertamina, dan United Tractor.

Seperti dikatakan oleh CEO Hewlett Packard, Lew Platt, “If only we know what we knew, we will be three times profitable” – Jika saja kami tahu apa yang seharusnya kami ketahui, kami akan tiga kali lipat lebih lebih untung. Ini menggambarkan bagaimana pentingnya mengelola pengetahuan. Pengetahuan yang tepat, dimiliki oleh personil yang tepat, dan tersedia pada saat yang tepat untuk mendukung bisnis perusahaan.