Workload Analysis (WLA) adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi beban kerja yang ada dalam suatu perusahaan.
Tujuan utamanya adalah memastikan distribusi tugas dan tanggung jawab yang optimal di antara karyawan, sehingga efisiensi dan produktivitas kerja dapat tercapai.
Analisis ini melibatkan pengukuran volume pekerjaan, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, serta kecocokan antara kapasitas karyawan dan tuntutan pekerjaan.
Dengan melakukan WLA, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi kelebihan atau kekurangan sumber daya, mengurangi beban kerja yang berlebihan, dan mencegah burnout.
Selain itu, WLA juga membantu dalam perencanaan tenaga kerja yang lebih akurat, memastikan alokasi sumber daya manusia yang tepat, dan mendukung pengambilan keputusan strategis terkait penambahan staf atau restrukturisasi tim.
Proses ini sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang seimbang dan produktif.
Baca Juga: 15 Cara Merekrut Karyawan Yang Berkualitas Untuk Perusahaan!
Workload Analysis Adalah?
Workload Analysis (Analisis Beban Kerja) adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi, mengukur, dan mengevaluasi beban kerja yang dihadapi oleh individu, tim, atau organisasi dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.
Tujuannya adalah memastikan bahwa beban kerja yang diberikan sesuai dengan kapasitas sumber daya yang tersedia, baik dalam hal waktu, keterampilan, maupun alat pendukung, sehingga efisiensi dan produktivitas kerja dapat dicapai.
1. Identifikasi Tugas dan Aktivitas
Langkah awal dalam analisis beban kerja adalah mengidentifikasi semua tugas yang dilakukan oleh individu, tim, atau organisasi.
Proses ini melibatkan pengumpulan informasi terkait jenis pekerjaan, tanggung jawab utama, dan aktivitas rutin maupun insidental.
Informasi dapat diperoleh melalui deskripsi pekerjaan, wawancara dengan karyawan, atau survei aktivitas harian.
Tujuannya adalah untuk menyusun daftar lengkap semua tugas yang menjadi tanggung jawab individu atau tim sehingga setiap pekerjaan yang membutuhkan perhatian dapat terpetakan dengan jelas.
Hasil akhirnya berupa dokumen atau daftar yang merinci setiap tugas sebagai dasar untuk langkah analisis berikutnya.
2. Pengukuran Waktu
Setelah tugas teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas.
Pengukuran waktu dilakukan untuk memahami seberapa besar beban kerja dibandingkan dengan kapasitas waktu yang tersedia.
Berbagai metode digunakan untuk mengukur waktu, seperti time study (pengamatan langsung terhadap waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas), work sampling (pengambilan sampel aktivitas untuk menghitung waktu rata-rata), atau self-reporting (catatan waktu yang dibuat oleh karyawan sendiri).
Pengukuran waktu yang akurat sangat penting untuk memastikan bahwa setiap tugas dapat diselesaikan dalam durasi kerja yang wajar, sekaligus mengidentifikasi tugas-tugas yang membutuhkan perhatian khusus karena memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan.
3. Evaluasi Kapasitas
Langkah ini adalah membandingkan beban kerja dengan kapasitas kerja individu atau tim.
Evaluasi kapasitas dilakukan dengan membandingkan beban kerja yang ada dengan kapasitas kerja individu atau tim.
Kapasitas kerja mencakup jumlah waktu kerja yang tersedia dalam sehari atau seminggu, kemampuan dan keterampilan pekerja, serta dukungan alat atau sumber daya lainnya.
Misalnya, jika seorang karyawan bekerja 8 jam sehari, maka kapasitas maksimalnya adalah 40 jam per minggu.
Evaluasi ini juga mempertimbangkan apakah pekerja memiliki keterampilan yang memadai untuk menyelesaikan tugas secara efisien.
Jika ditemukan ketidakseimbangan, seperti overload (kelebihan beban kerja) atau underload (kurangnya beban kerja), maka langkah-langkah korektif dapat diambil untuk memastikan kapasitas yang ada digunakan secara optimal.
4. Penyesuaian dan Rekomendasi
Berdasarkan hasil evaluasi, diperlukan langkah-langkah untuk menyeimbangkan beban kerja. Penyesuaian dapat dilakukan dengan redistribusi tugas, di mana tugas dari karyawan yang kelebihan beban dipindahkan ke mereka yang kapasitasnya masih tersedia.
Pelatihan juga bisa diberikan untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam menyelesaikan tugas tertentu.
Jika beban kerja terlalu tinggi secara keseluruhan, organisasi dapat mempertimbangkan untuk menambah sumber daya, baik dalam bentuk tenaga kerja baru, alat bantu, atau teknologi yang mengotomatisasi pekerjaan.
Automasi menjadi salah satu solusi yang efektif untuk mengurangi pekerjaan manual yang repetitif.
Penyesuaian ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, menghindari stres atau burnout, dan memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan hasil yang optimal dalam waktu yang ditentukan.
5. Manfaat Workload Analysis
Workload analysis memberikan berbagai manfaat bagi individu, tim, maupun organisasi.
Dalam aspek efisiensi kerja, analisis ini membantu memastikan bahwa sumber daya digunakan secara maksimal dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia.
Dalam aspek produktivitas, workload analysis memungkinkan organisasi untuk mencapai target tanpa harus menambah waktu kerja atau biaya yang tidak perlu.
Selain itu, analisis ini mendukung keseimbangan kerja, yang penting untuk menjaga kesehatan fisik dan mental karyawan, sekaligus meningkatkan kepuasan kerja mereka.
Dari sisi manajemen, workload analysis memberikan data yang akurat untuk kebutuhan perencanaan sumber daya manusia, termasuk menentukan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk proyek atau periode tertentu di masa depan.
6. Tools dan Metode yang Digunakan
Dalam melaksanakan workload analysis, berbagai alat dan metode dapat digunakan untuk mempermudah proses dan meningkatkan akurasi hasil.
Work Breakdown Structure (WBS) sering digunakan untuk membagi pekerjaan besar menjadi unit-unit kecil yang lebih terukur dan dapat dikelola dengan lebih baik.
Time tracking software, seperti Toggl atau Clockify, membantu mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas secara otomatis.
Selain itu, Key Performance Indicators (KPIs) digunakan untuk menilai sejauh mana tugas-tugas mendukung pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Observasi langsung juga tetap menjadi salah satu cara tradisional yang efektif untuk memahami pola kerja dan mengidentifikasi hambatan yang mungkin tidak terlihat melalui data saja.
Dengan menggunakan tools ini, workload analysis menjadi lebih efisien, sistematis, dan menghasilkan data yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan.
Baca Juga: 12 Perbedaan Coaching dan Mentoring! Ini Beda & Tekniknya!
Contoh Workload Analysis
Berikut adalah contoh sederhana Workload Analysis yang dapat diterapkan untuk sebuah tim Customer Service di perusahaan e-commerce:
Konteks
Tim Customer Service di sebuah perusahaan e-commerce terdiri dari lima orang, masing-masing dengan jam kerja delapan jam per hari atau 40 jam per minggu.
Tugas utama mereka mencakup menjawab pertanyaan pelanggan melalui live chat, membalas email terkait pesanan dan pengembalian barang, menindaklanjuti keluhan pelanggan, serta menyusun laporan harian aktivitas Customer Service.
Tujuan dari analisis beban kerja ini adalah untuk menentukan apakah beban kerja yang ada telah terdistribusi secara seimbang dan sesuai dengan kapasitas setiap anggota tim.
Identifikasi Tugas dan Aktivitas
Setiap anggota tim memiliki tanggung jawab utama yang melibatkan berbagai jenis pekerjaan.
Dari pengamatan dan deskripsi pekerjaan, aktivitas utama mereka adalah menjawab live chat, membalas email, menindaklanjuti keluhan pelanggan, dan menyusun laporan harian.
Aktivitas ini mendominasi waktu kerja harian mereka dengan distribusi persentase yang bervariasi.
Aktivitas menjawab live chat diperkirakan menghabiskan 50% dari waktu kerja, diikuti oleh membalas email sebesar 30%, menindaklanjuti keluhan sebanyak 15%, dan menyusun laporan sebesar 5%.
Pengukuran Waktu
Berdasarkan pengamatan langsung dan data historis, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap aktivitas dihitung secara terperinci.
Aktivitas menjawab live chat membutuhkan waktu rata-rata lima menit per pelanggan, dengan jumlah rata-rata pelanggan yang dilayani setiap anggota tim sebanyak 60 orang per hari.
Membalas email memakan waktu sepuluh menit per email, dengan rata-rata 15 email per hari.
Menindaklanjuti keluhan pelanggan membutuhkan waktu sekitar 20 menit per kasus, dengan rata-rata tiga kasus per hari. Sementara itu, penyusunan laporan harian membutuhkan waktu sekitar 30 menit.
Evaluasi Kapasitas
Setiap anggota tim Customer Service memiliki kapasitas maksimal bekerja selama 480 menit per hari.
Setelah menghitung waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas, total waktu kerja harian per anggota tim mencapai 540 menit, yang terdiri dari 300 menit untuk live chat, 150 menit untuk email, 60 menit untuk menindaklanjuti keluhan, dan 30 menit untuk laporan.
Dengan total kebutuhan waktu yang melebihi kapasitas harian, yaitu 9 jam dibandingkan 8 jam, jelas bahwa beban kerja yang ada terlalu tinggi dan perlu penyesuaian.
Penyesuaian dan Rekomendasi
Berdasarkan hasil analisis, terdapat beberapa rekomendasi untuk menyeimbangkan beban kerja tim.
Salah satu solusinya adalah menambah satu anggota baru dalam tim.
Dengan penambahan ini, rata-rata beban kerja per anggota tim akan berkurang menjadi 7,5 jam per hari, yang lebih sesuai dengan kapasitas harian mereka.
Selain itu, pemanfaatan teknologi seperti chatbot dapat membantu menangani pertanyaan dasar dari pelanggan.
Jika 20% dari aktivitas live chat dapat dialihkan ke chatbot, waktu yang dibutuhkan untuk live chat akan berkurang menjadi 240 menit per hari.
Dengan demikian, total waktu harian per anggota menjadi sesuai dengan kapasitas yang ada.
Pelatihan tambahan juga dapat diberikan kepada anggota tim untuk meningkatkan efisiensi mereka dalam menangani email dan keluhan pelanggan, misalnya dengan menyediakan template jawaban yang lebih terstruktur dan mudah digunakan.
Hasil Akhir
Setelah dilakukan penyesuaian, beban kerja setiap anggota tim menjadi lebih seimbang, waktu kerja mereka digunakan secara optimal, dan pelanggan tetap mendapatkan layanan yang memadai.
Dengan analisis beban kerja ini, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas tim tanpa menambah tekanan kerja yang berlebihan, sekaligus menjaga kualitas pelayanan pelanggan.
Baca Juga: Employer Branding: Arti, Contoh & Job Descnya!
Metode Workload Analysis
Workload analysis atau analisis beban kerja adalah proses untuk mengukur dan mengevaluasi beban kerja suatu individu, tim, atau organisasi.
Terdapat beberapa metode yang sering digunakan untuk melakukan analisis ini.
Masing-masing metode memiliki pendekatan yang berbeda tergantung pada kebutuhan organisasi, kompleksitas pekerjaan, dan jenis data yang tersedia.
1. Metode Work Sampling
Metode ini dilakukan dengan mengambil sampel aktivitas kerja dalam periode tertentu.
Dalam work sampling, aktivitas kerja diobservasi secara berkala pada waktu acak untuk mencatat jenis pekerjaan yang sedang dilakukan.
Data ini digunakan untuk menghitung proporsi waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas.
Work sampling cocok untuk pekerjaan yang sifatnya rutin dan melibatkan banyak aktivitas kecil, seperti pada lini produksi atau pelayanan pelanggan.
2. Metode Time Study
Time study adalah metode yang digunakan untuk mengukur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas atau serangkaian tugas secara detail.
Dalam metode ini, waktu pengerjaan tugas diukur secara langsung menggunakan stopwatch atau perangkat lunak khusus.
Hasil pengukuran digunakan untuk menghitung waktu standar yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Time study efektif untuk pekerjaan dengan proses yang berulang atau terstruktur, seperti pekerjaan manufaktur atau administrasi.
3. Metode Workload Indicator of Staffing Needs (WISN)
Metode WISN adalah pendekatan yang dikembangkan oleh WHO untuk menghitung kebutuhan staf berdasarkan beban kerja yang ada.
Dalam metode ini, indikator beban kerja ditentukan terlebih dahulu, misalnya jumlah pasien yang harus dilayani dalam sehari.
Kemudian, kapasitas kerja setiap staf dihitung berdasarkan waktu kerja efektif.
Hasilnya adalah jumlah staf yang ideal untuk menangani beban kerja tersebut.
WISN banyak digunakan dalam sektor kesehatan untuk mengelola sumber daya manusia di rumah sakit atau fasilitas kesehatan lainnya.
4. Metode Task Analysis
Metode ini fokus pada menganalisis tugas-tugas individu secara mendalam.
Setiap tugas dipecah menjadi langkah-langkah kecil, dan waktu atau usaha yang diperlukan untuk setiap langkah dianalisis.
Task analysis sering digunakan untuk pekerjaan yang kompleks atau memerlukan keterampilan khusus, seperti pengembangan perangkat lunak, penelitian, atau pekerjaan kreatif.
5. Metode Functional Job Analysis (FJA)
Functional Job Analysis (FJA) adalah metode yang digunakan untuk mengevaluasi pekerjaan berdasarkan dimensi spesifik, seperti data, orang, dan objek.
Metode ini mengukur sejauh mana seorang pekerja harus memproses informasi, berinteraksi dengan orang lain, atau menggunakan alat dan material.
FJA cocok untuk menganalisis pekerjaan yang bersifat teknis atau membutuhkan tingkat interaksi yang tinggi, seperti pekerjaan di bidang teknologi atau layanan pelanggan.
6. Metode Work Breakdown Structure (WBS)
Work Breakdown Structure (WBS) adalah metode yang membagi pekerjaan besar menjadi unit-unit kecil yang lebih terukur dan terdefinisi.
Setiap unit pekerjaan dipecah hingga mencapai tingkat yang paling detail, sehingga mudah untuk mengukur waktu dan sumber daya yang dibutuhkan.
WBS sering digunakan dalam proyek manajemen untuk mengidentifikasi dan mengalokasikan tugas kepada anggota tim.
7. Metode Self-Reporting
Metode ini mengandalkan laporan langsung dari pekerja terkait aktivitas dan waktu yang mereka habiskan untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka.
Laporan ini biasanya diisi dalam bentuk jurnal kerja atau survei harian.
Meskipun lebih subyektif dibandingkan metode lainnya, self-reporting memberikan wawasan tentang pengalaman pekerja dalam menjalankan tugas mereka dan potensi hambatan yang dihadapi.
8. Metode Key Performance Indicators (KPIs)
Metode ini menggunakan indikator kinerja utama (KPIs) untuk mengevaluasi beban kerja.
Setiap tugas atau pekerjaan dikaitkan dengan target kinerja tertentu, seperti jumlah panggilan yang diselesaikan atau proyek yang dirampungkan.
KPIs membantu menentukan apakah beban kerja sudah sesuai dengan ekspektasi hasil yang ingin dicapai.
Baca Juga: 10+ Fungsi Sertifikat BNSP Yang Kegunaannya Sering Dicari!
Mengatur Beban Kerja Karyawan Termasuk Fungsi HR
Mengatur beban kerja karyawan dengan Work Load Analysis (WLA) adalah langkah strategis untuk meningkatkan produktivitas dan keseimbangan kerja.
Proses ini dimulai dengan mengidentifikasi jenis dan volume pekerjaan, menganalisis waktu yang diperlukan untuk setiap tugas, serta mengevaluasi kecocokan kapasitas karyawan terhadap beban kerja mereka.
Untuk hasil yang lebih akurat dan efektif, perusahaan dapat memanfaatkan jasa konsultan SDM pihak ketiga, seperti Magnet Solusi Integra, yang memiliki pengalaman dalam merancang solusi WLA yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Dengan dukungan profesional, perusahaan dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya, menghindari burnout, dan menciptakan tim yang lebih produktif.
Ingin tahu bagaimana WLA dapat meningkatkan efisiensi di perusahaan Anda?
Hubungi MSI Consulting untuk konsultasi gratis atau book meeting dengan kami sekarang dan temukan solusi terbaik untuk kebutuhan SDM Anda!👇
