Di dunia kerja hari ini, pelatihan sudah bukan lagi sekadar program tahunan yang harus ada supaya HRD kelihatan aktif.
Pelatihan sekarang adalah investasi.
Dan seperti semua investasi, yang ditanya pertama kali bukan hanya “Bagus gak acaranya?” tapi “Balik modal gak sih?”
Return on Training Investment (ROTI) itulah jawabannya. ROTI membantu perusahaan menilai apakah uang, waktu, dan tenaga yang dikeluarkan untuk training benar-benar memberikan hasil nyata.
Bukan hanya hasil yang terasa, tapi hasil yang bisa dihitung. Karena bagaimanapun, manajemen puncak butuh angka.
Bukan sekadar cerita.
Tapi, bagaimana sebenarnya menghitung ROTI ini?
Apakah semudah menghitung untung rugi jualan kue? Tentu saja tidak. Tapi juga tidak sesulit yang dibayangkan.
Mari kita bahas pelan-pelan.
Baca Juga: Definisi & Pelatihan Leadership Development Program!
Apa Itu Return on Training Investment (ROTI)?
Secara konsep, ROTI itu sangat sederhana. Return on Training Investment (ROTI) adalah cara membandingkan berapa besar manfaat finansial yang dihasilkan oleh pelatihan terhadap berapa besar biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan pelatihan tersebut.
Kalau manfaat yang muncul lebih besar dari biaya yang dikeluarkan, berarti pelatihan itu menghasilkan return positif.
Sebaliknya, kalau manfaatnya tidak sebanding atau bahkan lebih kecil dari biaya, maka perlu ada evaluasi serius.
Apakah metode pelatihannya yang kurang efektif? Apakah sasaran peserta tidak tepat? Atau mungkin topik yang dipilih tidak menjawab kebutuhan riil bisnis?
Rumus matematis Return on Training Investment sendiri cukup mudah diingat. Ia berbunyi: manfaat pelatihan dikurangi biaya pelatihan, kemudian hasilnya dibagi dengan biaya pelatihan itu sendiri, lalu dikalikan seratus persen.
Hasil akhirnya adalah angka persen yang menggambarkan seberapa besar return yang diperoleh dari setiap rupiah yang diinvestasikan dalam program pelatihan tersebut.
Namun, seperti kata pepatah, setan seringkali bersembunyi dalam detail.
Permasalahan dalam menghitung ROTI bukanlah pada rumusnya, melainkan pada bagaimana kita mendefinisikan dan mengukur “manfaat pelatihan” itu sendiri secara tepat.
Menyederhanakan Rumus ROTI
Kalau bicara soal menghitung Return on Training Investment, banyak orang langsung membayangkan rumus yang rumit, penuh angka dan kalkulasi panjang seperti laporan keuangan perusahaan besar.
Padahal sebenarnya, rumus ROTI itu justru sangat sederhana dan mudah dicerna.
Secara prinsip, rumusnya berbunyi begini: manfaat finansial dari pelatihan dikurangi total biaya pelatihan, lalu dibagi lagi dengan total biaya pelatihan tersebut.
Hasil akhirnya dikalikan seratus persen untuk mendapatkan angka dalam bentuk persentase.
Secara matematis, rumus Return on Training Investment bisa ditulis seperti ini:
ROTI (%) = [(Manfaat Finansial – Total Biaya Pelatihan) ÷ Total Biaya Pelatihan] × 100
Kuncinya ada di dua variabel utama: seberapa besar manfaat yang bisa dihitung dalam bentuk uang, dan seberapa besar biaya yang sudah dikeluarkan.
Dua hal ini harus dihitung dengan cermat supaya hasil Return on Training Investment benar-benar menggambarkan realitas.
Misalnya, kalau manfaat yang dihasilkan dari pelatihan adalah tambahan keuntungan sebesar lima ratus juta rupiah, sementara biaya pelatihannya seratus juta rupiah, maka:
ROTI = [(500.000.000 – 100.000.000) ÷ 100.000.000] × 100
ROTI = (400.000.000 ÷ 100.000.000) × 100
ROTI = 4 × 100
ROTI = 400%
Artinya, setiap satu rupiah yang diinvestasikan dalam pelatihan menghasilkan tambahan empat rupiah keuntungan.
Sebuah hasil yang tentu sangat menggembirakan bagi siapa pun yang harus mempertanggungjawabkan investasi pelatihan di hadapan manajemen.
Tapi perlu diingat, sehebat apa pun rumus ini, kekuatan utamanya tetap ada pada kejujuran data dan kecermatan pengukuran. Rumus yang sederhana bisa menipu kalau input datanya tidak akurat.
Karena itu, integritas dalam menghitung biaya dan manfaat adalah fondasi utama dalam perhitungan ROTI.
Baca Juga: People Analytics: Definisi, Pelatihan, Tools & Metrik!
Langkah-Langkah Menghitung ROTI Secara Nyata
1. Menghitung Total Biaya Pelatihan
Langkah pertama dalam menghitung Return on Training Investment adalah memastikan semua biaya pelatihan sudah dikalkulasikan dengan benar.
Ini mencakup tidak hanya biaya trainer atau biaya sewa ruangan, tetapi juga biaya konsumsi peserta, transportasi, perlengkapan pelatihan seperti modul dan alat tulis, sampai biaya gaji peserta yang tetap dibayarkan meski mereka sedang tidak bekerja karena mengikuti training.
Bahkan overhead administratif kecil pun perlu dicatat agar hasil akhirnya valid.
Semua elemen ini perlu disusun menjadi satu total biaya keseluruhan sebelum beranjak ke tahap berikutnya.
2. Menghitung Manfaat Finansial Pelatihan
Setelah semua biaya tercatat, tugas berikutnya adalah mengukur manfaat yang dihasilkan dari pelatihan.
Ini bisa dilakukan dengan berbagai pendekatan, tergantung tujuan pelatihannya. Bila pelatihan bertujuan meningkatkan penjualan, maka peningkatan omzet dibandingkan sebelum pelatihan menjadi indikator utama.
Bila bertujuan meningkatkan efisiensi, maka penghematan biaya operasional yang terjadi setelah pelatihan bisa menjadi dasar manfaat finansialnya.
Bahkan manfaat berupa berkurangnya turnover atau menurunnya tingkat kesalahan produksi juga dapat dikonversi ke angka uang dengan metode perhitungan yang tepat.
Intinya, semua efek positif yang bisa dinilai secara finansial harus dicatat.
3. Menggunakan Rumus Return on Training Investment
Jika seluruh biaya dan manfaat sudah dihitung, maka langkah selanjutnya adalah memasukkan semua angka tersebut ke dalam rumus ROTI.
Caranya sederhana: manfaat pelatihan dikurangi biaya pelatihan, lalu hasilnya dibagi dengan biaya pelatihan, dan dikalikan seratus persen.
Hasil akhir inilah yang menunjukkan apakah pelatihan itu menghasilkan return yang positif, berapa besar pengembaliannya, dan seberapa efektif program itu dilihat dari sisi finansial.
Baca Juga: Cara Menghitung ROI Pelatihan Karyawan Perusahaan!
Contoh Return on Training Investment dalam Kehidupan Nyata
Studi Kasus Pelatihan Sales Force:
Bayangkan sebuah perusahaan retail nasional yang memutuskan untuk mengadakan pelatihan bagi seluruh tim salesnya.
Biaya total pelatihan, termasuk semua komponen mulai dari trainer, konsumsi, transportasi, hingga biaya gaji peserta selama dua hari pelatihan, tercatat sebesar seratus juta rupiah.
Pelatihan ini difokuskan pada teknik closing dan pendekatan pelanggan yang lebih efektif.
Enam bulan setelah pelatihan, data menunjukkan bahwa rata-rata penjualan per sales meningkat sebesar sepuluh juta rupiah per bulan dibanding sebelum pelatihan.
Dengan jumlah peserta pelatihan sebanyak dua puluh orang, berarti ada peningkatan total sebesar dua ratus juta rupiah per bulan.
Jika dihitung selama enam bulan, maka total peningkatan omzet yang tercatat adalah satu koma dua miliar rupiah.
Dengan angka itu, kita bisa langsung menggunakan rumus Return on Training Investment.
Manfaat sebesar satu koma dua miliar rupiah dikurangi biaya pelatihan sebesar seratus juta rupiah, lalu dibagi seratus juta rupiah, dan dikalikan seratus persen.
Hasilnya adalah ROTI sebesar seribu seratus persen.
Artinya, setiap satu rupiah yang diinvestasikan menghasilkan sebelas rupiah kembali dalam bentuk peningkatan omzet, hanya dalam waktu enam bulan saja. Jika dihitung setahun, return ini akan menjadi lebih besar lagi.
Contoh ini menggambarkan dengan jelas betapa kuatnya argumen yang bisa dibangun oleh HRD saat mereka mampu menghitung dan menunjukkan ROTI dengan data konkret.
Bahwa investasi di bidang pelatihan bukan hanya soal mengembangkan orang, tetapi soal mengembangkan bisnis secara nyata.
