Wawancara terstruktur dalam HR perusahaan adalah metode seleksi yang dilakukan dengan serangkaian pertanyaan yang telah disusun sebelumnya dan diajukan secara konsisten kepada semua kandidat.
Tujuan dari wawancara ini adalah untuk memastikan objektivitas dalam penilaian serta mempermudah perbandingan antara pelamar.
Pertanyaan dalam wawancara terstruktur biasanya dirancang berdasarkan kompetensi yang relevan dengan posisi yang dilamar, seperti keterampilan teknis, pengalaman kerja, serta kemampuan interpersonal.
Dengan menggunakan metode ini, HR dapat mengurangi bias subjektif dan meningkatkan akurasi dalam memilih kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Competency Based Interview Adalah? Arti, STAR, & Contoh!Â
Pengertian Wawancara Terstruktur
Wawancara terstruktur adalah metode wawancara dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan di mana pewawancara menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya secara sistematis dan diberikan kepada semua kandidat dengan cara yang sama.
Dalam wawancara ini, setiap kandidat mendapatkan pertanyaan yang identik, dengan urutan yang telah ditentukan, dan jawaban mereka dievaluasi berdasarkan skala penilaian yang telah disiapkan.
Metode ini dirancang untuk meningkatkan objektivitas dalam penilaian kandidat, memastikan bahwa semua peserta diperlakukan secara adil, dan mengurangi bias yang mungkin muncul dalam wawancara yang lebih bebas atau tidak terstruktur.
Wawancara terstruktur sering digunakan dalam perusahaan karena dapat meningkatkan akurasi prediksi kinerja karyawan, mengoptimalkan waktu dalam proses seleksi, dan mendukung kepatuhan terhadap standar ketenagakerjaan serta prinsip non-diskriminasi.
Dibandingkan dengan wawancara tidak terstruktur yang cenderung lebih fleksibel dan bergantung pada improvisasi pewawancara, wawancara terstruktur lebih fokus pada kejelasan, keseragaman, dan sistematisasi dalam pengumpulan informasi dari kandidat.
Oleh karena itu, metode ini sangat efektif dalam menilai kompetensi kandidat secara konsisten dan memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan perekrutan yang lebih berbasis data.
Wawancara terstruktur juga sering dikombinasikan dengan metode penilaian lain, seperti tes psikometri, uji keterampilan teknis, dan studi kasus, untuk mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh tentang kesesuaian kandidat dengan posisi yang ditawarkan.
Dengan pendekatan yang lebih terencana dan berbasis bukti, metode ini telah menjadi standar dalam banyak organisasi besar yang mengutamakan transparansi dan efisiensi dalam proses seleksi karyawan.
Tujuan dan Manfaat Wawancara Terstruktur
Tujuan utama dari wawancara terstruktur adalah meningkatkan validitas dan reliabilitas dalam proses seleksi karyawan.
Dengan menggunakan serangkaian pertanyaan standar, perusahaan dapat membandingkan kandidat secara lebih sistematis dan mengurangi bias subjektif yang sering muncul dalam wawancara bebas atau tidak terstruktur.
Manfaat utama dari wawancara terstruktur dalam HR perusahaan meliputi:
1. Konsistensi dalam Penilaian
Karena semua kandidat ditanyai pertanyaan yang sama dengan urutan yang sama, perusahaan dapat memastikan bahwa evaluasi dilakukan secara adil.
Jawaban mereka dapat dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan tanpa adanya variasi yang tidak relevan.
2. Mengurangi Bias Rekrutmen
Wawancara yang tidak terstruktur sering kali dipengaruhi oleh kesan pertama pewawancara terhadap kandidat, termasuk faktor subjektif seperti penampilan atau gaya komunikasi.
Dengan wawancara terstruktur, keputusan lebih didasarkan pada kompetensi dan pengalaman kandidat.
3. Meningkatkan Akurasi Prediksi Kinerja Karyawan
Pertanyaan yang dirancang dalam wawancara terstruktur biasanya dikaitkan langsung dengan kompetensi dan tanggung jawab yang diperlukan untuk posisi yang dilamar.
Hal ini membantu perusahaan memilih kandidat yang paling mungkin sukses dalam peran tersebut.
4. Efisiensi dalam Proses Rekrutmen
Dengan format yang jelas dan terstruktur, wawancara dapat dilakukan dengan lebih cepat tanpa harus menghabiskan waktu untuk berpikir spontan tentang pertanyaan yang akan diajukan.
Selain itu, hasil wawancara lebih mudah didokumentasikan dan dianalisis untuk pengambilan keputusan.
5. Memastikan Kepatuhan terhadap Regulasi
Dalam beberapa kasus, wawancara yang tidak terstruktur dapat mengarah pada diskriminasi yang tidak disengaja.
Dengan menerapkan wawancara terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan ketenagakerjaan dan prinsip kesetaraan dalam rekrutmen.
Baca Juga: Preliminary Interview: Arti, Contoh & Tipsnya!Â
Langkah-Langkah dalam Menerapkan Wawancara Terstruktur
Untuk menjalankan wawancara terstruktur dengan efektif, perusahaan harus mengikuti beberapa langkah penting dalam perancangannya:
1. Menentukan Kompetensi Kunci
Sebelum menyusun pertanyaan wawancara, perusahaan harus mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, dan perilaku yang diperlukan untuk posisi tersebut.
Kompetensi ini biasanya ditentukan berdasarkan analisis pekerjaan dan kebutuhan organisasi.
2. Menyusun Daftar Pertanyaan Standar
Pertanyaan dalam wawancara terstruktur harus dirancang untuk menggali kompetensi yang telah ditentukan sebelumnya.
Jenis pertanyaan yang umum digunakan meliputi:
Pertanyaan Situasional
Menanyakan bagaimana kandidat akan menangani situasi tertentu di tempat kerja.
Pertanyaan Perilaku
Mengacu pada pengalaman masa lalu kandidat dan bagaimana mereka menangani situasi tertentu.
Pertanyaan Teknis
Digunakan untuk mengevaluasi kemampuan teknis kandidat sesuai dengan peran yang dilamar.
3. Menetapkan Skala Penilaian
Agar evaluasi lebih objektif, pewawancara harus menggunakan skala penilaian yang jelas untuk mengevaluasi jawaban kandidat.
Misalnya, skala 1–5 di mana 1 menunjukkan jawaban yang tidak memadai dan 5 menunjukkan jawaban yang sangat baik.
4. Melatih Pewawancara
Pewawancara harus dilatih untuk memahami cara mengajukan pertanyaan, mengevaluasi jawaban kandidat, dan menghindari bias selama wawancara.
Pelatihan ini penting untuk memastikan bahwa wawancara dilakukan dengan konsisten di seluruh kandidat.
5. Melakukan Wawancara dengan Konsisten
Selama wawancara, pewawancara harus mengikuti panduan yang telah disusun dan mencatat jawaban kandidat secara akurat.
Konsistensi dalam pelaksanaan wawancara akan membantu dalam membandingkan kandidat secara adil.
6. Menganalisis Hasil dan Membuat Keputusan
Setelah semua wawancara selesai, hasilnya dianalisis dengan membandingkan skor kandidat berdasarkan skala penilaian yang telah ditentukan.
Kandidat dengan skor tertinggi biasanya akan dipilih untuk tahap selanjutnya atau ditawarkan posisi yang tersedia.
Contoh Pertanyaan Wawancara Terstruktur untuk Staff Admin
Berikut adalah contoh pertanyaan wawancara terstruktur yang dapat digunakan dalam seleksi staff admin:
Pertanyaan Situasional
1. “Jika Anda diminta untuk menangani beberapa tugas administratif sekaligus dengan tenggat waktu yang ketat, bagaimana cara Anda mengatur prioritas pekerjaan?“
2. “Jika Anda menerima instruksi yang kurang jelas dari atasan, apa yang akan Anda lakukan untuk memastikan bahwa pekerjaan Anda sesuai dengan harapan?“
Pertanyaan Perilaku
1. “Ceritakan pengalaman Anda dalam mengelola dokumen penting. Bagaimana cara Anda memastikan bahwa dokumen tersebut tersimpan dengan rapi dan mudah diakses?“
2. “Pernahkah Anda mengalami kesalahan dalam pekerjaan administrasi? Bagaimana cara Anda mengatasinya?“
Pertanyaan Teknis
1. “Bagaimana cara Anda menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets untuk mengelola data administratif?“
2. “Ceritakan bagaimana Anda menggunakan email dan kalender digital untuk mengelola jadwal pertemuan?“
Pertanyaan Soft Skill
1. “Bagaimana Anda menangani situasi di mana Anda harus berkomunikasi dengan banyak orang sekaligus, seperti manajer, klien, dan rekan kerja?“
2. “Apa yang Anda lakukan jika ada rekan kerja yang kesulitan dalam menyelesaikan tugas administrasi dan meminta bantuan Anda?“
Jawaban dari setiap pertanyaan akan dinilai menggunakan skala yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga hasil wawancara dapat dianalisis dengan lebih objektif.
Baca Juga: Ketahui Teknik Rekrutmen Berbasis Kompetensi & Contohnya!
Perbedaan Wawancara Terstruktur dan Tidak Terstruktur
Dalam proses rekrutmen, wawancara dapat dilakukan dengan berbagai metode, termasuk wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.
Kedua metode ini memiliki pendekatan yang berbeda dalam menilai kandidat, yang dapat mempengaruhi hasil seleksi. Berikut adalah perbedaan utama antara keduanya:
1. Format dan Struktur Pertanyaan
Wawancara terstruktur menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya dan diajukan dalam urutan yang sama kepada setiap kandidat.
Metode ini memastikan bahwa semua pelamar mendapatkan perlakuan yang sama dan memungkinkan perusahaan menilai mereka berdasarkan kriteria yang jelas.
Sebaliknya, wawancara tidak terstruktur bersifat lebih fleksibel, di mana pewawancara dapat menyesuaikan pertanyaan berdasarkan respons kandidat, sehingga lebih eksploratif tetapi kurang memiliki standar evaluasi yang baku.
2. Konsistensi dan Objektivitas
Dalam wawancara terstruktur, semua kandidat diuji dengan pertanyaan yang sama dan dinilai berdasarkan skala tertentu, sehingga meminimalkan bias dalam seleksi.
Sebaliknya, wawancara tidak terstruktur cenderung lebih subjektif karena penilaian bergantung pada intuisi pewawancara, yang bisa saja berbeda untuk setiap individu.
3. Efektivitas dalam Menilai Kandidat
Wawancara terstruktur lebih efektif dalam membandingkan kandidat secara adil, terutama untuk posisi yang membutuhkan keterampilan teknis atau administratif seperti staff admin.
Sebaliknya, wawancara tidak terstruktur lebih sering digunakan untuk menggali kepribadian dan pola pikir kandidat dalam bidang yang lebih fleksibel, seperti pemasaran dan desain.
4. Kemudahan dalam Penggunaan
Wawancara terstruktur membutuhkan lebih banyak persiapan karena perusahaan harus menyusun daftar pertanyaan dan kriteria penilaian sebelumnya.
Metode ini lebih cocok untuk rekrutmen dalam skala besar.
Sebaliknya, wawancara tidak terstruktur lebih spontan, memungkinkan pewawancara menggali informasi yang lebih mendalam tentang kandidat, tetapi sulit untuk diterapkan dalam seleksi massal.
5. Keakuratan dalam Prediksi Kinerja Kandidat
Wawancara terstruktur lebih valid dalam menentukan kandidat yang cocok untuk posisi tertentu karena menilai aspek-aspek yang relevan dengan pekerjaan secara sistematis.
Di sisi lain, wawancara tidak terstruktur lebih mengandalkan impresi pewawancara, yang dapat menyebabkan perbedaan hasil seleksi antar kandidat.
6. Kesesuaian dengan Posisi Pekerjaan
Wawancara terstruktur lebih direkomendasikan untuk posisi yang membutuhkan keterampilan administratif dan prosedural, seperti staff admin, karena metode ini memungkinkan evaluasi objektif terhadap ketelitian dan kemampuan organisasi kandidat.
Sebaliknya, wawancara tidak terstruktur lebih cocok untuk posisi yang menuntut kreativitas dan komunikasi yang lebih mendalam.
Jika Anda mencari informasi ini untuk keperluan wawancara di perusahaan Anda, pastikan semuanya tersiapkan dengan baik agar tidak mendapatkan talenta yang tidak diinginkan.
Wawancara terstruktur adalah metode efektif untuk menilai kandidat secara objektif, namun tanpa persiapan yang matang, proses rekrutmen bisa menjadi kurang optimal.
Konsultasikan secara gratis kebutuhan rekrutmen Anda dengan kami, Magnet Solusi Integra, sebagai Konsultan SDM yang berpengalaman dalam menyediakan jasa rekrutmen karyawan.
Kami siap membantu Anda memastikan bahwa setiap langkah dalam proses seleksi berjalan dengan efektif, sehingga Anda mendapatkan talenta terbaik yang sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan Anda.👇
