Fungsi onboarding training muncul akibat kondisi dimana begitu seseorang melangkah ke sebuah perusahaan, dia seperti memasuki dunia baru yang penuh teka-teki.

Hari pertama itu bisa jadi begitu mendebarkan, seperti berada di tempat yang asing, dengan wajah-wajah baru dan lingkungan yang belum dikenal.

Namun, jika perusahaan punya onboarding training yang baik, rasa asing itu bisa langsung berubah menjadi kenyamanan.

Proses orientasi yang tepat tidak hanya membantu karyawan baru mengenal apa yang harus dilakukan, tetapi juga mengajarkan mereka bagaimana melangkah dalam budaya dan nilai-nilai perusahaan.

Ini adalah momen berharga, yang bukan sekadar tentang pelatihan teknis, tetapi tentang bagaimana karyawan merasa diterima dan bagian dari sesuatu yang lebih besar.

Baca Juga: Ketahui 10+ Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan!

Definisi Onboarding Training

Onboarding training, atau pelatihan orientasi karyawan baru, adalah proses sistematis yang dirancang untuk membantu karyawan baru memahami budaya, nilai-nilai, serta sistem dan prosedur yang ada di perusahaan tempat mereka bekerja.

Proses ini dimulai dari saat karyawan pertama kali diterima hingga mereka dapat bekerja secara mandiri dan berkontribusi dengan maksimal dalam tim.

Tujuan utama onboarding training adalah untuk memberikan pengalaman yang menyenangkan dan membangun hubungan yang baik antara karyawan baru dan perusahaan.

Melalui onboarding, karyawan baru diperkenalkan tidak hanya kepada pekerjaan yang akan mereka jalani, tetapi juga kepada cara perusahaan beroperasi secara keseluruhan, mulai dari penggunaan teknologi dan perangkat yang digunakan di tempat kerja, hingga pengenalan terhadap rekan-rekan kerja dan struktur organisasi.

Ini juga menjadi kesempatan bagi perusahaan untuk menunjukkan budaya dan nilai-nilai yang mereka junjung tinggi, yang berfungsi untuk menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan menyenangkan.

Onboarding bukan sekadar prosedur administratif; ini adalah langkah awal dalam membentuk loyalitas dan komitmen karyawan terhadap perusahaan.

Ketika dilakukan dengan baik, onboarding bisa meningkatkan kepuasan karyawan, mengurangi tingkat turnover, serta meningkatkan produktivitas karyawan dalam jangka panjang.

Sehingga, onboarding training tidak hanya dianggap sebagai formalitas belaka, melainkan sebagai investasi yang sangat penting untuk keberhasilan perusahaan.

Mengapa Onboarding Itu Penting?

Pernahkah Anda merasa canggung saat memasuki tempat baru? Rasanya seperti ada yang hilang, seperti Anda belum menemukan tempat yang tepat untuk bernaung.

Begitu juga karyawan baru yang datang ke perusahaan Anda.

Tanpa onboarding yang baik, mereka bisa merasa seperti ikan yang terlempar dari air.

Oleh karena itu, onboarding training bukan hanya sebuah prosedur untuk memperkenalkan karyawan kepada alat dan prosedur.

Ini adalah langkah pertama untuk membuat mereka merasa dihargai, bagian dari tim, dan bagian dari misi besar perusahaan.

Onboarding yang sukses memberikan fondasi yang kuat bagi hubungan jangka panjang antara karyawan dan perusahaan.

Ini bukan hanya tentang memberikan informasi, tetapi tentang membangun kepercayaan.

Kepercayaan yang muncul karena karyawan merasa diberi perhatian, diajak berkomunikasi dengan baik, dan diberikan pemahaman yang jelas mengenai apa yang diharapkan dari mereka.

Baca Juga: Bentuk Program Pengembangan Karyawan & Tantangannya!

Fase-Fase Jadwal Onboarding Training yang Efektif

1. Persiapan Sebelum Hari Pertama

Onboarding training tidak dimulai pada hari pertama karyawan baru masuk ke kantor.

Proses ini dimulai jauh sebelumnya, bahkan sebelum karyawan menjejakkan kaki pertama kali di tempat kerja.

Persiapan yang baik akan menciptakan kesan pertama yang sangat berarti.

Sebelum mereka tiba, kirimkan informasi yang membuat mereka merasa diterima.

Ini bisa berupa paket selamat datang yang berisi informasi dasar tentang perusahaan, tugas yang akan mereka jalani, serta petunjuk untuk hari pertama mereka.

Di sisi lain, pastikan bahwa semua peralatan yang mereka butuhkan telah disiapkan.

Laptop, akses email, dan semua kebutuhan teknis lainnya harus sudah siap.

Dengan persiapan seperti ini, karyawan merasa dihargai dan diperlakukan dengan profesionalisme yang tinggi.

2. Pengenalan Budaya dan Nilai Perusahaan

Hari pertama karyawan baru adalah momen yang penuh dengan kesan.

Pada saat inilah mereka mulai membentuk gambaran pertama tentang perusahaan tempat mereka bekerja.

Ini adalah kesempatan yang baik untuk memperkenalkan budaya perusahaan, yang sering kali menjadi pembeda antara satu perusahaan dengan yang lainnya.

Budaya ini mencakup nilai-nilai, tujuan perusahaan, serta perilaku yang diharapkan dari setiap karyawan.

Penting untuk menyampaikan hal ini secara natural dan tidak terkesan menggurui.

Jangan langsung memberikan materi pelatihan yang terlalu formal, melainkan gunakan pendekatan yang lebih santai namun penuh makna.

Sebagai contoh, Anda bisa mulai dengan cerita mengenai sejarah perusahaan, bagaimana perusahaan tumbuh, dan siapa saja yang terlibat dalam perjalanan itu.

Cerita seperti ini akan memberi konteks yang lebih kuat tentang mengapa perusahaan menjalani apa yang mereka lakukan sekarang, dan bagaimana karyawan baru bisa menjadi bagian penting dari cerita tersebut.

3. Pengenalan Alat dan Sistem Kerja

Setelah karyawan baru memahami budaya dan nilai perusahaan, saatnya beralih ke materi yang lebih praktis: pengenalan sistem dan alat yang akan digunakan.

Di sini, penting untuk memberikan pelatihan yang tidak hanya mencakup penggunaan alat, tetapi juga mengapa alat tersebut digunakan dan bagaimana mereka mendukung tujuan perusahaan.

Sebagai contoh, jika perusahaan menggunakan sistem tertentu untuk manajemen proyek, jelaskan bagaimana sistem tersebut berkontribusi pada efisiensi dan kolaborasi tim.

Namun, jangan sampai bagian ini terlalu teknis dan membosankan.

Berikan ruang bagi karyawan baru untuk bertanya dan mencoba sendiri.

Ketika mereka bisa berinteraksi langsung dengan alat yang akan mereka gunakan, proses pembelajaran menjadi lebih mudah dan menyenangkan.

4. Pengenalan Tim dan Lingkungan Kerja

Selain sistem dan alat kerja, pengenalan kepada rekan kerja dan tim juga sangat penting.

Karyawan baru harus merasa diterima oleh orang-orang yang akan mereka ajak bekerja sama sehari-hari.

Oleh karena itu, sediakan waktu untuk memperkenalkan mereka dengan tim, baik secara formal maupun informal.

Anda bisa menyelenggarakan sesi perkenalan yang tidak terlalu kaku, misalnya dengan melakukan coffee break bersama, yang memberikan kesempatan bagi karyawan baru untuk berinteraksi dengan rekan-rekan mereka secara lebih santai.

Lingkungan kerja yang mendukung juga tak kalah penting.

Pastikan bahwa karyawan baru merasa nyaman dengan ruang kerja, suasana kantor, dan fasilitas yang ada.

Hal ini sangat berpengaruh terhadap kepuasan dan produktivitas mereka dalam jangka panjang.

5. Umpan Balik dan Penyesuaian

Onboarding training yang efektif tidak berakhir setelah minggu pertama atau bahkan bulan pertama.

Selama masa orientasi, sangat penting untuk memberikan umpan balik secara berkala kepada karyawan baru.

Ini bisa dilakukan melalui sesi evaluasi informal di mana karyawan diberi kesempatan untuk memberikan masukan tentang pengalaman mereka sejauh ini.

Anda juga bisa memberi mereka umpan balik mengenai kinerja mereka, memberikan apresiasi terhadap hal-hal yang sudah mereka lakukan dengan baik, serta memberikan bimbingan jika ada area yang perlu diperbaiki.

Umpan balik ini penting, karena membantu karyawan merasa terlibat dalam proses perkembangan mereka sendiri.

Ini juga memberikan mereka rasa bahwa perusahaan peduli dengan keberhasilan mereka dan bersedia memberikan dukungan untuk membantu mereka sukses.

Mengapa Onboarding yang Baik Bisa Mengurangi Tingkat Turnover?

Salah satu alasan utama mengapa onboarding training perlu diperhatikan dengan serius adalah karena ini dapat membantu mengurangi tingkat turnover.

Banyak karyawan baru yang merasa kecewa atau bahkan meninggalkan perusahaan dalam beberapa bulan pertama mereka.

Salah satu penyebabnya adalah kurangnya perasaan keterikatan terhadap perusahaan.

Tanpa orientasi yang baik, mereka merasa bingung atau tidak dihargai, sehingga mereka cenderung mencari peluang lain yang lebih menjanjikan.

Dengan onboarding yang baik, karyawan baru merasa lebih terlibat dan termotivasi untuk bertahan lebih lama.

Mereka tidak hanya merasa diberi tahu tentang pekerjaan mereka, tetapi juga diberi pemahaman yang lebih dalam tentang bagaimana mereka bisa berkembang bersama perusahaan.

Ini menciptakan loyalitas yang sangat bernilai, yang pada gilirannya memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam jangka panjang.

Baca Juga: Cara Menghitung ROI Pelatihan Karyawan Perusahaan!

Onboarding Sebagai Investasi Jangka Panjang

Penting untuk diingat bahwa onboarding training bukanlah biaya yang harus dikeluarkan perusahaan, melainkan investasi yang sangat menguntungkan.

Melalui onboarding yang baik, perusahaan akan mendapat manfaat dari karyawan yang lebih produktif, lebih puas, dan lebih loyal.

Karyawan yang merasa dihargai dan diperhatikan pada hari pertama mereka, akan lebih termotivasi untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan.

Jadi, jika Anda bertanya apakah onboarding training itu penting, jawabannya adalah sangat penting.

Ini adalah langkah pertama yang akan menentukan bagaimana karyawan baru beradaptasi, bagaimana mereka merasa diterima, dan bagaimana mereka akan berkontribusi pada masa depan perusahaan. Investasi waktu dan sumber daya dalam onboarding yang baik akan membayar hasilnya berkali-kali lipat.

Onboarding yang efektif tidak bisa dilakukan begitu saja tanpa pendampingan yang tepat dari tim SDM.

Karyawan baru memerlukan bimbingan yang terus-menerus agar mereka bisa beradaptasi dengan cepat dan memberikan kontribusi maksimal.

Proses ini bukan hanya tentang memperkenalkan pekerjaan, tetapi juga menciptakan rasa nyaman dan membangun hubungan yang kuat dengan perusahaan.

Tanpa pendampingan yang tepat, karyawan bisa merasa terasing atau kebingungan, yang akhirnya berdampak pada performa dan kepuasan kerja mereka.

Di sinilah peran penting tim SDM dalam memberikan arahan dan dukungan secara langsung.

MSI menyadari pentingnya hal ini dan menyediakan program Learning & Development yang lengkap, serta konsultasi gratis dengan kami untuk membantu perusahaan merancang proses onboarding yang lebih efektif dan berdampak positif.