Unpaid leave terdengar sederhana.
Cuti tanpa gaji.
Dua kata pendek, tapi isinya panjang.
Panjang urusannya, panjang dampaknya, dan sering kali panjang pula pertimbangannya.

Di balik pengajuan satu lembar surat, ada cerita yang jarang terlihat di meja HR: orang tua yang harus dirawat, anak yang harus ditunggu sembuh, studi yang tak bisa ditunda, atau keadaan hidup yang datang tanpa mengetuk pintu.

Kalender kantor boleh penuh kotak tanggal, tetapi hidup tidak pernah benar-benar patuh pada jadwal.

Bagi karyawan, unpaid leave bukan sekadar absen dari pekerjaan. Ia adalah jeda yang dibayar dengan kehilangan penghasilan. Ada hitung-hitungan tagihan, cicilan, dan biaya dapur yang tetap berjalan meski slip gaji berhenti sementara. Ada keberanian kecil untuk berkata, “Saya perlu waktu,” meski tahu konsekuensinya tidak ringan.

Di sisi lain, bagi perusahaan, ini bukan hanya soal izin cuti. Ini tentang kursi kosong yang harus diisi, target yang tetap harus dicapai, dan sistem kerja yang tidak boleh pincang hanya karena satu roda berhenti berputar.

Di antara dua kepentingan itulah, unpaid leave hidup. Tidak selalu diatur rinci oleh undang-undang, tidak selalu tertulis jelas dalam buku kebijakan, tetapi nyata hadir dalam praktik sehari-hari dunia kerja. Ia bukan hanya urusan administrasi, melainkan soal kompromi.

Kompromi antara manusia yang punya kehidupan pribadi dan perusahaan yang punya tanggung jawab bisnis. Dari ruang HR yang penuh berkas hingga meja karyawan yang penuh pertimbangan, unpaid leave bukan sekadar cuti. Ia adalah ruang napas, yang mahal harganya, tapi kadang sangat dibutuhkan.

Baca Juga: Ketahui Kompensasi Karyawan Tetap, Kontrak, & Caranya

Apa itu Unpaid Leave?

Berdasarkan ketentuan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, setiap pekerja memiliki hak atas cuti, baik cuti tahunan, cuti bersama, maupun bentuk cuti lainnya yang telah diatur secara resmi.

Pada jenis cuti yang telah diatur undang-undang tersebut, perusahaan tetap berkewajiban memberikan gaji beserta tunjangan kepada karyawan. Artinya, meskipun tidak masuk kerja, hak finansial karyawan tetap dilindungi oleh hukum.

Namun, dalam praktiknya, terdapat kondisi tertentu di mana karyawan membutuhkan waktu cuti lebih panjang dari yang disediakan perusahaan. Pada titik inilah konsep unpaid leave mulai relevan untuk diterapkan.

Apabila seorang karyawan mengajukan cuti melebihi batas maksimal atau kuota yang telah ditetapkan perusahaan, maka cuti tersebut masuk ke dalam kategori unpaid leave.

Secara sederhana, Unpaid leave adalah cuti yang diberikan perusahaan di luar tanggungan upah. Artinya, selama cuti berlangsung, perusahaan tidak wajib membayarkan gaji maupun fasilitas tunjangan lainnya, baik tunjangan tetap maupun tunjangan tidak tetap.

Walaupun demikian, status hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan tidak serta-merta terputus. Karyawan yang mengambil unpaid leave tetap tercatat sebagai pegawai aktif dan tidak dianggap mengundurkan diri ataupun terkena pemutusan hubungan kerja.

Hal ini membuat unpaid leave sering dipilih sebagai alternatif dibandingkan resign, terutama bagi karyawan yang masih ingin melanjutkan kariernya di perusahaan yang sama setelah urusan pribadinya selesai.

Umumnya, cuti ini diajukan ketika karyawan berada dalam kondisi mendesak sehingga tidak dapat bekerja untuk sementara waktu, baik karena alasan keluarga, pendidikan, kesehatan non-medis, maupun kepentingan pribadi lainnya.

Beberapa alasan yang sering digunakan untuk mengajukan unpaid leave antara lain:

• Mengikuti kegiatan kemanusiaan di daerah yang jauh
• Mengikuti perlombaan atau kejuaraan tertentu
• Melanjutkan pendidikan formal maupun nonformal
• Merawat anggota keluarga yang sakit dalam jangka panjang
• Mendampingi pasangan yang bertugas di luar kota atau luar negeri
• Mengikuti pelatihan profesional di luar negeri
• Terdampak bencana alam

Perlu dipahami bahwa daftar tersebut tidak bersifat mengikat. Setiap perusahaan dapat menetapkan sendiri alasan apa saja yang dianggap layak untuk mengajukan unpaid leave.

Meski begitu, perusahaan tetap memiliki hak untuk menolak pengajuan unpaid leave dengan pertimbangan tertentu, misalnya karena keterbatasan jumlah tenaga kerja, urgensi proyek, atau posisi karyawan yang sulit untuk digantikan sementara.

Oleh sebab itu, komunikasi yang baik antara karyawan dan pihak manajemen menjadi faktor penting agar pengajuan cuti ini dapat dipertimbangkan secara objektif dan adil.

Dasar Hukum Unpaid Leave

Pada praktiknya, tidak terdapat aturan perundang-undangan yang secara spesifik mengatur tentang unpaid leave sebagai jenis cuti tersendiri. Hal ini berbeda dengan cuti tahunan, cuti sakit, atau cuti melahirkan yang telah memiliki payung hukum yang jelas.

Dengan demikian, penerapan unpaid leave sepenuhnya bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan serta kesepakatan antara karyawan dan pemberi kerja.

Biasanya, perusahaan yang menerapkan unpaid leave berpegang pada prinsip no work, no pay, yaitu tidak ada kewajiban pembayaran upah apabila karyawan tidak melakukan pekerjaan.

Landasan hukumnya merujuk pada Pasal 93 ayat (1) Undang-Undang Ketenagakerjaan yang menyatakan:

“Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan.”

Ketentuan ini menjadi dasar utama bagi perusahaan untuk tidak membayarkan gaji selama karyawan menjalani unpaid leave.

Namun demikian, undang-undang juga memberikan pengecualian. Pasal 93 ayat (2) menjelaskan beberapa jenis cuti yang tetap dibayarkan (paid leave), di antaranya:

• Cuti tahunan
• Cuti besar
• Cuti bersama (pada beberapa perusahaan dapat mengurangi jatah cuti tahunan)
• Cuti sakit
• Cuti hamil dan melahirkan
• Cuti karena alasan penting, seperti menikah, menikahkan anak, istri melahirkan, atau anggota keluarga serumah meninggal dunia

Selain kategori tersebut, cuti yang diajukan umumnya dianggap sebagai unpaid leave.

Karena sifatnya tidak wajib, kebijakan unpaid leave biasanya ditetapkan melalui kesepakatan bersama sebagai solusi yang saling menguntungkan atau win-win solution.

Di satu sisi, karyawan memperoleh kesempatan untuk menyelesaikan kebutuhan pribadi tanpa kehilangan pekerjaan. Mereka tidak perlu memulai kembali karier dari nol hanya karena harus mengambil cuti dalam waktu lama.

Di sisi lain, perusahaan tidak terbebani kewajiban membayar gaji maupun tunjangan selama periode tersebut, sehingga stabilitas keuangan perusahaan tetap terjaga.

Dengan mekanisme ini, perusahaan dan karyawan dapat menjaga hubungan kerja tetap harmonis meskipun terdapat kondisi di luar rutinitas kerja normal.

Cara Perhitungan Unpaid Leave

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, unpaid leave bukanlah cuti yang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan, sehingga tidak ada metode baku yang harus digunakan dalam perhitungannya.

Meski demikian, perusahaan yang memberlakukan kebijakan ini umumnya tetap menetapkan rumus tertentu agar perhitungan gaji karyawan tetap transparan dan adil.

Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahpahaman serta menjaga kepercayaan antara karyawan dan pihak perusahaan.

Secara umum, perhitungannya dapat menggunakan rumus berikut:

Jumlah gaji diterima = gaji pokok – (gaji per hari × jumlah hari unpaid leave)

Dalam praktiknya, gaji per hari biasanya diperoleh dengan membagi gaji bulanan dengan jumlah hari kerja dalam satu bulan sesuai kebijakan perusahaan.

Namun, perlu diketahui bahwa tidak semua perusahaan menggunakan metode yang sama. Ada pula perusahaan yang menghitung berdasarkan sistem prorata atau menggunakan pendekatan lain yang telah disepakati bersama.

Walaupun demikian, hasil akhir perhitungan tetap dapat disesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan dan kesepakatan bersama karyawan.

Oleh karena itu, sebelum mengajukan unpaid leave, karyawan disarankan untuk menanyakan secara rinci bagaimana dampaknya terhadap gaji, tunjangan, BPJS, serta komponen pendapatan lainnya.

Dengan pemahaman yang jelas sejak awal, karyawan dapat mempersiapkan kondisi keuangan secara lebih matang selama masa cuti berlangsung.

Unpaid Leave Berapa Lama?

Durasi unpaid leave merupakan salah satu aspek paling penting yang perlu dipahami sebelum karyawan mengajukan cuti tidak dibayar. Berbeda dengan cuti tahunan yang umumnya telah ditentukan jumlah harinya, lama unpaid leave tidak memiliki standar baku dalam peraturan perundang-undangan.

Hal ini karena penentuan durasi sepenuhnya bergantung pada kebijakan internal perusahaan serta hasil kesepakatan antara karyawan dan pihak manajemen. Oleh sebab itu, setiap perusahaan dapat menerapkan aturan yang berbeda-beda.

1. Faktor yang Mempengaruhi Lama Unpaid Leave

Dalam praktiknya, terdapat beberapa pertimbangan yang biasanya digunakan perusahaan untuk menentukan apakah pengajuan unpaid leave dapat disetujui dan berapa lama durasinya, antara lain:

• tingkat urgensi alasan pengajuan cuti,
• posisi dan tanggung jawab karyawan dalam perusahaan,
• masa kerja karyawan,
• kondisi operasional perusahaan saat itu,
• serta ketersediaan pengganti sementara.

Semakin penting peran karyawan dalam operasional harian, umumnya semakin besar pula pertimbangan perusahaan dalam memberikan cuti dengan durasi panjang.

2. Durasi Unpaid Leave yang Umum Diterapkan Perusahaan

Meskipun tidak ada aturan resmi, beberapa perusahaan menerapkan kisaran durasi unpaid leave sebagai berikut:

• 1–7 hari kerja, biasanya untuk kebutuhan mendesak yang bersifat sementara.
• 2 minggu hingga 1 bulan, sering diberikan untuk urusan keluarga, pendidikan singkat, atau pemulihan kondisi pribadi.
• 2–6 bulan, umumnya untuk keperluan khusus seperti melanjutkan pendidikan, mendampingi pasangan dinas luar kota, atau alasan keluarga jangka panjang.

Namun, ada pula perusahaan yang membatasi unpaid leave maksimal hanya satu kali dalam periode tertentu, misalnya satu kali dalam setahun atau selama masa kontrak kerja berlangsung.

3. Ketentuan Perpanjangan Durasi Unpaid Leave

Dalam kondisi tertentu, karyawan dapat mengajukan perpanjangan unpaid leave apabila kebutuhan belum terselesaikan.

Meski demikian, perpanjangan tidak dapat dilakukan secara otomatis dan tetap memerlukan persetujuan perusahaan. Biasanya, karyawan diminta:

• menyampaikan alasan tambahan secara tertulis,
• memberikan estimasi waktu kembali bekerja,
• serta memastikan bahwa tanggung jawab pekerjaannya tetap dapat dikelola oleh tim.

Perusahaan berhak menyetujui atau menolak perpanjangan berdasarkan situasi operasional dan kebutuhan organisasi.

4. Pentingnya Kesepakatan Tertulis Mengenai Durasi

Agar tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari, durasi unpaid leave sebaiknya dicantumkan secara jelas dalam bentuk persetujuan tertulis atau surat cuti resmi.

Dokumen ini umumnya memuat:

• tanggal mulai cuti,
• tanggal kembali bekerja,
• konsekuensi terhadap gaji dan tunjangan,
• serta status hubungan kerja selama masa cuti.

Dengan adanya kesepakatan tertulis, baik karyawan maupun perusahaan memiliki pegangan yang jelas sehingga hak dan kewajiban masing-masing tetap terlindungi.

Baca Juga: Rumus Cara Perhitungan Lembur Upah Karyawan Per Jam

Pengertian Unpaid Leave Deduct

Unpaid leave deduct adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses pemotongan gaji karyawan sebagai konsekuensi dari pengambilan cuti tidak dibayar. Dalam praktik penggajian, istilah ini sering muncul pada slip gaji sebagai komponen pengurang penghasilan bulanan.

Pemotongan ini bukan merupakan sanksi, melainkan penyesuaian yang dilakukan karena karyawan tidak menjalankan kewajiban kerja pada hari tertentu. Oleh sebab itu, besar kecilnya nilai deduct akan sangat bergantung pada jumlah hari unpaid leave yang diambil.

Selain memengaruhi gaji pokok, unpaid leave deduct juga dapat berdampak pada komponen pendapatan lain, tergantung kebijakan perusahaan, seperti tunjangan kehadiran, uang makan, atau insentif berbasis kinerja.

Komponen Gaji yang Umumnya Terkena Deduct

Tidak semua bagian penghasilan karyawan selalu dipotong saat mengambil unpaid leave. Namun, beberapa komponen yang paling sering terdampak antara lain:

• gaji pokok harian atau bulanan,
• tunjangan kehadiran,
• uang makan dan transport harian,
• insentif berbasis kehadiran,
• tunjangan jabatan tertentu (tergantung kebijakan perusahaan).

Sementara itu, beberapa perusahaan tetap mempertahankan pembayaran komponen tertentu seperti tunjangan tetap atau iuran jaminan sosial, sepanjang masih sesuai dengan peraturan internal dan ketentuan hukum yang berlaku.

Cara Perhitungan Unpaid Leave Deduct

Metode perhitungan unpaid leave deduct dapat berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Namun, secara umum terdapat dua pendekatan yang sering digunakan:

• Perhitungan harian, yaitu membagi gaji bulanan dengan jumlah hari kerja, lalu dikalikan dengan jumlah hari unpaid leave.
• Perhitungan prorata bulanan, yaitu menyesuaikan total gaji berdasarkan proporsi hari kerja yang dijalani dalam satu bulan.

Sebagai contoh sederhana, jika gaji bulanan dibagi menjadi nilai per hari sebesar Rp200.000 dan karyawan mengambil 3 hari unpaid leave, maka total deduct yang dikenakan adalah Rp600.000.

Perbedaan Unpaid Leave Deduct dan Potongan Lainnya

Agar tidak menimbulkan kekeliruan, penting untuk membedakan unpaid leave deduct dengan jenis potongan lain yang biasa muncul dalam slip gaji, seperti:

• potongan pajak penghasilan (PPh 21),
• iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan,
• potongan pinjaman karyawan,
• potongan keterlambatan atau sanksi disiplin.

Unpaid leave deduct hanya berkaitan dengan ketidakhadiran yang telah disetujui perusahaan dan bukan merupakan bentuk hukuman atau pelanggaran.

Pentingnya Transparansi dalam Unpaid Leave Deduct

Agar hubungan kerja tetap sehat, perusahaan disarankan untuk menjelaskan secara terbuka mekanisme pemotongan gaji akibat unpaid leave kepada karyawan.

Transparansi ini meliputi:

• rumus perhitungan yang digunakan,
• komponen gaji yang dipotong,
• serta waktu penerapan pemotongan dalam periode penggajian.

Dengan pemahaman yang jelas, karyawan dapat mempersiapkan kondisi finansialnya dengan lebih baik, sementara perusahaan dapat menghindari potensi konflik atau kesalahpahaman di kemudian hari.

Aspek Perbandingan	Unpaid Leave (Biasa)	Unpaid Leave Deduct
Pengertian	Jenis cuti tidak dibayar yang diajukan dan disetujui perusahaan	Mekanisme pemotongan gaji akibat pengambilan unpaid leave
Bentuk	Kebijakan/jenis cuti	Komponen dalam sistem penggajian
Fokus utama	Pada izin tidak bekerja	Pada pengurangan penghasilan
Terjadi kapan	Saat karyawan tidak masuk kerja karena cuti di luar kuota	Saat proses payroll dilakukan
Berkaitan dengan	Absensi dan status kehadiran	Slip gaji dan perhitungan upah
Dampak langsung	Karyawan tidak bekerja sementara	Gaji dan/atau tunjangan berkurang
Status karyawan	Tetap karyawan aktif	Tetap karyawan aktif
Sifat	Administratif & kebijakan HR	Teknis & finansial
Muncul di	Surat cuti, sistem HR, data absensi	Slip gaji/payroll
Tujuan	Memberi waktu kepada karyawan	Menyesuaikan upah dengan hari kerja aktual

Penjelasan singkat perbedaannya

• Unpaid leave adalah keputusannya → izin tidak masuk kerja tanpa gaji.
• Unpaid leave deduct adalah akibatnya → pemotongan gaji karena keputusan tersebut.

Jika dianalogikan:

• Unpaid leave = peristiwa
• Unpaid leave deduct = dampak finansial dari peristiwa itu

Metode Pengajuan Unpaid Leave Secara Umum

Bagi Anda yang berencana mengajukan unpaid leave, proses ini sebaiknya dilakukan dengan perencanaan yang matang dan komunikasi yang baik. Cuti tidak dibayar tidak hanya berkaitan dengan kebutuhan pribadi, tetapi juga berdampak langsung pada kelancaran operasional perusahaan.

Oleh karena itu, pengajuan yang disampaikan secara terbuka, disertai alasan yang jelas serta sikap profesional, akan membantu perusahaan memahami situasi yang dihadapi karyawan. Pendekatan seperti ini juga menunjukkan bahwa meskipun sedang membutuhkan waktu cuti, karyawan tetap menghargai tanggung jawab dan komitmennya terhadap pekerjaan.

Dengan persiapan yang tepat, peluang pengajuan unpaid leave untuk disetujui pun akan menjadi lebih besar.

1. Memahami Kebijakan Internal Perusahaan

Sebelum mengajukan permohonan secara resmi, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mempelajari aturan perusahaan terkait unpaid leave.

Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda. Ada yang memberikan toleransi cuti tidak dibayar hingga beberapa bulan, sementara yang lain hanya memperbolehkannya dalam jangka waktu terbatas atau untuk kondisi tertentu saja.

Karena itu, penting untuk mengetahui apakah perusahaan memperbolehkan unpaid leave, berapa batas maksimal durasinya, serta alasan apa saja yang dapat diterima oleh manajemen.

Di beberapa perusahaan, fasilitas ini hanya diberikan kepada karyawan dengan masa kerja tertentu atau yang posisinya relatif mudah digantikan sementara. Namun, ada pula perusahaan yang menilai setiap pengajuan berdasarkan urgensi dan situasi karyawan tanpa melihat lama bekerja.

Untuk memperoleh informasi yang pasti, Anda dapat berkonsultasi langsung dengan bagian HR atau membaca peraturan perusahaan yang berlaku.

2. Menimbang Dampak dan Konsekuensi Finansial

Mengambil unpaid leave berarti siap menghadapi masa tanpa penghasilan tetap selama periode cuti berlangsung.

Tidak hanya gaji pokok yang akan dihentikan sementara, tetapi dalam beberapa kasus tunjangan, bonus, atau insentif tertentu juga tidak diberikan selama karyawan tidak aktif bekerja.

Kondisi ini tentu dapat memengaruhi stabilitas keuangan pribadi, terutama jika cuti diambil dalam jangka waktu yang cukup lama.

Oleh sebab itu, sebelum mengajukan permohonan, ada baiknya melakukan perhitungan keuangan sederhana, menyiapkan dana cadangan, serta memastikan kebutuhan rutin tetap dapat terpenuhi.

Selain itu, penting pula untuk mendiskusikan rencana cuti ini dengan atasan agar pembagian tugas selama ketidakhadiran dapat diatur dengan baik dan tidak mengganggu kinerja tim.

3. Menentukan Waktu Pengajuan yang Paling Tepat

Selain kesiapan pribadi, faktor waktu juga memegang peranan penting dalam pengajuan unpaid leave.

Mengajukan cuti saat perusahaan sedang berada dalam masa sibuk, mengerjakan proyek besar, atau menghadapi tenggat penting dapat memperkecil kemungkinan permohonan disetujui.

Sebaliknya, memilih periode kerja yang relatif lebih stabil akan memudahkan perusahaan dalam mengatur pengganti sementara atau mendistribusikan tugas kepada anggota tim lain.

Dengan mempertimbangkan situasi perusahaan, karyawan tidak hanya meningkatkan peluang persetujuan, tetapi juga menunjukkan sikap profesional dan empati terhadap kebutuhan organisasi.

Pendekatan ini membantu menjaga hubungan kerja tetap harmonis sekaligus menciptakan kesan bahwa pengajuan unpaid leave dilakukan secara bertanggung jawab.

Beban tim bertambah, alur kerja melambat, dan target bisnis tetap menunggu untuk dicapai. Kekosongan satu orang bisa berubah menjadi hambatan bagi banyak divisi.

Di titik inilah rekrutmen tidak lagi sekadar urusan administrasi, melainkan strategi menjaga stabilitas operasional. Perusahaan membutuhkan kandidat yang bukan hanya cepat tersedia, tetapi juga tepat secara kompetensi dan karakter kerja, agar proses adaptasi tidak memakan waktu lama.

Magnet Solusi Integra menghadirkan layanan rekrutmen dan seleksi SDM yang dirancang untuk menjawab kebutuhan tersebut. Dengan proses penyaringan terstruktur, database kandidat yang luas, serta pemahaman mendalam terhadap kebutuhan industri, Magnet membantu perusahaan mendapatkan tenaga kerja yang siap pakai baik untuk pengganti sementara maupun kebutuhan jangka panjang.

Jika perusahaan Anda ingin memastikan operasional tetap berjalan lancar meskipun terjadi kekosongan akibat unpaid leave, layanan rekrutmen dan seleksi SDM dari Magnet Solusi Integra dapat menjadi langkah strategis yang tepat untuk menjaga produktivitas tanpa harus mengorbankan kualitas sumber daya manusia.