HRD perlu memahami dan memperhatikan dengan seksama job desc administrasi saat melakukan rekrutmen karena hal ini memastikan bahwa kandidat yang direkrut memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
Administrasi sering kali melibatkan tugas-tugas penting seperti pengelolaan data, dokumentasi, komunikasi internal, hingga pengaturan jadwal yang memengaruhi efisiensi operasional perusahaan.
Dengan mendefinisikan job desc secara jelas, HRD dapat menilai calon karyawan berdasarkan keterampilan spesifik, seperti kemampuan manajemen waktu, ketelitian, serta penguasaan perangkat lunak yang relevan.
Selain itu, pemahaman mendalam terhadap job desc membantu menciptakan ekspektasi yang realistis bagi kandidat, sehingga mereka lebih siap menjalankan tugas setelah diterima.
Pendekatan ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga mengurangi risiko ketidakcocokan karyawan di masa depan.
Baca Juga: 15 Cara Merekrut Karyawan Yang Berkualitas Untuk Perusahaan!
Job Desc Administrasi
Job desc administrasi dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi atau perusahaan, namun secara umum, seorang staf administrasi bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasional kantor melalui berbagai tugas administratif.
Berikut adalah penjelasan rinci mengenai job desc administrasi:
1. Manajemen Dokumen dan Arsip
Seorang staf administrasi bertugas mengelola berbagai dokumen penting perusahaan, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
Mereka memastikan dokumen seperti kontrak, laporan keuangan, dan data operasional tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.
Selain itu, staf administrasi juga bertanggung jawab untuk membuat laporan rutin, seperti laporan bulanan atau tahunan, yang digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan.
Arsip dokumen diorganisasi dengan sistem yang memudahkan pencarian dokumen sesuai kebutuhan, serta dilakukan pengolahan data dengan akurat untuk memastikan konsistensi dan kehandalan informasi.
2. Pengelolaan Komunikasi
Staf administrasi menjadi penghubung utama dalam komunikasi internal dan eksternal perusahaan.
Mereka membantu menyampaikan informasi antara divisi atau kepada pihak eksternal seperti klien dan vendor.
Tugas ini mencakup membaca dan merespons email, menangani surat masuk dan keluar, serta memastikan komunikasi berjalan lancar.
Selain itu, dalam beberapa kasus, staf administrasi juga berperan sebagai resepsionis yang menyambut tamu dan mengarahkan mereka ke pihak terkait di perusahaan.
3. Pengaturan Jadwal dan Kegiatan
Dalam mendukung kelancaran aktivitas kantor, staf administrasi bertugas mengatur jadwal rapat, acara, atau perjalanan bisnis.
Mereka menyusun agenda harian yang melibatkan berbagai departemen, memastikan tidak ada bentrokan jadwal, dan mempersiapkan materi rapat seperti presentasi atau laporan.
Peran ini sangat penting untuk menjaga efisiensi operasional kantor dan memastikan kegiatan berjalan sesuai rencana tanpa gangguan.
4. Pengelolaan Inventaris dan Keperluan Kantor
Pengelolaan inventaris menjadi salah satu tugas penting staf administrasi, di mana mereka bertanggung jawab mencatat dan memonitor kebutuhan perlengkapan kantor seperti alat tulis, perangkat komputer, dan furniture.
Ketika ada kekurangan atau kerusakan, mereka mengkoordinasikan pengadaan barang baru atau perbaikan fasilitas kantor.
Dengan pengelolaan yang baik, staf administrasi memastikan semua kebutuhan operasional kantor terpenuhi tanpa hambatan.
5. Dukungan Operasional
Staf administrasi memberikan dukungan langsung kepada manajer atau tim lainnya untuk menyelesaikan tugas-tugas operasional.
Mereka sering membantu dalam mengetik dokumen, membuat presentasi, dan mempersiapkan proposal atau kontrak kerja.
Tugas ini membutuhkan keahlian multitasking dan kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan, terutama saat menangani tenggat waktu yang ketat atau permintaan mendadak dari berbagai pihak.
6. Pengelolaan Keuangan Sederhana
Selain tugas administratif, staf administrasi sering kali mengelola pembukuan sederhana, mencatat pemasukan dan pengeluaran harian untuk membantu tim keuangan.
Mereka juga bertanggung jawab mengelola petty cash, memastikan dana kecil tersedia untuk kebutuhan operasional yang mendesak.
Tugas lain mencakup pembuatan invoice atau tagihan kepada klien serta memonitor pembayaran untuk menjaga arus kas perusahaan tetap sehat.
7. Pelaporan dan Evaluasi
Staf administrasi bertugas menyusun laporan berkala yang merangkum data operasional, seperti laporan kehadiran karyawan, hasil evaluasi kegiatan, atau ringkasan penggunaan anggaran.
Laporan ini digunakan oleh manajemen untuk mengevaluasi performa kantor dan merancang strategi perbaikan.
Selain itu, staf administrasi juga bertanggung jawab untuk mengevaluasi proses kerja mereka sendiri agar dapat memberikan usulan perbaikan jika diperlukan.
8. Kepatuhan dan Regulasi
Dalam perannya, staf administrasi harus memastikan bahwa semua dokumen legal perusahaan, seperti kontrak kerja, izin usaha, dan sertifikat, dikelola dengan baik dan sesuai peraturan.
Mereka memantau kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku dan bekerja sama dengan pihak terkait untuk memastikan bahwa perusahaan tidak melanggar ketentuan hukum.
Hal ini membantu mengurangi risiko hukum dan memastikan perusahaan beroperasi dengan kredibilitas yang tinggi.
Baca Juga: Competency Based Interview Adalah? Arti, STAR, & Contoh!
Job Desc Administrasi Marketing
Berikut adalah penjelasan rinci mengenai job desc Administrasi Marketing:
1. Pengelolaan Data dan Dokumen Pemasaran
Seorang staf administrasi marketing bertugas mengelola berbagai data terkait aktivitas pemasaran, seperti data pelanggan, laporan penjualan, dan hasil kampanye pemasaran.
Mereka menyusun dan menyimpan dokumen-dokumen penting seperti proposal pemasaran, kontrak kerja sama dengan mitra, serta laporan evaluasi kampanye.
Semua data ini diolah dan disajikan dalam format yang mudah dipahami untuk mendukung analisis strategi pemasaran perusahaan.
2. Koordinasi dengan Tim Marketing dan Penjualan
Dalam mendukung aktivitas pemasaran, staf administrasi marketing bertindak sebagai penghubung antara tim pemasaran dan tim penjualan.
Mereka membantu menyampaikan informasi penting, seperti target kampanye, strategi promosi, atau jadwal kegiatan pemasaran.
Dengan koordinasi yang baik, staf administrasi marketing memastikan seluruh tim berjalan selaras dalam mencapai target pemasaran yang telah ditetapkan.
3. Pengelolaan Aktivitas Kampanye Pemasaran
Administrasi marketing bertanggung jawab untuk mendukung pelaksanaan kampanye pemasaran, baik secara online maupun offline.
Mereka membantu mengatur jadwal kampanye, memastikan semua materi promosi tersedia tepat waktu, dan memantau jalannya kegiatan pemasaran.
Tugas ini mencakup memastikan iklan, konten, atau materi pemasaran lainnya sesuai dengan branding perusahaan dan berjalan sesuai rencana.
4. Pengelolaan Media Promosi dan Inventaris
Staf administrasi marketing juga mengelola inventaris media promosi seperti spanduk, brosur, merchandise, atau bahan promosi lainnya.
Mereka memastikan stok bahan promosi mencukupi dan mendistribusikannya ke cabang atau lokasi yang membutuhkan.
Selain itu, mereka memantau efektivitas media promosi yang digunakan untuk mengetahui mana yang memberikan hasil terbaik dalam meningkatkan penjualan atau brand awareness.
5. Pendataan dan Analisis Pelanggan
Dalam peran ini, staf administrasi marketing sering bertanggung jawab untuk mencatat dan menganalisis data pelanggan.
Mereka mengelompokkan pelanggan berdasarkan preferensi, kebiasaan, atau segmentasi pasar untuk membantu tim marketing dalam merancang strategi yang lebih efektif.
Selain itu, mereka juga bertugas mengelola database pelanggan, termasuk menambahkan data baru atau memperbarui informasi yang sudah ada.
6. Penyusunan Laporan Pemasaran
Staf administrasi marketing menyusun laporan hasil kampanye pemasaran yang mencakup data penjualan, ROI (Return on Investment), dan performa strategi pemasaran yang diterapkan.
Laporan ini dirancang secara terstruktur untuk membantu manajer pemasaran mengevaluasi keberhasilan kampanye dan menentukan langkah berikutnya.
Dengan laporan yang akurat, perusahaan dapat membuat keputusan berbasis data yang lebih efektif.
7. Dukungan Administrasi untuk Event atau Promosi
Ketika perusahaan mengadakan event promosi, seperti pameran, seminar, atau launching produk, staf administrasi marketing berperan dalam mengatur berbagai kebutuhan logistik.
Mereka membantu mempersiapkan undangan, mengatur jadwal acara, dan memastikan seluruh materi promosi tersedia.
Dalam beberapa kasus, mereka juga membantu mengoordinasikan peserta atau mitra yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
8. Pengelolaan Anggaran Pemasaran
Staf administrasi marketing membantu mengelola anggaran pemasaran dengan mencatat pengeluaran yang berkaitan dengan aktivitas promosi atau kampanye.
Mereka memastikan penggunaan anggaran tetap efisien dan sesuai dengan alokasi yang telah ditetapkan.
Selain itu, mereka juga bertugas menyusun laporan anggaran yang dapat digunakan untuk menganalisis efektivitas biaya pemasaran.
9. Pengelolaan Platform Digital
Dalam era digital, staf administrasi marketing sering terlibat dalam pengelolaan platform digital seperti media sosial, email marketing, atau CRM (Customer Relationship Management).
Mereka membantu mempublikasikan konten, memantau interaksi pelanggan, dan mencatat data performa platform digital.
Dengan peran ini, mereka mendukung tim marketing untuk tetap relevan dalam menghadapi persaingan di dunia digital.
Baca Juga: 12 Perbedaan Coaching dan Mentoring! Ini Beda & Tekniknya!
Job Desc Administrasi Produksi
 Berikut adalah penjelasan rinci mengenai job desc Administrasi Produksi:
1. Pengelolaan Data Produksi
Administrasi produksi bertanggung jawab mengelola data terkait proses produksi, seperti jumlah bahan baku yang digunakan, output produksi, dan jadwal produksi.
Data ini dicatat secara terstruktur untuk memastikan kelancaran operasional pabrik atau unit produksi.
Dengan pengelolaan yang baik, mereka membantu memantau efisiensi produksi dan mencegah kekurangan atau kelebihan bahan baku.
2. Pembuatan dan Pengelolaan Dokumen Produksi
Staf administrasi produksi membuat berbagai dokumen penting seperti jadwal produksi, laporan harian produksi, dan catatan pemakaian bahan baku.
Dokumen ini digunakan sebagai acuan bagi tim produksi dan manajemen untuk memastikan proses produksi berjalan sesuai rencana.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab menyimpan dan mengarsipkan dokumen produksi agar mudah diakses saat diperlukan.
3. Koordinasi dengan Tim Produksi
Administrasi produksi berperan sebagai penghubung antara manajemen dan tim produksi.
Mereka menyampaikan informasi terkait target produksi, perubahan jadwal, atau instruksi baru dari manajemen.
Dengan koordinasi yang baik, staf administrasi memastikan bahwa semua pihak di unit produksi memahami tujuan dan dapat bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
4. Pengawasan Ketersediaan Bahan Baku
Dalam mendukung kelancaran produksi, administrasi produksi memantau stok bahan baku dan memastikan ketersediaannya sesuai kebutuhan.
Mereka mencatat pemakaian bahan baku secara harian dan melaporkan jika ada kekurangan atau kelebihan stok.
Dengan data yang akurat, perusahaan dapat menghindari risiko gangguan produksi akibat kekurangan bahan baku.
5. Penyusunan Laporan Produksi
Staf administrasi produksi bertugas menyusun laporan harian, mingguan, atau bulanan yang mencakup jumlah produksi, efisiensi kerja, serta tingkat pemakaian bahan baku.
Laporan ini membantu manajemen mengevaluasi performa unit produksi dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Selain itu, laporan ini juga digunakan untuk merancang strategi peningkatan produktivitas.
6. Pengelolaan Jadwal Produksi
Staf administrasi produksi membantu menyusun jadwal produksi yang efisien, mengatur urutan proses produksi, dan memastikan seluruh kegiatan sesuai dengan timeline.
Mereka juga mencatat perubahan atau penyesuaian jadwal yang terjadi, seperti penundaan atau percepatan produksi, sehingga semua pihak yang terlibat dapat menyesuaikan aktivitas mereka.
7. Pengelolaan Peralatan dan Fasilitas Produksi
Administrasi produksi turut bertanggung jawab memantau kondisi peralatan dan fasilitas produksi.
Mereka mencatat kebutuhan perawatan atau perbaikan mesin dan memastikan laporan kerusakan diteruskan kepada pihak yang berwenang.
Dengan pengelolaan ini, operasional produksi dapat berjalan tanpa hambatan yang disebabkan oleh kerusakan alat.
8. Pendukung Proses Audit Produksi
Administrasi produksi mendukung proses audit dengan menyediakan data dan dokumen yang dibutuhkan, seperti laporan efisiensi, catatan bahan baku, dan laporan hasil produksi.
Mereka memastikan bahwa semua dokumen sesuai dengan standar operasional dan prosedur perusahaan, sehingga memudahkan proses audit baik internal maupun eksternal.
9. Pemantauan Kinerja Produksi
Staf administrasi produksi bertugas memantau kinerja tim produksi dengan mencatat tingkat pencapaian target harian atau bulanan.
Mereka mengidentifikasi masalah yang muncul selama proses produksi, seperti keterlambatan atau hasil produksi yang tidak memenuhi standar kualitas, dan melaporkannya kepada manajemen untuk segera ditindaklanjuti.
Baca Juga: Apa Itu Tes Psikologi? Ketahui Apa Saja Jenis & Tujuannya!
Job Desc Administrasi Perkantoran
Berikut adalah penjelasan rinci mengenai job desc Administrasi Perkantoran:
1. Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kantor
Staf administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk mengelola semua dokumen penting perusahaan, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Mereka memastikan bahwa dokumen seperti surat menyurat, laporan keuangan, kontrak kerja, dan dokumen legal lainnya disimpan dengan rapi dan mudah diakses ketika dibutuhkan.
Selain itu, mereka mengatur sistem pengarsipan yang efisien untuk memudahkan pencarian dokumen, serta memastikan bahwa semua data yang diarsipkan sesuai dengan kebijakan keamanan informasi perusahaan.
2. Pengaturan Jadwal dan Agenda Kantor
Administrasi perkantoran memainkan peran penting dalam mengatur jadwal harian kantor, termasuk penjadwalan rapat, pertemuan, dan acara perusahaan.
Mereka memastikan bahwa semua kegiatan terkoordinasi dengan baik, menghindari bentrokan jadwal, dan mempersiapkan materi yang diperlukan untuk setiap acara.
Selain itu, mereka juga mengelola agenda pimpinan perusahaan, membantu mengatur waktu mereka agar dapat menjalankan tugas-tugas strategis dengan efektif.
3. Pengelolaan Komunikasi Internal dan Eksternal
Staf administrasi perkantoran menjadi penghubung utama dalam komunikasi baik di dalam maupun di luar organisasi.
Mereka menangani penerimaan dan pengiriman surat, email, serta panggilan telepon, memastikan bahwa semua komunikasi tersampaikan dengan tepat dan efisien.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk menyebarkan informasi penting kepada seluruh karyawan, seperti pengumuman perusahaan, perubahan kebijakan, atau informasi terkait operasional lainnya.
4. Pengelolaan Keperluan Kantor dan Inventaris
Administrasi perkantoran mengelola semua kebutuhan operasional kantor, mulai dari alat tulis, perlengkapan kantor, hingga peralatan teknologi seperti komputer dan printer.
Mereka memastikan bahwa stok barang selalu mencukupi dan melakukan pemesanan ulang saat diperlukan.
Selain itu, mereka juga mengawasi kondisi fasilitas kantor, seperti ruang meeting, area kerja, dan peralatan kantor lainnya, serta mengatur perawatan atau perbaikan jika diperlukan untuk menjaga kenyamanan dan produktivitas lingkungan kerja.
5. Pendukung Administratif untuk Tim dan Pimpinan
Staf administrasi perkantoran memberikan dukungan administratif kepada seluruh tim dan pimpinan perusahaan.
Ini termasuk tugas-tugas seperti mengetik dokumen, membuat presentasi, menyusun laporan, dan mengatur perjalanan dinas.
Mereka memastikan bahwa semua kebutuhan administratif terpenuhi sehingga tim dan pimpinan dapat fokus pada tugas-tugas inti mereka tanpa terganggu oleh hal-hal administratif.
6. Pengelolaan Keuangan dan Pembukuan Sederhana
Meskipun tidak sepenuhnya terlibat dalam akuntansi, staf administrasi perkantoran seringkali bertanggung jawab untuk pengelolaan keuangan sederhana.
Ini mencakup pencatatan pengeluaran operasional harian, pengelolaan petty cash, serta pembuatan dan pengiriman invoice kepada klien.
Mereka juga membantu dalam penyusunan laporan keuangan bulanan yang digunakan oleh tim keuangan untuk analisis lebih lanjut.
7. Pelaksanaan dan Pemantauan Prosedur Operasional Standar (SOP)
Administrasi perkantoran memastikan bahwa semua prosedur operasional standar diikuti dengan baik oleh seluruh karyawan.
Mereka bertanggung jawab untuk menyusun, mendistribusikan, dan memperbarui SOP yang relevan, serta memberikan pelatihan atau pengarahan kepada karyawan baru.
Selain itu, mereka juga memantau kepatuhan terhadap SOP dan melakukan evaluasi secara berkala untuk meningkatkan efisiensi operasional kantor.
8. Pengelolaan Kegiatan dan Event Perusahaan
Staf administrasi perkantoran turut serta dalam perencanaan dan pelaksanaan berbagai kegiatan perusahaan, seperti seminar, pelatihan, team building, dan acara sosial lainnya.
Mereka mengatur semua aspek logistik acara, termasuk pemesanan tempat, pengaturan catering, penyediaan materi acara, serta koordinasi dengan pihak-pihak terkait.
Dengan pengelolaan yang baik, mereka memastikan bahwa setiap acara berjalan lancar dan sukses.
9. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Administrasi
Staf administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk memantau dan mengevaluasi kinerja proses administratif yang berjalan di kantor.
Mereka mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, mengusulkan solusi, dan menerapkan perubahan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Selain itu, mereka juga menyusun laporan evaluasi yang digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan strategis terkait operasional kantor.
10. Kepatuhan terhadap Regulasi dan Kebijakan Perusahaan
Administrasi perkantoran memastikan bahwa semua aktivitas operasional kantor mematuhi regulasi yang berlaku serta kebijakan internal perusahaan.
Mereka bertanggung jawab untuk memahami dan mengimplementasikan peraturan-peraturan tersebut dalam setiap aspek pekerjaan administrasi.
Hal ini termasuk memastikan bahwa dokumen legal terkelola dengan baik, data karyawan disimpan sesuai dengan kebijakan privasi, dan semua prosedur operasional mematuhi standar industri.
Baca Juga: Employer Branding: Arti, Contoh & Job Descnya!
Job Desc Administrasi HRD
Berikut adalah penjelasan rinci mengenai job Desc Administrasi HRD (Human Resource Development):
1. Pengelolaan Dokumen dan Arsip Karyawan
Staf administrasi HRD bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen karyawan, termasuk data pribadi, kontrak kerja, surat keputusan, dan riwayat pelatihan.
Mereka memastikan semua dokumen disimpan dengan rapi dalam sistem arsip fisik atau digital, serta menjaga kerahasiaan data sesuai kebijakan privasi perusahaan.
Dengan pengelolaan dokumen yang baik, perusahaan dapat dengan mudah mengakses informasi yang diperlukan untuk keperluan administratif atau audit.
2. Pengelolaan Rekrutmen dan Seleksi
Dalam proses rekrutmen, staf administrasi HRD membantu mempersiapkan dan mendistribusikan informasi lowongan kerja, mengatur jadwal wawancara, serta menyusun dokumen kandidat.
Mereka juga bertugas memantau proses seleksi, mulai dari penyaringan CV hingga pengumpulan dokumen prakerja.
Dengan peran ini, mereka memastikan setiap langkah rekrutmen berjalan lancar dan sesuai prosedur.
3. Pendataan Kehadiran dan Pengelolaan Absensi
Administrasi HRD bertanggung jawab memantau kehadiran karyawan melalui sistem absensi, mencatat izin, cuti, atau ketidakhadiran lainnya.
Data ini kemudian digunakan untuk menghitung gaji, tunjangan, atau potongan sesuai kebijakan perusahaan.
Dengan pengelolaan absensi yang baik, mereka membantu memastikan karyawan tetap mematuhi jadwal kerja yang ditetapkan.
4. Pengelolaan Proses Penggajian
Dalam pengelolaan penggajian, staf administrasi HRD mendukung tim payroll dengan menyiapkan data yang diperlukan, seperti kehadiran, lembur, dan potongan lainnya.
Mereka juga membantu memastikan dokumen pembayaran, slip gaji, dan laporan bulanan disusun dengan akurat dan tepat waktu.
Dengan peran ini, mereka memastikan proses pembayaran gaji berjalan tanpa kendala.
5. Pengelolaan Program Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Staf administrasi HRD membantu mengatur program pelatihan karyawan, termasuk penjadwalan, pendaftaran peserta, dan penyediaan materi pelatihan.
Mereka juga mendokumentasikan hasil pelatihan, seperti sertifikat atau evaluasi kinerja, untuk mendukung pengembangan kompetensi karyawan.
Dengan peran ini, mereka memastikan pelatihan berjalan sesuai rencana dan memberikan manfaat nyata bagi perusahaan.
6. Penyusunan Laporan HRD
Staf administrasi HRD bertugas menyusun laporan terkait berbagai aspek pengelolaan sumber daya manusia, seperti data karyawan, turnover, absensi, atau hasil evaluasi kinerja.
Laporan ini dirancang untuk membantu manajemen dalam mengevaluasi kondisi SDM perusahaan dan merancang strategi pengembangan yang lebih efektif.
7. Pendokumentasian dan Pemantauan Peraturan Perusahaan
Administrasi HRD memastikan bahwa seluruh karyawan memahami dan mematuhi peraturan perusahaan yang berlaku.
Mereka menyusun, memperbarui, dan mendistribusikan dokumen peraturan perusahaan, seperti kode etik, kebijakan cuti, atau SOP.
Selain itu, mereka juga mencatat dan memantau implementasi peraturan tersebut, serta memberikan arahan jika terjadi pelanggaran.
8. Dukungan Administrasi untuk Proses Evaluasi Kinerja
Dalam proses evaluasi kinerja, staf administrasi HRD membantu mempersiapkan formulir, menyusun jadwal evaluasi, dan mendokumentasikan hasil penilaian.
Mereka juga bertugas menyimpan catatan evaluasi kinerja untuk keperluan pengembangan karir karyawan, seperti promosi, mutasi, atau pelatihan lanjutan.
Dengan dukungan administratif yang baik, proses evaluasi menjadi lebih terstruktur dan efektif.
9. Pengelolaan Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Administrasi HRD membantu mengelola hubungan antara perusahaan dan karyawan dengan mencatat keluhan, menyusun dokumen terkait mediasi, atau memfasilitasi kegiatan yang mendukung hubungan baik di lingkungan kerja.
Mereka juga mendokumentasikan hasil diskusi atau keputusan yang diambil terkait masalah karyawan untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas.
10. Pemantauan Kepatuhan terhadap Regulasi Ketenagakerjaan
Staf administrasi HRD memastikan perusahaan mematuhi semua regulasi ketenagakerjaan yang berlaku, seperti peraturan upah minimum, asuransi karyawan, atau undang-undang tenaga kerja.
Mereka mendokumentasikan kepatuhan perusahaan dan bekerja sama dengan pihak terkait untuk menghindari potensi pelanggaran.
Dengan peran ini, mereka membantu melindungi perusahaan dari risiko hukum yang tidak diinginkan.
Baca Juga: Ketahui Organizational Development & Bedanya dengan HR!
Job Desc Administrasi Bank
Berikut adalah penjelasan rinci mengenai job desc Administrasi Bank:
1. Pengelolaan Dokumen Nasabah
Staf administrasi bank bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen nasabah, seperti formulir pembukaan rekening, data pinjaman, dan dokumen legal lainnya.
Mereka memastikan semua dokumen disimpan dengan aman dan rapi dalam sistem arsip fisik maupun digital.
Selain itu, mereka memastikan dokumen-dokumen tersebut memenuhi standar perbankan dan dapat diakses dengan mudah oleh tim terkait untuk mendukung operasional dan pelayanan nasabah.
2. Verifikasi Data Nasabah
Staf administrasi bank memeriksa dan memverifikasi keakuratan data nasabah yang masuk, seperti informasi pribadi, data KYC (Know Your Customer), dan dokumen pendukung lainnya.
Tugas ini penting untuk memastikan bahwa data nasabah sesuai dengan peraturan dan kebijakan bank, sekaligus mencegah potensi kesalahan atau penipuan dalam proses perbankan.
3. Pengelolaan Transaksi Internal dan Rekonsiliasi
Administrasi bank bertugas mencatat dan memverifikasi transaksi internal, seperti transfer dana antar rekening, setoran, atau pembayaran.
Mereka juga melakukan rekonsiliasi data transaksi harian untuk memastikan bahwa catatan keuangan sesuai dengan sistem bank.
Tugas ini membantu menjaga akurasi dan integritas data keuangan bank.
4. Pendataan dan Pelaporan Keuangan Bank
Staf administrasi bank membantu menyusun laporan keuangan harian, mingguan, atau bulanan sesuai dengan kebutuhan manajemen dan regulasi pemerintah.
Laporan ini meliputi saldo rekening, transaksi yang terjadi, serta data operasional lainnya.
Dengan laporan yang akurat, bank dapat mengevaluasi kinerja keuangannya dan mengambil keputusan strategis dengan lebih baik.
5. Pengelolaan Aset dan Inventaris Kantor Cabang
Administrasi bank juga bertugas mengelola inventaris kantor cabang, seperti peralatan kerja, formulir transaksi, dan perlengkapan lainnya.
Mereka memastikan ketersediaan kebutuhan operasional bank sehingga layanan kepada nasabah dapat berjalan lancar tanpa gangguan.
6. Pelayanan Administratif kepada Nasabah
Staf administrasi bank memberikan dukungan administratif kepada nasabah, seperti membantu pengisian formulir, menjawab pertanyaan seputar produk dan layanan, serta memproses pengajuan pinjaman atau pembukaan rekening.
Peran ini memerlukan kemampuan komunikasi yang baik untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi nasabah.
7. Pengelolaan Kepatuhan terhadap Regulasi Perbankan
Administrasi bank memastikan bahwa semua aktivitas dan dokumen operasional sesuai dengan regulasi perbankan yang berlaku.
Mereka membantu mempersiapkan dokumen audit, melakukan pengecekan terhadap kebijakan anti pencucian uang (AML), dan menjaga agar bank selalu mematuhi peraturan dari otoritas keuangan.
8. Pengelolaan Data Kredit dan Pinjaman
Staf administrasi bank bertugas mencatat, memverifikasi, dan memantau data terkait pengajuan kredit atau pinjaman nasabah.
Mereka memastikan dokumen pinjaman lengkap, memproses data tersebut dalam sistem, dan memantau pembayaran cicilan.
Tugas ini penting untuk memastikan kelancaran proses kredit serta meminimalkan risiko kredit macet.
9. Pengelolaan Arsip Transaksi dan Laporan Harian
Administrasi bank mengelola arsip transaksi harian seperti setoran tunai, penarikan, dan transfer antar bank.
Mereka menyusun laporan harian berdasarkan data transaksi untuk dianalisis oleh manajemen.
Dengan pengelolaan yang terstruktur, administrasi bank membantu meningkatkan transparansi dan akurasi data operasional.
10. Dukungan Administrasi untuk Tim dan Manajemen Bank
Selain tugas rutin, staf administrasi bank mendukung tim dan manajemen dalam berbagai kebutuhan administratif, seperti menyusun jadwal pertemuan, mempersiapkan laporan presentasi, atau mendokumentasikan keputusan penting.
Dengan dukungan ini, mereka membantu memastikan koordinasi yang baik di antara semua departemen bank.
Jika perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam memilah kandidat untuk posisi staff administrasi, jangan ragu untuk menghubungi kami di MSI Consulting.
Kami menawarkan konsultasi GRATIS untuk membantu Anda mengidentifikasi kebutuhan rekrutmen secara lebih spesifik dan strategis.
Tim kami siap memberikan solusi yang tepat, mulai dari penyusunan kriteria kandidat, proses seleksi yang efektif, hingga layanan tambahan yang dapat mendukung tercapainya tujuan rekrutmen Anda.
Dengan pengalaman dan keahlian kami, Anda dapat fokus pada hal lain yang lebih penting sambil memastikan kebutuhan rekrutmen terpenuhi dengan optimal. Hubungi kami secara GRATIS hari ini untuk mengetahui lebih lanjut!👇
