Pekerjaan sekretaris atau seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam mengelola administrasi dan mendukung kelancaran operasional suatu organisasi, perusahaan, atau instansi.

Tugasnya mencakup pengelolaan jadwal, penyusunan dokumen, pencatatan rapat, serta komunikasi internal dan eksternal.

Selain itu, seorang sekretaris juga harus memiliki keterampilan organisasi, ketelitian, serta kemampuan komunikasi yang baik untuk memastikan segala informasi tersampaikan dengan jelas dan efisien.

Dalam lingkungan bisnis, sekretaris sering menjadi penghubung antara manajemen dan pihak lain, sehingga profesionalisme dan kerahasiaan dalam menjalankan tugasnya sangat penting.

Baca Juga: Job Desc Administrasi Staff: Umum, Marketing, & Produksi!

Apa Itu Sekretaris?

Sekretaris adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam menjalankan berbagai tugas administratif, manajerial, serta mendukung operasional perusahaan dalam suatu organisasi.

Dalam dunia kerja, sekretaris sering kali menjadi orang kepercayaan pimpinan yang bertugas memastikan segala kegiatan berjalan lancar, mulai dari pengelolaan dokumen, penyusunan jadwal, komunikasi dengan berbagai pihak, hingga perencanaan acara atau pertemuan bisnis.

Dalam struktur organisasi, sekretaris dapat bekerja langsung di bawah pimpinan perusahaan, seperti direktur atau manajer.

Dalam beberapa kasus, sekretaris juga dapat berperan sebagai asisten pribadi yang menangani berbagai tugas khusus untuk mendukung efisiensi kerja atasan mereka.

Peran Sekretaris dalam Organisasi

Peran sekretaris sangat penting karena mereka berfungsi sebagai jembatan antara berbagai departemen dalam perusahaan dan pihak eksternal.

Selain itu, sekretaris sering kali bertanggung jawab atas penyampaian informasi dan memastikan komunikasi yang efektif antara pimpinan dan karyawan.

Beberapa perusahaan besar bahkan memiliki posisi sekretaris eksekutif yang memiliki peran lebih luas, termasuk keterlibatan dalam pengambilan keputusan strategis dan penyusunan laporan bisnis.

Baca Juga: Apa Itu Tes Psikologi? Ketahui Apa Saja Jenis & Tujuannya! 

Tugas atau Job Description Seorang Sekretaris

Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi dan tingkat jabatan yang dipegang.

Namun, secara umum, berikut adalah berbagai tugas utama yang biasa dilakukan oleh seorang sekretaris:

a. Tugas Administratif dan Dokumentasi

• Mengelola berbagai dokumen penting, termasuk surat-menyurat, kontrak, laporan, dan dokumen hukum.
• Menyusun dan membuat dokumen resmi seperti memo, email, proposal bisnis, dan laporan internal.
• Mengatur dan menyimpan arsip perusahaan secara rapi agar mudah diakses ketika dibutuhkan.
• Menyiapkan presentasi dan materi rapat bagi pimpinan atau tim.
• Mengelola korespondensi yang masuk dan keluar, baik dalam bentuk email, surat fisik, maupun komunikasi digital lainnya.

b. Manajemen Jadwal dan Perencanaan Kegiatan

• Mengatur jadwal harian, mingguan, dan bulanan pimpinan atau tim kerja.
• Membantu menyusun agenda kerja dan mengingatkan pimpinan terhadap jadwal-jadwal penting.
• Mengatur perjalanan bisnis pimpinan, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, dan jadwal pertemuan.
• Mengatur janji temu dengan klien, mitra bisnis, atau pihak eksternal lainnya.

c. Pengelolaan Rapat dan Acara Perusahaan

• Menyusun agenda rapat dan memastikan semua peserta hadir tepat waktu.
• Mencatat notulen rapat dan menyebarkannya kepada peserta untuk referensi dan tindak lanjut.
• Mengatur kebutuhan teknis untuk rapat, seperti menyiapkan ruang rapat,  menyiapkan kebutuhan rapat seperti proyektor, flip chart, mikrofon dan lainnya.
• Mengkoordinasikan acara perusahaan seperti seminar, workshop, gathering, dan perayaan internal.

d. Komunikasi Internal dan Eksternal

• Bertindak sebagai penghubung antara pimpinan dan karyawan dalam menyampaikan informasi penting.
• Menangani komunikasi dengan klien, vendor, atau mitra bisnis lainnya melalui email, telepon, atau pertemuan langsung.
• Menyampaikan instruksi dari pimpinan kepada tim dengan jelas dan akurat.

e. Pengelolaan Keuangan Sederhana dan Pengadaan Barang

• Mengelola anggaran kecil untuk keperluan operasional kantor.
• Membantu dalam pemrosesan faktur, pengajuan klaim, dan pembayaran tagihan.
• Mengkoordinasikan pembelian perlengkapan kantor serta memastikan ketersediaan alat-alat yang dibutuhkan.

f. Menjaga Kerahasiaan Informasi

• Menjaga keamanan informasi perusahaan yang bersifat rahasia, termasuk dokumen penting dan data pribadi pimpinan.
• Memastikan bahwa semua informasi yang bersifat sensitif tidak jatuh ke tangan yang salah.

Baca Juga: Pelatihan & Sertifikasi BNSP Sekretaris dan Administrasi Perkantoran

Skill & Keterampilan Yang Dibutuhkan Untuk Menjadi Sekretaris

Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional dan kompeten, terdapat beberapa keterampilan utama yang harus dikuasai.

Berikut adalah penjelasan mendetail mengenai masing-masing keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris:

1. Keterampilan Administratif

Keterampilan administratif merupakan aspek fundamental yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris.

Dalam pekerjaannya, seorang sekretaris harus mampu mengelola berbagai dokumen perusahaan, mulai dari surat-menyurat, laporan keuangan, kontrak bisnis, hingga data karyawan.

Kemampuan dalam mengarsipkan dokumen secara sistematis akan membantu memastikan bahwa informasi penting mudah diakses ketika dibutuhkan.

Selain itu, sekretaris juga harus terampil dalam mengetik dengan cepat dan akurat, menyusun laporan dengan format yang profesional, serta memahami penggunaan berbagai perangkat lunak administrasi seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) atau Google Suite.

2. Keterampilan Komunikasi

Seorang sekretaris sering berperan sebagai perantara antara pimpinan dan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal.

Oleh karena itu, kemampuan komunikasi yang baik sangatlah penting.

Seorang sekretaris harus mampu menyampaikan informasi dengan jelas, baik secara lisan maupun tertulis, untuk menghindari kesalahpahaman.

Selain itu, mereka juga harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik agar dapat berinteraksi dengan berbagai tipe orang, termasuk karyawan, klien, dan mitra bisnis.

Dalam komunikasi tertulis, sekretaris harus mampu menyusun email profesional, surat resmi, serta laporan dengan bahasa yang jelas dan sopan.

3. Keterampilan Manajemen Waktu

Sekretaris sering kali menangani berbagai tugas sekaligus, seperti mengatur jadwal pimpinan, menjadwalkan rapat, serta menangani pekerjaan administratif lainnya.

Oleh karena itu, kemampuan manajemen waktu sangat diperlukan agar dapat menyelesaikan semua tugas dengan efisien tanpa kehilangan fokus pada prioritas utama.

Seorang sekretaris yang baik harus mampu mengorganisir jadwal dengan efektif, memastikan bahwa tidak ada agenda penting yang terlewat, serta mengatur waktu dengan baik untuk menghindari bentrokan jadwal.

Kemampuan ini juga membantu sekretaris dalam menangani pekerjaan di bawah tekanan dan tenggat waktu yang ketat.

4. Keterampilan Teknologi

Di era digital saat ini, seorang sekretaris tidak hanya dituntut untuk memahami tugas administratif secara manual, tetapi juga harus menguasai berbagai teknologi yang mendukung efisiensi kerja.

Penggunaan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office dan Google Suite sudah menjadi keharusan.

Selain itu, seorang sekretaris juga perlu familiar dengan perangkat lunak manajemen proyek seperti Trello, Asana, atau Notion untuk mengatur tugas dan kolaborasi tim.

Dalam beberapa kasus, pemahaman dasar mengenai sistem manajemen database, software akuntansi, atau aplikasi komunikasi seperti Zoom dan Microsoft Teams juga menjadi nilai tambah.

5. Keterampilan Bahasa Asing (Opsional, tetapi Sangat Diutamakan)

Dalam perusahaan yang memiliki relasi internasional, kemampuan berbahasa asing, terutama bahasa Inggris, menjadi keunggulan tersendiri bagi seorang sekretaris.

Dengan kemampuan ini, sekretaris dapat membantu dalam komunikasi dengan klien asing, menyusun laporan dalam bahasa Inggris, serta menangani korespondensi internasional.

Selain bahasa Inggris, penguasaan bahasa lain seperti Mandarin, Jepang, atau bahasa asing lainnya juga dapat meningkatkan nilai seorang sekretaris, terutama jika perusahaan memiliki mitra bisnis dari negara tertentu.

6. Keterampilan Problem Solving dan Adaptasi

Dalam dunia kerja, seorang sekretaris akan sering dihadapkan dengan situasi yang membutuhkan penyelesaian masalah secara cepat dan tepat.

Misalnya, ketika ada perubahan jadwal mendadak, sekretaris harus bisa menemukan solusi alternatif tanpa mengganggu agenda penting lainnya.

Selain itu, kemampuan adaptasi juga sangat diperlukan, mengingat perkembangan teknologi dan dinamika bisnis yang terus berubah.

Sekretaris yang fleksibel dan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan akan lebih mudah menjalankan tugasnya secara efektif.\

Baca Juga: Sertifikasi BNSP Adalah? Harga, Apa Saja & Cara Dapat!

Syarat dan Kualifikasi untuk Pekerjaan Sekretaris

Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional, terdapat beberapa syarat dan kualifikasi umum yang harus dipenuhi. Syarat dan kualifikasi secara umum untuk menjadi seorang sekretaris meliputi:

a. Pendidikan

• Minimal lulusan SMA/SMK dengan jurusan Administrasi Perkantoran (untuk posisi junior).
• Lulusan D3 atau S1 dalam bidang Sekretaris, Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait lebih diutamakan.
• Sertifikasi dalam bidang sekretaris atau administrasi menjadi nilai tambah.

b. Pengalaman Kerja

Untuk posisi junior: pengalaman 0–2 tahun di bidang administrasi atau sekretariat.

Untuk posisi senior: pengalaman 3–5 tahun sebagai sekretaris atau asisten eksekutif.

c. Kemampuan Teknis

• Menguasai Microsoft Office dan perangkat lunak administrasi lainnya.
• Mampu mengetik dengan cepat dan akurat.
• Memahami dasar-dasar keuangan atau akuntansi sederhana.

d. Kepribadian dan Sikap Kerja

• Rapi, teliti, dan memiliki perhatian terhadap detail.
• Berpenampilan profesional dan memiliki etika kerja yang baik.
• Bisa bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Memiliki disiplin dan loyalitas tinggi terhadap perusahaan.

Jika Anda ingin melamar sebagai sekretaris tetapi masih bingung apa saja yang perlu disiapkan, semoga artikel ini dapat membantu Anda.

Sekretaris profesional membutuhkan keterampilan administrasi, komunikasi, serta penguasaan teknologi perkantoran yang baik.

Jika Anda ingin lebih mengasah skill atau meningkatkan kompetensi di bidang ini, mengikuti pelatihan dan sertifikasi sekretaris serta administrasi perkantoran dapat menjadi langkah yang tepat.

Dengan sertifikasi yang diakui, Anda dapat meningkatkan value diri sebagai kandidat di mata HR dan memiliki daya saing lebih tinggi dalam dunia kerja.

Jangan ragu untuk mengasah keterampilan Anda! Konsultasikan kebutuhan Anda secara gratis melalui tombol di bawah ini.👇