Di balik pencapaian organisasi yang stagnan, seringkali tersembunyi pola-pola kecil yang luput dari perhatian: tenggat waktu yang terlewat, hasil kerja yang berulang kali direvisi, atau minimnya inisiatif dari anggota tim. Semua itu bukan sekadar masalah individu, melainkan sinyal dari sebuah isu sistemik yang dikenal sebagai underperformance.

Dalam dunia kerja modern, di mana ekspektasi produktivitas dan kolaborasi semakin tinggi, kondisi ini bukan lagi hal sepele. Ia dapat menjadi titik awal disrupsi kinerja tim, turunnya moral kerja, hingga berujung pada pemborosan sumber daya manusia. Namun sayangnya, banyak organisasi yang menangani underperformance secara reaktif menunggu terlalu lama hingga masalah mengakar. Untuk itu, memahami underperformance secara mendalam bukan hanya penting, tetapi juga strategis dalam menjaga daya saing organisasi di tengah perubahan yang semakin cepat.

Baca Juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Tujuan, & Studi Kasusnya

Apa Itu Underperformance?

Underperformance adalah situasi ketika seseorang dalam organisasi tidak memenuhi standar kerja yang diharapkan secara konsisten, baik dalam kuantitas maupun kualitas output, ketepatan waktu, ataupun sikap dan perilaku kerja. Tidak hanya terbatas pada hasil kerja, underperformance juga mencakup aspek disiplin, kerja sama tim, kemampuan adaptasi, hingga etika kerja. AIHR (Academy to Innovate HR) menjelaskan bahwa underperformance muncul saat karyawan gagal menyampaikan kontribusi yang sesuai ekspektasi peran yang telah ditetapkan, bahkan setelah diberi waktu dan sumber daya yang cukup untuk beradaptasi atau memperbaiki kinerja. Ini berbeda dengan kesalahan sesekali atau keterlambatan yang bersifat situasional. Underperformance adalah pola, bukan insiden tunggal.

Dalam praktiknya, tanda-tanda underperformance bisa berupa hasil kerja yang berkali-kali direvisi, tenggat waktu yang kerap molor, ketidakhadiran yang tidak dijelaskan dengan baik, hingga penolakan bekerja sama dalam tim. Namun, yang lebih mengkhawatirkan adalah bentuk underperformance yang tersembunyi yang tak tampak dari permukaan seperti hilangnya semangat inovasi, atau keterlibatan karyawan yang merosot diam-diam. Di sinilah pentingnya memahami bahwa underperformance bukan hanya masalah individu, melainkan indikator ketidaksesuaian antara ekspektasi, kemampuan, dan lingkungan kerja.

Mengapa Underperformance Harus Segera Ditangani?

Dampak dari underperformance tidak sekadar menurunkan hasil kerja tim. Jika dibiarkan, ia bisa menular seperti virus. Dalam tim yang solid, satu anggota yang performanya lemah tanpa tindak lanjut akan menciptakan ketimpangan beban kerja. Rekan-rekan lain merasa harus menambal kekurangan tersebut, yang lama-kelamaan menciptakan kelelahan emosional dan menurunkan semangat kolektif. Apalagi jika organisasi tidak memberikan kejelasan tentang batas toleransi dan konsekuensi dari performa rendah. Lama-lama, karyawan yang tadinya unggul akan kehilangan motivasi karena merasa sistem tidak adil.

Menurut survei Gallup, hanya 47% pekerja yang merasa memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka. Kekaburan ini menjadi penyebab utama mengapa performa seseorang bisa menurun, bukan karena ketidakmampuan, melainkan karena tidak tahu ke arah mana seharusnya melangkah. Deloitte pun menegaskan bahwa sebagian besar manajer merasa proses penilaian kinerja di perusahaan mereka belum mampu mengidentifikasi dan mengatasi masalah dengan tepat. Namun kabar baiknya, penelitian dari Culture Amp menunjukkan bahwa 7 dari 10 karyawan yang awalnya termasuk under performer berhasil menunjukkan peningkatan signifikan dalam waktu satu tahun, asal diberikan arahan dan dukungan yang tepat. Artinya, underperformance bisa diperbaiki, bukan untuk dihakimi.

Strategi Praktis Mengatasi Underperformance

Mengelola underperformance bukan soal mengawasi lebih ketat, melainkan memahami akar masalah dan membangun sistem dukungan yang sesuai. Strategi berikut ini bukan hanya menyasar hasil, tetapi juga menguatkan proses dan pola kerja.

Klarifikasi Ekspektasi Secara Terbuka

Langkah awal yang paling krusial adalah memastikan karyawan benar-benar memahami apa yang diharapkan dari mereka. Hal ini mencakup sasaran kerja, tolok ukur keberhasilan, dan cara kerja yang diharapkan. Banyak organisasi hanya menyampaikan target secara sepintas, tanpa menetapkan indikator kinerja yang konkret. Padahal, tanpa ekspektasi yang jelas, karyawan bekerja dalam ketidakpastian yang justru memicu stres dan demotivasi. Proses klarifikasi ini sebaiknya dilakukan secara dialogis, bukan satu arah. Manajer perlu mendengar persepsi karyawan terhadap tugas mereka, serta mengidentifikasi potensi kesenjangan pemahaman yang bisa menjadi penyebab utama performa rendah.

Lakukan Coaching dan Evaluasi Berkala

Underperformance tidak bisa diperbaiki lewat evaluasi tahunan. Yang dibutuhkan adalah pendekatan yang berkelanjutan melalui sesi coaching atau pertemuan rutin, misalnya mingguan atau dua mingguan. Di sini, peran manajer berubah dari sekadar pemberi tugas menjadi fasilitator pertumbuhan. Dalam sesi tersebut, karyawan diberi ruang untuk menyampaikan tantangan mereka, sementara manajer memberi umpan balik yang spesifik, terukur, dan berbasis bukti. Tujuannya adalah menciptakan siklus pembelajaran yang adaptif, bukan hanya pengawasan. AIHR menekankan pentingnya mendokumentasikan percakapan dengan jelas, agar proses ini terukur dan adil, terutama bila kelak dibutuhkan sebagai dasar kebijakan organisasi.

Tawarkan Pengembangan Keterampilan

Tidak semua performa rendah berasal dari niat buruk atau kurangnya dedikasi. Seringkali, masalah sebenarnya adalah skill gap kesenjangan antara tuntutan peran dengan kemampuan nyata karyawan. Di sinilah pentingnya investasi pada pelatihan, baik berupa kursus online, pendampingan langsung (mentoring), maupun program rotasi kerja. Ketika karyawan merasa difasilitasi untuk berkembang, mereka cenderung memiliki keterlibatan emosional yang lebih tinggi dan kemauan lebih besar untuk memperbaiki performa. Apalagi dalam dunia kerja yang terus berubah, penyegaran keterampilan menjadi kebutuhan permanen.

Terapkan Rencana Perbaikan Kinerja (PIP)

Jika setelah semua dukungan diberikan performa masih belum berubah, maka perlu diterapkan Performance Improvement Plan (PIP). Ini bukan hukuman, melainkan rencana tertulis yang memuat sasaran spesifik, indikator pengukuran, jangka waktu perbaikan, serta bentuk bantuan yang akan diberikan. PIP menjadi peta jalan yang objektif dan menghindari penilaian berdasarkan asumsi pribadi. Karyawan pun memiliki kesempatan untuk menunjukkan niat dan usaha memperbaiki diri dalam batas waktu yang disepakati bersama. Jika pada akhirnya tidak ada perubahan, keputusan lanjutan dapat diambil dengan basis yang kuat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Baca Juga: Pengertian Key Result Area Beserta Contohnya 

Gejala Underperformance yang Perlu Diwaspadai

Gejala underperformance seringkali tidak langsung terlihat dalam bentuk angka. Ia muncul perlahan dalam pola perilaku dan kebiasaan kerja sehari-hari yang bila diabaikan akan menggerus produktivitas tim.

1. Penurunan Kualitas dan Kuantitas Output

Salah satu gejala paling nyata dari underperformance adalah berkurangnya kualitas dan kuantitas hasil kerja yang diberikan oleh seorang karyawan. Target yang seharusnya tercapai menjadi tertunda, pekerjaan penuh kesalahan, atau hasilnya tidak sesuai standar yang ditetapkan. Bahkan, dalam beberapa kasus, proyek-proyek penting terhambat karena satu orang gagal menyelesaikan bagian tugasnya secara optimal.

2. Tenggat Waktu yang Terlambat atau Tidak Konsisten

Karyawan yang mengalami underperformance cenderung memiliki pola keterlambatan dalam menyelesaikan tugas. Mereka tampak kesulitan mengelola waktu atau tidak memiliki rasa urgensi dalam pekerjaan. Hal ini bisa mengganggu alur kerja tim, apalagi jika keterlambatan tersebut terjadi secara berulang dan tidak disertai alasan yang jelas.

3. Kurangnya Inisiatif dan Keterlibatan Emosional

Gejala lain yang umum ditemukan adalah hilangnya inisiatif. Karyawan tidak lagi proaktif dalam menawarkan solusi, bahkan sekadar bertanya atau berdiskusi pun terasa berat. Dalam rapat, mereka tampak pasif dan lebih memilih diam. Hal ini bisa menandakan hilangnya keterlibatan emosional dengan pekerjaan maupun organisasi.

4. Peningkatan Absensi dan Perubahan Sikap Kerja

Frekuensi cuti mendadak, keterlambatan hadir, hingga minimnya partisipasi dalam aktivitas tim bisa menjadi indikator awal penurunan performa. Perubahan sikap seperti sinis, apatis, atau mudah frustrasi juga menandakan bahwa ada tekanan atau ketidaknyamanan yang belum terselesaikan.

5. Tanda-Tanda Frustrasi atau Resistensi Terhadap Umpan Balik

Karyawan yang menolak masukan, merasa diserang secara personal ketika diberi kritik, atau menutup diri dari saran perbaikan adalah contoh lain dari underperformance. Ini bisa menjadi pertanda bahwa yang bersangkutan tengah mengalami konflik batin, entah karena kehilangan kepercayaan diri atau merasa tidak dihargai dalam sistem kerja yang ada.

Penyebab Umum Underperformance di Tempat Kerja

Penyebab underperformance tidak selalu sesederhana “karyawan malas” atau “tidak kompeten”. Dalam banyak kasus, penyebabnya bersifat sistemik dan saling berkaitan antara faktor individu, peran, dan lingkungan kerja.

1. Ketidakjelasan Ekspektasi dan Target Kinerja

Banyak karyawan tampil di bawah standar bukan karena tidak mampu, tetapi karena tidak tahu apa sebenarnya yang diharapkan dari mereka. Kurangnya komunikasi mengenai sasaran, indikator performa, atau bahkan deskripsi kerja yang kabur membuat individu kehilangan arah. Dalam jangka panjang, ini menciptakan kebingungan dan demotivasi.

2. Kurangnya Dukungan Pengembangan Keterampilan

Perubahan teknologi dan sistem kerja menuntut pembaruan keterampilan secara berkala. Jika organisasi gagal memberikan pelatihan atau fasilitas pengembangan, karyawan akan tertinggal. Ketika pekerjaan menuntut sesuatu yang belum mereka kuasai, performa pun pasti terganggu.

3. Gaya Kepemimpinan yang Tidak Adaptif

Pemimpin yang terlalu otoriter, tidak komunikatif, atau gagal memberikan dukungan emosional sering kali menjadi penyebab tak terlihat dari turunnya performa bawahan. Alih-alih menjadi fasilitator pertumbuhan, gaya kepemimpinan yang buruk justru menekan dan melemahkan potensi tim.

4. Masalah Lingkungan Kerja yang Tidak Kondusif

Lingkungan kerja yang toksik, tidak transparan, penuh politik internal, atau tidak adil dalam distribusi kerja bisa memicu frustrasi berkepanjangan. Kondisi ini membuat individu merasa tidak dihargai atau bahkan takut mengambil inisiatif, sehingga produktivitas menurun drastis.

5. Faktor Pribadi: Kesehatan Mental dan Masalah Pribadi

Masalah pribadi seperti konflik keluarga, tekanan finansial, atau gangguan kesehatan mental sering kali terbawa ke dunia kerja. Jika tidak ada sistem dukungan yang responsif, maka karyawan yang mengalami tekanan semacam ini akan mengalami penurunan performa secara perlahan namun konsisten.

Cara Efektif Mengelola dan Memulihkan Underperformance

Mengelola underperformance memerlukan pendekatan yang sistematis, manusiawi, dan berorientasi pada solusi jangka panjang.

1. Lakukan Diagnosa Kinerja Berdasarkan Data Objektif

Langkah awal adalah mengumpulkan data konkret mengenai performa karyawan: hasil kerja, ketepatan waktu, feedback dari rekan kerja, hingga catatan pelanggaran kecil. Diagnosa berbasis data ini penting agar manajer tidak terjebak dalam penilaian subjektif atau asumsi pribadi.

2. Bangun Komunikasi Terbuka Melalui Percakapan One-on-One

Setelah data dikumpulkan, langkah berikutnya adalah mengajak karyawan berdiskusi secara pribadi dalam suasana yang terbuka. Sampaikan temuan secara jujur tapi empatik, dan ajak mereka menganalisis bersama apa yang menjadi hambatan utama. Karyawan perlu merasa bahwa mereka diajak bekerja sama, bukan diadili.

3. Susun Rencana Perbaikan Kinerja (Performance Improvement Plan)

Jika permasalahan cukup serius, susunlah Performance Improvement Plan (PIP). Dokumen ini berisi sasaran spesifik, tenggat waktu yang realistis, indikator evaluasi, serta bentuk bantuan atau pelatihan yang akan diberikan. PIP membantu menjaga transparansi dan akuntabilitas kedua belah pihak.

4. Berikan Dukungan dan Sumber Daya yang Diperlukan

Dukungan bisa berbentuk pelatihan teknis, mentoring, fleksibilitas jam kerja, atau bahkan konseling jika diperlukan. Organisasi harus mampu menunjukkan bahwa mereka bersedia membantu, bukan sekadar menuntut perubahan. Karyawan yang merasa didukung akan jauh lebih termotivasi untuk memperbaiki performa.

5. Lakukan Pemantauan dan Evaluasi Secara Berkala

Evaluasi tidak boleh berhenti setelah PIP selesai. Manajer perlu melakukan pemantauan progres mingguan atau bulanan, serta memberikan umpan balik jujur terhadap setiap peningkatan. Penguatan positif sangat penting agar karyawan merasa dihargai atas usaha mereka dalam proses pemulihan performa.

Bayangkan jika setiap karyawan yang tertinggal mampu kembali mengejar performa terbaiknya, hanya karena Anda memilih untuk menghadapinya dengan sistem, bukan emosi.

Faktanya, mayoritas kasus underperformance bisa diselesaikan tanpa pemutusan hubungan kerja, cukup dengan pendekatan yang sistematis dan personal.

Bayangkan divisi Anda berubah dari tempat keluhan menjadi tempat pertumbuhan karena setiap hambatan dijawab dengan solusi, bukan vonis.

Segera audit sistem manajemen kinerja Anda. Mulailah dengan sesi klarifikasi ekspektasi, aktifkan platform analitik, dan jadikan setiap underperformance sebagai peluang untuk memulihkan, bukan mengganti.