Membicarakan SDM selalu seperti membicarakan darah dalam tubuh manusia. Jumlahnya tidak boleh kurang, tidak boleh juga berlebihan. Kalau kurang, tubuh menjadi lemah. Kalau berlebihan, bisa jadi tekanan darah tinggi. Begitu juga dengan pegawai di dalam sebuah organisasi. Harus cukup. Harus sesuai dengan kebutuhan. Tapi bagaimana cara tahu apakah sudah cukup atau belum? Di sinilah letak pentingnya perhitungan kebutuhan pegawai.

Kadang kita merasa sudah punya cukup orang, bahkan merasa kelebihan. Tapi di satu sisi, pekerjaan tetap saja menumpuk. Target tidak tercapai. Layanan ke pelanggan lambat. Keluhan muncul dari mana-mana. Lalu kita mulai menyalahkan sistem, menyalahkan individu, bahkan menyalahkan teknologi. Padahal, bisa jadi yang keliru bukan sistemnya. Tapi kita sendiri yang belum menghitung kebutuhan tenaga kerja secara objektif dan sistematis.

Mari kita masuk lebih dalam. Kita bedah perlahan.

Baca Juga: Penjelasan Peta Jabatan Lengkap Beserta Arti & Contoh

Apa Itu Perhitungan Kebutuhan Pegawai?

Perhitungan kebutuhan pegawai adalah proses sistematis untuk menentukan berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi agar dapat menjalankan aktivitas operasionalnya secara efisien dan efektif. Ini bukan sekadar menghitung jumlah orang yang bekerja hari ini lalu menambah beberapa orang untuk jaga-jaga. Ini adalah seni dan ilmu dalam membaca kebutuhan bisnis serta mengelola sumber daya manusia dengan akurat.

Perhitungan ini mencakup berbagai aspek, mulai dari beban kerja (workload), struktur organisasi, efisiensi proses, hingga strategi jangka panjang organisasi. Jadi tidak cukup hanya mengandalkan intuisi atau feeling. Harus berbasis data, berbasis analisis.

Mengapa Perhitungan Kebutuhan Pegawai Itu Penting?

Perusahaan yang tidak menghitung kebutuhannya dengan tepat bisa menghadapi dua risiko besar: overstaffing dan understaffing. Yang pertama membuat biaya membengkak. Yang kedua membuat produktivitas menurun. Keduanya sama-sama berbahaya.

Bayangkan jika sebuah rumah sakit kelebihan perawat, tetapi minim dokter spesialis. Atau sebuah pabrik menambah tenaga produksi tanpa memperhatikan kapasitas gudang. Ujung-ujungnya bukan hanya rugi uang, tapi juga kehilangan kepercayaan pasar. Maka, menghitung kebutuhan pegawai bukan sekadar soal HR, tapi menyangkut keberlangsungan organisasi secara menyeluruh.

Selain itu, dalam era digital seperti sekarang, efisiensi tenaga kerja menjadi sorotan utama. Teknologi sudah banyak membantu mempercepat proses kerja. Tapi tanpa data yang akurat tentang kebutuhan SDM, teknologi malah bisa mubazir. Maka penting sekali memahami: teknologi bisa menggantikan proses, tapi manusia tetap penentu utama keberhasilan.

Metodologi Perhitungan Kebutuhan Pegawai

Ada beberapa pendekatan yang umum digunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai. Masing-masing punya kekuatan tersendiri. Dan sering kali, pendekatan yang ideal justru adalah kombinasi dari beberapa metode berikut.

1. Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)

Ini adalah pendekatan paling umum. Konsepnya sederhana: hitung seluruh pekerjaan yang harus dilakukan, lalu hitung berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Setelah itu, bagi dengan waktu kerja efektif seorang pegawai. Dari situ akan terlihat berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan.

Misalnya, jika ada 1.000 transaksi yang harus diproses per bulan, dan satu orang hanya mampu menangani 200 transaksi per bulan secara efektif, maka dibutuhkan 5 orang untuk menyelesaikan semua transaksi tepat waktu.

Namun dalam praktiknya, beban kerja tidak selalu homogen. Kadang satu orang mengerjakan beberapa jenis pekerjaan dengan kompleksitas berbeda. Maka perlu pengukuran waktu yang detail untuk setiap jenis pekerjaan, lalu dibuat standar waktu kerja.

2. Analisis Rasio Ideal (Benchmarking)

Kadang organisasi membandingkan diri dengan organisasi lain yang sejenis. Misalnya, sebuah universitas membandingkan jumlah dosen dengan jumlah mahasiswa di kampus serupa. Jika universitas A punya rasio 1:25 dan berjalan lancar, maka universitas B yang memiliki rasio 1:40 mungkin perlu mengkaji ulang jumlah dosennya.

Tentu saja, pendekatan ini hanya efektif jika organisasi yang dibandingkan benar-benar sepadan dari sisi kompleksitas kerja dan skala operasi. Tapi tetap, benchmarking memberi perspektif tambahan dalam menentukan kebutuhan.

3. Analisis Proyeksi dan Perencanaan Strategis

Metode ini lebih cocok untuk organisasi yang sedang bertumbuh atau bertransformasi. Pertanyaannya bukan hanya “butuh berapa orang hari ini”, tapi juga “akan butuh berapa orang 1-2 tahun ke depan”. Di sini, perhitungan kebutuhan pegawai erat kaitannya dengan rencana ekspansi bisnis, pengembangan produk, atau transformasi digital.

Organisasi yang cerdas akan memetakan rencana strategisnya lalu menurunkannya ke rencana kebutuhan SDM: fungsi baru apa yang akan muncul? Kompetensi apa yang dibutuhkan? Apakah akan rekrut dari luar atau kembangkan dari dalam?

Baca Juga: Workload Analysis: Simak Arti, Contoh & Metodenya! 

Langkah-Langkah Menyusun Perhitungan Kebutuhan Pegawai

Menyusun perhitungan kebutuhan pegawai bukan kerja semalam. Tapi juga bukan sesuatu yang mustahil. Berikut langkah-langkah umum yang bisa dijalankan.

1. Menyusun Daftar Aktivitas dan Proses Bisnis

Langkah awal adalah memetakan seluruh aktivitas dan proses yang dilakukan dalam organisasi. Ini bisa dimulai dari setiap unit kerja. Catat semua tugas, pekerjaan rutin, proyek, hingga fungsi administratif.

2. Mengukur Waktu Penyelesaian Pekerjaan

Setelah tahu apa saja pekerjaannya, langkah selanjutnya adalah mengukur berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Di sinilah kadang organisasi butuh metode time study, self-reporting, atau work sampling untuk mendapat data akurat.

3. Menghitung Jam Kerja Efektif Pegawai

Jangan lupa, jam kerja pegawai bukan 8 jam penuh. Ada istirahat, ada waktu rapat, ada cuti dan pelatihan. Maka biasanya dihitung jam kerja efektif yakni jam kerja yang benar-benar bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas.

4. Menentukan Jumlah Ideal Pegawai

Dari data waktu kerja dan volume pekerjaan, maka bisa dihitung kebutuhan riil pegawai. Jika satu proses membutuhkan total 800 jam kerja per bulan dan satu orang hanya punya 160 jam kerja efektif per bulan, maka dibutuhkan 5 pegawai untuk proses itu.

5. Melakukan Review dan Validasi

Hasil perhitungan bukan langsung final. Perlu diskusi dengan para pimpinan unit, perlu uji lapangan, perlu validasi dengan kondisi nyata. Kadang ada proses yang bisa diotomatisasi. Kadang ada fungsi ganda yang bisa dikerjakan satu orang. Semua itu butuh pertimbangan profesional.

Tantangan dalam Perhitungan Kebutuhan Pegawai

Meskipun terlihat logis dan sistematis, proses ini tetap menyimpan tantangan. Yang pertama adalah data. Banyak organisasi tidak memiliki data akurat tentang waktu kerja atau volume kerja per fungsi. Akibatnya, hitungannya jadi kira-kira saja.

Tantangan kedua adalah resistensi internal. Kadang, saat proses ini dilakukan, muncul ketakutan: jangan-jangan nanti ada efisiensi dan pemangkasan. Padahal tujuannya bukan itu. Justru agar organisasi bisa lebih adil dalam mendistribusikan beban kerja dan menyusun pengembangan karier yang realistis.

Tantangan ketiga adalah dinamika bisnis. Hari ini hitungan bisa akurat, tapi besok bisa berubah karena pasar berubah, teknologi berubah, atau strategi berubah. Maka perhitungan kebutuhan pegawai tidak bisa dilakukan sekali saja. Harus diperbaharui secara berkala.

Contoh Praktis Perhitungan Kebutuhan Pegawai

Bayangkan sebuah perusahaan e-commerce yang menangani 3.000 order per hari. Setiap order perlu waktu 4 menit untuk diproses oleh staf operasional. Maka total waktu kerja harian adalah 3.000 x 4 = 12.000 menit, atau 200 jam per hari.

Jika satu orang bekerja efektif selama 6 jam per hari (karena sisanya digunakan untuk rapat, istirahat, dll), maka dibutuhkan 200 ÷ 6 = sekitar 34 orang staf operasional untuk menangani seluruh order harian.

Ini belum termasuk supervisor, back office, atau tim pendukung. Dan belum termasuk margin tambahan untuk shift malam atau cuti. Maka hasil akhirnya bisa 40–45 orang. Dari contoh ini saja terlihat bahwa keputusan rekrutmen yang asal-asalan bisa menimbulkan overwork atau inefisiensi.

Pernah merasa tim Anda kelebihan orang tapi pekerjaan tetap terbengkalai? Atau sebaliknya, semua sudah kerja keras tapi target tak kunjung tercapai?

Itu bisa jadi karena organisasi Anda belum memiliki perhitungan kebutuhan pegawai yang tepat. Magnet Solusi Integra hadir untuk membantu Anda menganalisis beban kerja, merancang struktur organisasi, hingga menyusun proyeksi kebutuhan tenaga kerja secara objektif dan terukur.

Bayangkan jika semua posisi terisi dengan tepat, beban kerja seimbang, dan pertumbuhan organisasi Anda ditopang oleh SDM yang benar-benar sesuai kebutuhan. Tidak hanya efisiensi meningkat, tapi juga semangat kerja dan kualitas hasil makin optimal.

Yuk, konsultasikan kebutuhan organisasi Anda secara gratis bersama tim profesional Magnet Solusi Integra. Biarkan kami bantu Anda membangun struktur SDM yang lebih cerdas, efisien, dan siap menyambut masa depan.