Ada satu hal yang sebenarnya sangat sederhana, tapi sering dilupakan orang-orang saat membangun organisasi: susunan jabatan. Bukan karena mereka tidak paham pentingnya, tetapi kadang, dalam semangat membangun bisnis atau mengelola lembaga, perhatian orang lebih tersita pada hal-hal lain.
Pada target penjualan, pada perolehan laba, pada urusan klien, atau pada seberapa cepat ekspansi bisa dilakukan. Padahal, tanpa struktur organisasi yang tertata rapi, organisasi bisa berjalan pincang, bahkan tersandung di tengah jalan.
Di sinilah susunan jabatan mengambil peran penting. Bukan sekadar deretan nama di papan organisasi, bukan pula hanya untuk memenuhi syarat administratif di atas kertas. Susunan jabatan itu soal arah. Soal kejelasan peran. Soal bagaimana organisasi bisa bergerak serempak, tidak hanya dalam hal fisik, tetapi juga dalam hal visi.
Baca Juga: Desain Organisasi Dalam Perusahaan Beserta Contohnya
Apa Itu Susunan Jabatan?
Dalam setiap organisasi, baik itu perusahaan, lembaga pemerintah, yayasan sosial, hingga organisasi kemasyarakatan, ada yang namanya susunan jabatan. Secara sederhana, susunan jabatan adalah struktur hierarki yang mengatur posisi, kedudukan, hingga tanggung jawab setiap orang di dalam organisasi tersebut.
Ibarat tubuh manusia, susunan jabatan itu seperti tulang punggung. Dia yang menopang, menjaga agar organisasi bisa berdiri tegak, berjalan stabil, dan bisa bergerak ke arah yang diinginkan. Tanpa susunan jabatan yang jelas, sebuah organisasi bisa kacau. Tugas-tugas menjadi tumpang tindih, wewenang tidak jelas, dan akhirnya semua orang hanya bergerak sendiri-sendiri tanpa arah.
Secara formal, susunan jabatan biasanya disusun dalam bentuk bagan organisasi atau sering disebut juga organization chart. Dari situ kita bisa melihat siapa yang menjadi pimpinan tertinggi, siapa yang berada di bawahnya, dan siapa saja yang menjalankan fungsi-fungsi tertentu.
Namun, jangan salah. Susunan jabatan itu bukan sekadar soal siapa bos, siapa anak buah. Lebih dari itu, susunan jabatan adalah tentang pengaturan alur kerja, wewenang, komunikasi, hingga pengambilan keputusan dalam organisasi.
Tujuan Dibuatnya Susunan Jabatan
Mengapa susunan jabatan begitu penting? Jawabannya sederhana: agar organisasi bisa berjalan secara teratur, efektif, dan efisien. Tapi di balik jawaban itu, ada beberapa tujuan yang lebih spesifik.
Pertama, susunan jabatan bertujuan untuk membagi tugas secara adil dan proporsional. Dalam sebuah organisasi, tidak mungkin semua orang mengerjakan semua hal. Harus ada pembagian kerja yang jelas, agar setiap orang bisa fokus pada bidangnya masing-masing.
Kedua, susunan jabatan bertujuan untuk menentukan jalur komando. Ini penting agar setiap keputusan yang diambil bisa berjalan secara berjenjang dan terarah, tidak sembarangan.
Ketiga, susunan jabatan menjadi alat untuk mengatur tanggung jawab. Dengan susunan yang jelas, semua orang tahu apa yang menjadi kewajibannya, dan siapa yang bertanggung jawab atas hasil akhir dari suatu pekerjaan.
Keempat, susunan jabatan berfungsi untuk mempermudah komunikasi internal. Alur komunikasi menjadi lebih terarah, baik itu dari atas ke bawah maupun sebaliknya.
Kelima, susunan jabatan menjadi fondasi untuk pengembangan karier. Dari struktur tersebut, setiap orang bisa melihat potensi jenjang karier yang bisa mereka capai ke depan.
Komponen dalam Susunan Jabatan
Kalau kita bedah lebih dalam, sebenarnya susunan jabatan terdiri dari beberapa komponen utama. Tidak peduli apakah organisasinya kecil atau besar, pada dasarnya susunan jabatan selalu mencakup hal-hal berikut:
1. Jabatan Pimpinan
Ini adalah posisi puncak dalam struktur organisasi. Dalam perusahaan, biasanya diisi oleh
Direktur Utama, CEO (Chief Executive Officer), atau Presiden Direktur. Mereka inilah yang memegang kendali penuh atas jalannya organisasi.
Posisi ini bertugas menentukan arah strategi organisasi, mengambil keputusan penting, dan bertanggung jawab atas pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
2. Jabatan Manajerial
Di bawah pimpinan tertinggi, ada jajaran manajerial yang bertugas mengelola bagian-bagian tertentu. Biasanya mencakup posisi Manager, Vice President, atau Kepala Divisi.
Mereka inilah yang menjembatani antara kebijakan pimpinan dan pelaksanaan operasional di lapangan. Jabatan ini memegang peran penting dalam perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan evaluasi kinerja.
3. Jabatan Pelaksana atau Operasional
Ini adalah jabatan-jabatan yang langsung menangani kegiatan sehari-hari organisasi. Di sinilah posisi seperti Supervisor, Staff, Officer, atau Petugas berada.
Mereka inilah ujung tombak organisasi, yang secara langsung melaksanakan pekerjaan teknis atau operasional di berbagai lini.
4. Jabatan Pendukung
Di luar jabatan inti, ada pula posisi pendukung atau supporting role. Biasanya mencakup bagian administrasi, keuangan, IT support, hingga HRD.
Mereka memang tidak terjun langsung ke lapangan, namun tanpa peran mereka, roda organisasi bisa terganggu. Mereka bertugas memastikan sistem internal berjalan lancar.
Bentuk-Bentuk Susunan Jabatan
Dalam praktiknya, susunan jabatan tidak selalu sama. Ada berbagai macam bentuk susunan jabatan yang digunakan organisasi, tergantung kebutuhan, ukuran, hingga gaya kepemimpinan.
1. Struktur Garis atau Lini (Line Organization)
Ini adalah bentuk susunan jabatan paling sederhana. Biasanya digunakan di perusahaan kecil atau bisnis keluarga. Jalur komando bersifat langsung, dari atas ke bawah. Hubungan atasan dan bawahan sangat kuat, dan semua instruksi hanya bisa turun dari satu jalur.
2. Struktur Fungsional (Functional Organization)
Struktur ini membagi jabatan berdasarkan fungsi atau spesialisasi. Misalnya, ada divisi keuangan, pemasaran, produksi, dan lain-lain. Setiap bagian memiliki spesialisasi tertentu, sehingga lebih efisien untuk organisasi berskala menengah atau besar.
3. Struktur Lini dan Staff (Line and Staff Organization)
Ini adalah gabungan antara struktur garis dan fungsional. Di sini ada jalur komando langsung (lini) dan juga jabatan-jabatan staff yang berfungsi sebagai penasihat atau pendukung.
Biasanya struktur ini digunakan oleh organisasi yang kompleks, di mana keputusan strategis membutuhkan masukan dari berbagai bidang.
4. Struktur Matriks (Matrix Organization)
Struktur ini adalah yang paling kompleks. Di dalamnya, setiap individu bisa memiliki dua atasan: satu di jalur fungsional, satu lagi di jalur proyek. Biasanya digunakan untuk proyek-proyek khusus yang melibatkan lintas divisi.
Baca Juga: Pengertian Dan Jenis Evaluasi Jabatan Karyawan
Perbedaan Jabatan Struktural dan Fungsional
Dalam praktik organisasi, sering kali kita mendengar istilah jabatan struktural dan jabatan fungsional. Keduanya memiliki peran yang berbeda.
Jabatan struktural merujuk pada posisi dalam hierarki organisasi yang memiliki kewenangan memimpin atau mengelola orang lain. Biasanya mencakup posisi seperti kepala bagian, kepala divisi, hingga direktur.
Sementara itu, jabatan fungsional lebih mengacu pada spesialisasi tertentu yang tidak selalu berkaitan dengan posisi struktural. Misalnya, auditor, analis, peneliti, atau dokter spesialis. Mereka fokus pada keahlian teknis, bukan pada pengelolaan orang.
Pentingnya Menyesuaikan Susunan Jabatan dengan Kebutuhan Organisasi
Dalam menyusun jabatan, tidak bisa asal comot atau meniru organisasi lain. Harus disesuaikan dengan tujuan, visi, misi, hingga kapasitas organisasi.
Organisasi yang bergerak di bidang jasa, misalnya, tentu membutuhkan struktur yang berbeda dibandingkan perusahaan manufaktur. Begitu pula organisasi skala kecil tentu tidak membutuhkan struktur serumit perusahaan multinasional.
Selain itu, perkembangan zaman juga menuntut organisasi untuk lebih fleksibel dalam menyusun jabatannya. Di era digital seperti sekarang, jabatan-jabatan baru bermunculan, seperti Content Creator, Digital Marketing Specialist, hingga Data Analyst.
Organisasi yang kaku dan tidak mau menyesuaikan struktur jabatannya akan sulit bersaing. Oleh karena itu, menyusun jabatan harus selalu mempertimbangkan dinamika zaman.
Kesalahan Umum dalam Menyusun Jabatan
Tak sedikit organisasi yang terjebak dalam kesalahan klasik saat menyusun jabatan. Biasanya, kesalahan ini terjadi karena terlalu fokus pada hierarki, tapi lupa esensi.
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah membuat struktur terlalu gemuk. Banyak sekali jabatan yang sebenarnya tidak diperlukan, hanya demi terlihat keren atau “resmi”. Akibatnya, birokrasi menjadi lambat dan organisasi kehilangan kelincahannya.
Kesalahan lain adalah tumpang tindih wewenang. Kadang sebuah organisasi membuat jabatan baru tanpa memperjelas batas tugasnya, sehingga terjadi benturan atau kebingungan di lapangan.
Ada juga organisasi yang terlalu banyak jabatan fungsional tanpa struktur yang jelas. Ini biasanya terjadi di perusahaan rintisan yang bergerak cepat tapi mengabaikan fondasi organisasi yang solid.
Masa Depan Susunan Jabatan
Melihat tren global saat ini, susunan jabatan diprediksi akan semakin fleksibel. Konsep flat organization atau organisasi datar mulai diminati banyak perusahaan, terutama di sektor teknologi.
Dalam organisasi semacam ini, hierarki dibuat sesedikit mungkin, komunikasi lebih terbuka, dan setiap orang diberi ruang untuk mengambil keputusan. Jabatan bukan lagi sekadar simbol status, tapi lebih pada peran nyata dalam tim.
Meski begitu, bukan berarti semua organisasi cocok dengan model ini. Di sektor-sektor tertentu seperti manufaktur atau pemerintahan, struktur hierarki tetap penting untuk menjaga ketertiban dan efisiensi.
Kuncinya ada pada keseimbangan. Organisasi masa depan perlu cerdas memilih susunan jabatan yang bisa memadukan struktur yang jelas dengan fleksibilitas yang adaptif.
Susunan Jabatan dalam Perusahaan Besar
Jika kita berbicara tentang perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan, puluhan kantor cabang, bahkan mungkin bisnis di berbagai negara maka susunan jabatan menjadi jauh lebih kompleks. Di perusahaan besar, struktur organisasi bukan hanya menjadi peta jalan, tapi juga menjadi sistem kontrol yang ketat agar seluruh proses bisa berjalan dengan tertib.
Dalam perusahaan seperti ini, jabatan-jabatan tidak lagi sekadar Direktur atau Manajer. Ada lapisan-lapisan struktur yang lebih spesifik. Biasanya, susunan jabatan di perusahaan besar dibagi menjadi beberapa tingkatan utama berikut ini.
1. Jabatan Eksekutif (C-Level)
Di tingkat paling atas, ada jajaran eksekutif yang sering disebut sebagai C-Level. Jabatan-jabatan ini antara lain Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer (CFO), Chief Operating Officer (COO), dan Chief Technology Officer (CTO).
Mereka adalah otak strategi perusahaan. Tugas mereka bukan lagi soal urusan operasional sehari-hari, melainkan merancang arah jangka panjang perusahaan, mengelola relasi dengan investor, dan mengambil keputusan strategis yang akan memengaruhi nasib ribuan karyawan.
C-Level biasanya bekerja sangat dekat dengan Dewan Komisaris atau Board of Directors (BoD) dan sering terlibat dalam forum-forum besar, baik di dalam negeri maupun internasional.
2. Jabatan Vice President dan Direktur
Tepat di bawah C-Level, ada jabatan Vice President (VP) atau Direktur. Posisi ini memegang tanggung jawab di masing-masing area fungsional seperti pemasaran, operasional, keuangan, pengembangan bisnis, hingga teknologi informasi.
Para VP atau Direktur ini bertindak sebagai pelaksana strategi yang dirancang oleh C-Level. Mereka bertugas menerjemahkan visi besar perusahaan menjadi program-program kerja konkret di level divisi atau departemen. Dalam banyak kasus, mereka juga yang menentukan anggaran, target, serta perencanaan kerja tahunan untuk bidang masing-masing.
3. Jabatan Manajer dan Kepala Departemen
Di lapisan berikutnya, terdapat para Manajer yang memimpin unit kerja yang lebih spesifik. Ada General Manager (GM), Senior Manager, Manager, hingga Assistant Manager, tergantung pada kompleksitas organisasinya.
Mereka bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari. Biasanya, manajer memiliki wewenang dalam pengambilan keputusan teknis, perekrutan staf di bawahnya, serta evaluasi kinerja tim.
Di perusahaan besar, peran manajer sangat strategis karena merekalah yang berada di garis tengah, menjadi penghubung antara kebijakan atas dan pelaksanaan di bawah.
4. Jabatan Supervisor dan Team Leader
Selanjutnya, ada Supervisor atau Team Leader yang memimpin langsung para staf atau karyawan pelaksana. Jabatan ini sangat penting karena menjadi pengawas lapangan yang memastikan seluruh instruksi dari atas benar-benar dijalankan.
Supervisor dan Team Leader biasanya bertanggung jawab atas monitoring kinerja harian, pelaporan rutin, hingga pembinaan anggota tim. Meski berada di level bawah, mereka memegang peran kunci dalam menjaga kelancaran proses kerja.
5. Jabatan Staf dan Karyawan Pelaksana
Di tingkat paling bawah, ada staf atau karyawan pelaksana. Merekalah yang menjalankan tugas-tugas teknis dan operasional, sesuai instruksi dari atasan langsung. Di tangan merekalah, seluruh program dan rencana kerja akhirnya terealisasi di lapangan.
Posisi ini sering kali menjadi titik awal bagi banyak orang yang ingin meniti karier di perusahaan besar. Meski terlihat sederhana, peran staf sangat krusial, karena mereka adalah ujung tombak produktivitas perusahaan.
6. Struktur Horizontal dan Matriks di Perusahaan Besar
Selain jalur vertikal, perusahaan besar juga sering menggunakan struktur horizontal atau bahkan struktur matriks. Dalam struktur horizontal, beberapa posisi setara bisa bekerja sama dalam proyek lintas divisi tanpa memandang hirarki.
Sementara itu, dalam struktur matriks, seorang karyawan bisa memiliki dua atasan atau lebih. Misalnya, seorang Project Manager bisa melapor kepada Head of Project sekaligus kepada Manager dari divisi fungsionalnya. Ini biasa terjadi dalam proyek-proyek berskala besar yang membutuhkan koordinasi lintas departemen.
7. Unit Khusus yang Langsung di Bawah Pimpinan Tertinggi
Perusahaan besar juga lazim memiliki unit-unit khusus yang melapor langsung ke pimpinan tertinggi. Unit ini biasanya bersifat strategis, seperti Internal Audit, Legal Department, Risk Management, hingga Corporate Secretary.
Unit-unit ini punya fungsi sebagai pengawas, penasihat hukum, dan pengendali risiko. Meski tidak terlibat langsung dalam proses bisnis, peran mereka sangat vital untuk menjaga kepatuhan hukum, integritas, dan kredibilitas perusahaan di mata publik.
Susunan Jabatan dalam Perusahaan Tambang
Berbeda dengan perusahaan pada umumnya, perusahaan tambang memiliki susunan jabatan yang cukup unik. Karakter industri ini memang sangat khas. Tidak hanya soal bisnis dan keuntungan, tetapi juga menyangkut keselamatan kerja dan kepatuhan terhadap regulasi lingkungan. Di dunia tambang, struktur organisasi bukan hanya alat untuk mempermudah koordinasi, melainkan juga menjadi alat pengendali risiko.
1. Struktur Jabatan Tingkat Eksekutif di Perusahaan Tambang
Di puncak struktur, perusahaan tambang tetap dipimpin oleh jajaran C-Level seperti Chief Executive Officer (CEO) dan Chief Operating Officer (COO). Namun, pada umumnya, ada satu jabatan penting yang sering menjadi sorotan, yaitu Chief Mining Officer (CMO) atau Director of Mining Operations.
CMO inilah yang memegang kendali penuh atas seluruh operasi tambang. Dia bertanggung jawab langsung terhadap perencanaan produksi, pengawasan operasi, dan tentu saja aspek keselamatan kerja. Dalam banyak kasus, CMO juga menjadi ujung tombak komunikasi dengan pemerintah dan otoritas terkait, mengingat tambang adalah sektor yang sangat diatur ketat.
2. Jabatan Manajerial di Perusahaan Tambang
Di bawah C-Level, ada lapisan manajemen menengah yang terbagi menjadi beberapa bagian utama. Biasanya terdiri dari Mine Manager, Plant Manager, hingga Safety Manager. Mereka ini yang mengatur kegiatan operasional harian.
Mine Manager bertugas mengelola seluruh aktivitas pertambangan di lokasi tambang, mulai dari pengeboran, penggalian, hingga pengangkutan hasil tambang. Sementara itu, Plant Manager lebih fokus pada pengolahan hasil tambang di fasilitas produksi atau smelter.
Satu posisi yang tak kalah penting adalah Safety Manager atau Health, Safety, and Environment (HSE) Manager. Di industri tambang, jabatan ini bahkan bisa lebih “ditakuti” daripada manajer lain, karena mereka memegang kendali penuh dalam hal keamanan kerja. HSE Manager berwenang untuk menghentikan operasi bila terjadi pelanggaran keselamatan.
Selain itu, ada pula jabatan Logistics Manager yang bertugas memastikan distribusi material dan peralatan berjalan lancar, serta Community Development Manager yang bertanggung jawab atas hubungan dengan masyarakat sekitar tambang.
3. Jabatan Pengawas dan Operasional Lapangan
Di level operasional, terdapat jabatan seperti Mine Supervisor, Shift Supervisor, dan Foreman. Merekalah yang bertugas mengawasi langsung pekerjaan di lapangan, memastikan seluruh aktivitas tambang berjalan sesuai standar operasional prosedur (SOP) yang ketat.
Posisi ini juga memegang peran vital dalam hal keselamatan kerja. Mereka harus sigap mengambil keputusan jika ada situasi darurat, serta menjadi penghubung antara pekerja lapangan dengan manajer di atasnya.
Selain Supervisor, ada juga jabatan teknis seperti Mining Engineer, Geologist, dan Surveyor yang bertugas memberikan dukungan teknis dalam kegiatan penambangan, mulai dari perencanaan eksplorasi hingga pengawasan geoteknik.
4. Jabatan Pekerja Lapangan dan Operator
Di posisi paling bawah, terdapat para operator alat berat, driller (pengebor), blaster (peledak), hingga mechanic (teknisi alat berat). Mereka inilah yang benar-benar berada di garis terdepan, menjalankan pekerjaan yang berat, penuh risiko, dan membutuhkan keahlian khusus.
Para pekerja di lapangan ini biasanya dibagi dalam tim-tim kerja berdasarkan shift atau zona kerja. Meskipun secara struktur berada di bawah, para pekerja ini memiliki peran yang sangat krusial karena tanpa mereka, kegiatan penambangan tak akan berjalan.
5. Unit Khusus yang Wajib Ada di Perusahaan Tambang
Selain jabatan utama, perusahaan tambang juga biasanya memiliki unit-unit khusus seperti Legal and Compliance Division yang mengurus perizinan tambang, Environmental Department yang memantau dampak lingkungan, serta CSR Division yang fokus pada program sosial untuk masyarakat sekitar.
Unit-unit ini bukan sekadar pelengkap. Di dunia tambang, keberadaan mereka menjadi sangat strategis untuk menjaga reputasi perusahaan dan memenuhi kewajiban hukum yang sangat ketat.
Pernahkah Anda merasa organisasi Anda berjalan lambat, penuh konflik internal, atau sulit berkembang? Bisa jadi masalahnya ada di susunan jabatan yang tidak jelas.
Susunan jabatan yang efektif bukan hanya soal “siapa bos siapa bawahan”, tapi tentang bagaimana organisasi Anda bergerak, berkembang, dan mencapai tujuan.
Bayangkan organisasi Anda berjalan lebih cepat, komunikasi lebih lancar, konflik berkurang, dan setiap orang paham perannya. Semua itu bisa dicapai dengan menyusun struktur jabatan yang tepat.
Jangan tunggu sampai masalah di organisasi Anda membesar. Segera konsultasikan penyusunan susunan jabatan kepada konsultan organisasi berpengalaman. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi GRATIS demi membangun organisasi yang lebih rapi, kuat, dan siap bersaing di era modern!
